5 choses à savoir sur le plan de développement des compétences

Gestion des compétences - GPEC

Depuis 2019, le plan de développement des compétences remplace le plan de formation. Il est le cœur de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Place de la Formation a relevé les points essentiels à ne pas méconnaître.

Vous le savez : l’employeur a l’obligation de faire en sorte que chaque collaborateur puisse s’adapter à son poste de travail et se maintenir dans l’emploi. Pour répondre et démontrer qu’il est à jour de ses obligations de formation, il se doit de disposer d’un plan de développement des compétences, appelé plan de formation avant 2019. Ce plan constitue la pièce maîtresse de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Il détaille l’ensemble des engagements de formation, leurs déploiements et les objectifs professionnels à atteindre et obtenus.

1. Des formations à l'initiative de l’employeur

La réforme de la formation professionnelle instaure deux types de formations pour les salariés :
● les formations proposées par l’employeur,
●les formations qu’ils choisissent librement de suivre dans le cadre de leur compte personnel de formation (CPF).

Sauf accord d’entreprise ou de branche, le plan de développement des compétences ne porte que sur les formations proposées par l’employeur. Celles-ci se décomposent en trois axes :
● les actions de formation à proprement parler ;
● les bilans de compétences ;
● et les validations d’acquis d’expérience.

Le responsable de formation se pose en chef d’orchestre de la gestion des formations à déployer, mais aussi dans la définition de la stratégie dans laquelle elle s’inscrit. C’est cette dernière qui fixe les objectifs à atteindre. Le plan de développement des compétences vise à mettre en place l’organisation opérationnelle pour les atteindre. D’ailleurs, il ne s’agit pas seulement de définir les formations à suivre en fonction de chaque emploi. Il faut tout d’abord auditer les compétences déjà acquises et celles qui doivent l’être pour que les entreprises restent compétitives et déploient leur business plan.

Ensuite vient le temps de répertorier les collaborateurs concernés et obtenir leur engagement. À ce titre, la bonne démarche peut être de proposer une liste de programmes d’apprentissage dans laquelle le salarié fait son libre choix. Ainsi, placé comme acteur de son parcours formation, il n’en sera que plus volontaire et engagé durant le stage. Charge ensuite aux managers, au responsable de formation et à la DRH de valider la demande.

Enfin, il y a la question du financement. Depuis 2019, les entreprises de plus de 50 salariés ne sont plus financées par un OPCO. Elles doivent utiliser leurs propres ressources financières. Le plan de développement des compétences ne peut être efficace que s’il est calibré en fonction de l’enveloppe budgétaire allouée.

2. Tous les salariés concernés

Le plan de développement des compétences s’applique à tous les salariés, sans exception, qu’ils soient embauchés sous contrat à durée déterminée (CDD) ou contrat à durée indéterminée (CDI). À ce titre, un refus de formation peut être qualifié de faute professionnelle, rappelle le ministère du Travail. Une faute qui peut aboutir à un licenciement. Notez qu’il n’est pas imposé de formalisme particulier pour proposer, accepter ou refuser une formation.

Toutefois, il existe des cas où le collaborateur ne sera pas sanctionné en cas de refus. Parmi les situations d’exception, il y a la demande de :
● réaliser un bilan de compétences ;
● programmer la formation en dehors du temps de travail ;
● suivre une formation sur une durée très longue ou très éloignée du lieu d’habitation du salarié ou de travail.

Dans tous les cas, la formulation de la demande de formation doit suivre les usages de l’entreprise. Cependant, le digital vient alléger la communication et l’adaptation de la charge de la preuve. Par exemple, un formulaire de demande en ligne, avec les différentes phases de validation, fluidifie la gestion, permet d’acter le choix du salarié et assure une visibilité complète sur le parcours choisi. Ce partage des informations évite de reporter la procédure au moment des entretiens annuels.

Dès qu’un salarié suit une formation, il y a maintien de son emploi et il reste employé par l’entreprise. À ce titre, il continue de percevoir sa rémunération habituelle et les avantages associés lorsque la formation se déroule sur son temps de travail : tickets restaurants, mutuelle, avantages en nature... Le temps de formation compte également dans le décompte des congés payés. Par ailleurs, il s’ajoute les éventuels frais de déplacement et d’hébergement, voire ceux pour la garde des enfants, par exemple, pour les heures de formation en dehors du temps de travail.

3. Les actions de formation obligatoire et non obligatoire

Le plan de développement des compétences mis en place par les entreprises dans le cadre de sa GPEC peut prévoir des actions de formation obligatoire et non obligatoire. Le Code du travail et la loi définissent le caractère obligatoire par le fait que la formation conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction dans l’entreprise. Cela correspond aussi à l’obligation des employeurs de faire en sorte que leurs collaborateurs soient en capacité de s’adapter à l’évolution de leur poste et de leur emploi. Toutes ces formations sont incluses dans le bilan des actions de formation réalisées tous les six ans.

Il faut aussi ajouter les formations réglementaires. Elles s’imposent aux entreprises et aux salariés. Ainsi, des métiers ne peuvent pas être exercés sans suivre un nombre d’heures minimum de formation chaque année, et d’autres doivent suivre un examen d’évaluation de façon régulière. Si l’examen n’est pas validé, le collaborateur ne peut plus exercer l’activité liée à sa mission. Cette situation concerne notamment les formations initiales minimum obligatoires qui doivent être complétées par des formations continues obligatoires.

Toutes les autres formations sont considérées comme non obligatoires. Elles correspondent à une montée en compétence sans forcément être en lien direct avec le poste occupé. En revanche, elles peuvent permettre d’orienter l’évolution de carrière ou de mettre en œuvre une reconversion. C’est le cas des formations suivies par le salarié dans le cadre de son CPF.

4. La prise en compte des heures de formation sur le temps de travail ou pas

Selon le programme retenu, les heures de formation peuvent se dérouler sur le temps de travail et en dehors. Dans le premier cas, et si la formation est obligatoire, la prise en compte est automatique. Le responsable de formation doit toutefois s’assurer que le manager a pris en compte sur les plannings l’absence du salarié concerné.

S’il s’agit d’une formation non obligatoire, notamment financé par le CPF, le collaborateur doit demander l'autorisation de son employeur avant :
● 60 jours calendaires, y compris les jours fériés, du début d’une formation d'une durée inférieure à six mois ;
● 120 jours calendaires du début d’une formation d’une durée supérieure à 6 mois.

Le responsable de formation doit être vigilant sur les formations suivies en dehors du temps de travail. Si il s'agit de l’initiative personnelle du collaborateur, l’autorisation de l’employeur n’est pas requise. En revanche, s’il s’agit d'une formation obligatoire, comme évoqué plus haut, le salarié peut refuser.

Si le collaborateur accepte de se former en dehors de ses heures de travail, cela ne se fait pas sans limites. D’une part, il dispose d’un délai de 8 jours pour revenir sur son accord. D’autre part, sauf si un accord d’entreprise ou de branche a défini un cadre précis, par défaut le temps de formation obligatoire sur le temps personnel ne peut pas dépasser 30 heures par an et par salarié ou 2% du forfait annuel si cette modalité de rémunération s’applique. De plus, l’entreprise doit prendre en charge l’ensemble des frais engagés par le salarié pour sa présence en formation.

5. La nécessaire révision du plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences a vocation à évoluer pour s’adapter :
● aux nouveaux besoins de l’entreprise,
● aux actions qui ont pu être menées et celles qui ont pris du retard,
● aux demandes des salariés.

De façon réglementaire, le responsable de formation doit proposer un bilan au moins annuel à la direction générale, mais surtout le présenter devant le Comité social et économique (CSE). Cette consultation est l’occasion d’échanger avec les représentants des salariés et de valider avec eux les propositions d’ajustement des orientations prises.

Dans le bilan proposé, il ne suffit pas de regarder le nombre d’heures de formations suivies et le nombre de salariés concernés. Le responsable de formation doit pouvoir détailler des indicateurs qualitatifs et quantitatifs. Il s’agit par exemple de mesurer le retour sur investissement obtenu par l’ action des formations sur plusieurs années. Dans un autre registre, cela peut aussi concerner un retour d’expérience sur les modalités d’exécution, étape par étape, du parcours de formation. Disposer d’un outil digital adapté à ces besoins est déterminant. L’objectif ici est de rechercher la meilleure expérience collaborateur pour les salariés, mais aussi pour l’équipe formation de la DRH.

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Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Qu’est-ce que le plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences remplace le plan de formation depuis la mise en place de la dernière réforme de la formation professionnelle en janvier 2019. Il constitue un élément essentiel de la mise en œuvre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Quel est l’objectif du plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences détaille les objectifs à atteindre et la mise en œuvre des obligations de l’employeur vis-à-vis de chaque salarié. Il prend en compte les besoins de l’entreprise pour répondre aux évolutions de ses activités et les attentes des collaborateurs.

Comment élaborer un plan de développement des compétences ?

Le responsable de formation est le chef d’orchestre de l’élaboration et de l’exécution du plan de développement des compétences. Les objectifs et les moyens mis en place sont présentés et discutés avec le Comité social et économique (CSE) de l’entreprise. Un bilan doit être présenté chaque année, et tous les six ans pour vérifier le respect de l’obligation légale.