Début 2017, AG2R La Mondiale a transformé ses pratiques et mis en œuvre la nouvelle solution de gestion de la formation TMS – Training Management Solution.
Pouvez-vous nous donner quelques éléments sur la formation chez AG2R La Mondiale ?
Le développement des compétences de nos collaborateurs et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est une priorité stratégique chez AG2R La Mondiale. Nous accompagnons nos collaborateurs dans l’adaptation permanente de leurs compétences et dans la mise en œuvre de leurs parcours professionnels et leur sécurisation.
Notre plan triennal « demain 2020 », tout récemment lancé, porte de fortes ambitions de transformation. Les orientations générales de la formation durant ce plan d’entreprise se déclinent en 4 axes : l’axe « programme » qui vise à accompagner les transformations du groupe, l’axe « risque » lié à la maîtrise des risques et des réglementations, l’axe « métier » pour l’actualisation et le développement des compétences techniques, enfin l’axe « performance managériale » traitant de l’évolution du rôle de manager.
La direction formation compte 35 personnes et s’appuie sur des formateurs occasionnels au sein des métiers. Le Groupe consacre plus de 5% de sa masse salariale à la formation. 75% de nos collaborateurs se forment chaque année et tous ont accès à des contenus en libre-service via une plate-forme de formation à distance (CrossKnowledge). Nous avons mis en œuvre environ 220 000 heures de formation en 2017 dont la moitié en interne. Pour ses achats pédagogiques (stages inter et intra entreprise, licences, vidéos, contenus digitaux…) le Groupe consacre environ 5 M € de budget auprès de plus d’une centaine d’organismes de formation.
Au-delà des obligations imposées par la Loi nous devons répondre à nos autorités de contrôle qui nous poussent à assurer une parfaite traçabilité de nos actions de formation. Il est donc essentiel pour nous de disposer d’un SI formation robuste.
Quels étaient vos objectifs d’évolution de la gestion de la formation ?
L’objectif de départ était d’absorber un volume plus important de formations avec des moyens sous contraintes ; en d’autres termes : faire plus, à effectif et budget constant.
Nous souhaitions libérer du temps aux équipes formation afin de les repositionner vers plus de dialogue avec les directions métiers. L’idée étant de passer d’une logique de bilan annuel formation suivi du déroulement d’un plan de formation préétabli à des échanges plus fréquents et plus interactifs, en mode projet. Il s’agissait aussi d’accroître les compétences de l’équipe en ingénierie pédagogique.
Cela passait essentiellement par un objectif de gain de temps par la réduction des tâches administratives récurrentes de gestion de la formation : commandes auprès des prestataires, logistique (envoi des convocations et autres documents), récolte des documents post formation pour la clôture des dossiers, gestion des factures et des paiements, etc.
En bref, réduire le temps consacré à l’administratif pour donner plus de valeur ajoutée aux équipes afin de mieux accompagner les collaborateurs du groupe et de mieux servir la stratégie de l’entreprise en matière de formation.
Nous souhaitions également entrer progressivement dans une logique de « self care » en donnant un accès direct à nos collaborateurs à une offre de formation lisible et centralisée sur un même portail. Nous voulions en ce sens déléguer directement au collaborateur les aspects logistiques liés à sa formation pour plus d’autonomie de sa part et pour alléger encore la charge de gestion induite du côté de l’équipe formation.
Nous souhaitions enfin réduire drastiquement le nombre de fournisseurs qui représente un coût de gestion important au plan comptable, juridique et du règlement des prestations et recherchions ainsi une solution.
Pourquoi avoir choisi la solution TMS – Training Management Solution ?
Notre choix s’est porté sur une proposition de valeur comprenant un outil et des prestations.
Nous avons choisi le logiciel de gestion de la formation TMS pour sa capacité à automatiser notre processus d’achat et de mise en œuvre de la formation jusqu’à la clôture des sessions.
Nous avons dans le même temps choisi la prestation apportée autour de l’outil TMS par Place de la Formation qui intervient en qualité de « tiers comptable unique » afin de simplifier notre gestion des commandes et des factures.
Par ailleurs, l’accès via cette plateforme à un catalogue partagé de formations négociées, nous permet d’être en veille sur les contenus et d’acheter des modules de formation.
Le logiciel de gestion de la formation
Avec près d’une année de recul, quels sont les principaux résultats constatés ?
Le gain de temps sur la gestion administrative est de l'ordre de 80%. Et nous avons encore des fonctionnalités à mettre en place pour gagner encore du temps.
La mise en œuvre de TMS nous a également permis de supprimer dans nos process les redondances qui s’étaient construites au fil des années pour finalement les simplifier, les fluidifier grâce à la solution.
Nous avons ainsi atteint nos objectifs de rationalisation des processus et du panel de fournisseurs tout en faisant beaucoup plus simple et plus efficace et en bénéficiant d’un outil plus ergonomique que notre solution antérieure. Nous bénéficions d’automatismes à tous les niveaux qui nous font gagner beaucoup de temps et sécurisent notre activité tout en la rendant plus performante.
Enfin, nous sommes en train de vérifier que le gain de temps et les économies réalisées à l’achat de sessions de formation équilibrent les investissements projet et licences.
Quelles sont les prochaines étapes ?
Tout d’abord finaliser la mise en œuvre de l’ensemble des fonctionnalités de TMS et des interfaces avec les outils RH et comptable du Groupe.
À moyen terme, nous souhaitons simplifier le parcours des collaborateurs dans nos outils RH.
Nous avons plusieurs outils et solutions pédagogiques qui cohabitent et nous souhaiterions mettre en place une chaîne plus intégrée et plus fluide tout en continuant de bénéficier de la richesse fonctionnelle de chacun de nos outils.
Je ne crois pas à la solution globale émanant d’un éditeur unique mais plus à l’intégration, comme nous le faisons, avec une logique de point d’accès unique aux différentes solutions ; un partage et une intégration des reportings entre notre référentiel des collaborateurs (intégrant les salaires et les temps), notre référentiel des emplois et compétences en lien avec les formations dispensées et leur gestion opérationnelle avec la traçabilité attendue (évaluation, passeport formation…) ainsi qu’avec notre plate forme de formation à distance.
En synthèse et pour vous, TMS – Training Management Solution, c’est quoi ?
TMS est un outil de simplification de la gestion administrative de la formation qui apporte trois principaux bénéfices.
En premier lieu, un « portail » permettant de centraliser l’offre de formations et faciliter l’accès des collaborateurs à celle-ci. Nous pouvons proposer facilement des contenus de formation aux collaborateurs tout en les rendant progressivement acteurs impliqués de leur formation ; notamment en encourageant l’auto inscription, les constitutions de groupes…
En second lieu, TMS permet l’automatisation de la gestion administrative de la formation pour gagner du temps en interne ; c’est, selon nous, une alternative moins couteuse et plus responsable que l’outsourcing traditionnel. Un bénéfice majeur est cette logique de « tiers comptable unique » qui réduit le nombre de factures et paiements à gérer.
Enfin, TMS en « connectant » la direction formation, les collaborateurs et les organismes de formation autour d’une même plateforme va permettre de fluidifier les relations. Par exemple, lorsque les organismes de formation renseignent directement dans TMS les informations pré et post formation, les collaborateurs sont informés ainsi que la direction formation sans qu’elle ait à réaliser des transfert d’information sans valeur ajoutée.
Interview de Pierre BAL, Directeur adjoint de la formation du Groupe AG2R LA MONDIALE - février 2018
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