Ces indicateurs essentiels pour piloter votre GPEC

Évaluation de la formation — Performance de la formation

Le digital met à disposition du responsable de formation une énorme quantité d’informations. Grâce à un tableau de bord, une vue globale sur le déroulement de la politique de formation des ressources humaines est disponible en temps réel. Encore faut-il ne pas se noyer dans une masse d’indicateurs. Décryptage.

L’importance de limiter le nombre d’indicateurs de performance de la GPEC

La transformation digitale des services de la formation permet au responsable de formation d'accéder en un seul endroit à toutes les données qui concernent le déroulé de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences. Pour chaque type de données collectées, il est possible de créer un indicateur pour suivre l’évolution et mesurer sa qualité. L’ensemble des indicateurs peut être réuni dans un tableau de bord. Mais cette démarche d’évaluation est-elle vraiment efficace ?

Place de la Formation observe une tendance contre-productive : des demandes d’indicateurs, des requêtes et des reportings PDF multiples et disproportionnées. La conséquence de ce processus interne ? Le responsable de formation se trouve noyé dans une nouvelle masse d’informations. Alors que la création de ces indicateurs vise à lui donner un regard à 360 degrés sur l’organisation, il ne va pas pouvoir prendre le recul nécessaire sur ce qui se passe et consommer trop de temps d’analyse pour décider.

Si le digital est capable de développer mille et un indicateurs, il convient de restreindre le tableau de bord à des indicateurs d'évaluation essentiels. Il paraît raisonnable de ne pas dépasser plus de 10 indicateurs essentiels résumés en quelques graphiques. Ceux-ci peuvent être répartis selon trois enjeux :

● le suivi des obligations de formation pour le maintien dans l’emploi des collaborateurs ;
● l’avancée ou le retard sur les objectifs de la GPEC ;
● les situations critiques dépendantes de la formation.

Ainsi d’un regard, le responsable de formation dispose d’une vue globale sur ce qui se passe pour l’ensemble des étapes, et les potentiels problèmes de gestion. Cette simplification est déterminante pour ne pas s’éparpiller et être capable de piloter la mise en œuvre de la GPEC encadrées par les ressources humaines, et les actions du plan de développement des compétences associées.

Savoir comment se déploient les actions de formation

Tout au long de l’année, le responsable de formation doit avoir sous contrôle les clés du pilotage de la politique et de la stratégie de formation de l’entreprise. Parmi les indicateurs essentiels, il y a le nombre de salariés en poste ayant suivi ou programmé une formation et ceux inscrits à aucun programme de cours. Juste à côté de ces effectifs, il est pertinent de connaître le montant déjà dépensé, les montants engagés et le budget restant d’ici la fin de l’année. Ainsi, jour après jour, le responsable de formation connaît précisément sa marge de manœuvre pour décider de ralentir ou d'accélérer la programmation de stage.

Cette vue prioritaire obtenue, d’autres indicateurs d’évaluation peuvent être regardés. D’un côté, il y a ceux qui vont veiller sur le nombre de formations obligatoires réalisées et restant à programmer. Ils peuvent être complétés par le nombre de formations liées aux métiers ayant des risques d’accident au travail, et plus largement un risque opérationnel de toute nature dans les effectifs de l’entreprise. D’un autre côté, le responsable de formation peut s’intéresser à la qualité du déploiement de la GPEC. Il peut s’agir du taux de satisfaction ou le taux réel d’acquisition des compétences ciblées par une formation.

Les indicateurs utiles, mais pas nécessaire dans un tableau de bord

Le tableau de bord du responsable de formation vise à aller à l’essentiel, au plus important et au plus impactant pour le développement de l’entreprise. Une fois qu’il connaît la situation générale de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, il est tout à fait pertinent de mener des investigations pour préciser certains enjeux, selon le contexte qui se dégage. Par exemple, il est utile de savoir, année après année, comment évolue le coût de chaque organisme de formation et de le confronter au taux de satisfaction et d’efficacité en matière d'acquisition des compétences recherchées pour chaque poste de travail. Autre exemple, il peut être instructif de savoir combien de formations en présentiel ont pu se dérouler en classe virtuelle. Et dans le même cheminement, vérifier que les formats des formations répondent bien aux objectifs du cahier des charges en termes d’emploi et de compétences.

Dans le cadre du bilan social de l’entreprise, le responsable de formation doit réaliser un rapport interne documenté qui réponde à des questions précises comme savoir quelle tranche d’âge ou d’ancienneté dans l’entreprise a le plus ou le moins suivi de formation, ainsi que les changements dans les actions et la démarche stratégiques, sans oublier la démarche de mobilité interne. Là encore, le digital permet de renseigner toutes les questions posées par le Comité social et économique (CSE) et tous les thèmes imposés par la loi. Pour autant, ils n’ont pas d’utilité à être présents dans le tableau de bord. Le responsable de formation doit s’y intéresser régulièrement, mais pas nécessairement tous les jours contrairement aux indicateurs essentiels évoqués plus haut.

Pour piloter efficacement la GPEC, le responsable de la formation ne doit pas chercher à réunir de manière exhaustive tous les indicateurs utilisés tout au long de l’année au même endroit. Son tableau de bord sur la plateforme, qui centralise toutes les données liées à la formation, doit être une page d'accueil épurée, avec les seuls indicateurs principaux. Dit autrement, ces indicateurs permettent d’expliquer dans quelle situation de risque majeur se trouve l’entreprise.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Quels sont les indicateurs essentiels de la GPEC ?

Pour suivre la mise en œuvre de la GPEC, le responsable de formation a besoin de savoir le nombre de collaborateurs qui n’ont pas encore suivi ou programmé une formation, mais aussi quelle part du budget formation a déjà été utilisée. Ce sont des informations importantes pour assurer à l’entreprise qu’elle respecte ses obligations légales de formation.


Où regrouper les indicateurs essentiels pour la performance des formations ?

Les indicateurs essentiels pour suivre la mise en œuvre de la GPEC peuvent être réunis dans un tableau de bord proposé par une plateforme digitale qui centralise toutes les données de l’activité de formation. Pour être efficace, cette page doit être simple et ne réunir qu’une dizaine d’indicateurs au maximum.


Pourquoi limiter le nombre d’indicateurs sur un tableau de bord ?

Les indicateurs essentiels permettent au responsable de formation de savoir comment se déroule la politique de formation. S’il regroupe trop d’indicateurs sur une même page, il va faire face à une multitude d’informations impossibles à analyser d’un regard. Mais cela ne veut pas dire de ne pas regarder les autres indicateurs pour préciser la situation, mais seulement quand cela est nécessaire.