Comment mettre de l'agilité dans votre GPEC ?

Gestion des compétences - GPEC

Une entreprise peut trouver avantage à définir une gestion prévisionnelle des emplois et compétences. Toutefois, la crise sanitaire et l’accélération des changements dans les organisations appellent à une démarche de plus en plus agile où la formation occupe une place prépondérante.

Programmer l'adaptation des ressources humaines

Depuis janvier 2005 et la loi de programmation pour la cohésion sociale, la gestion prévisionnelle des emplois et compétences s’impose aux entreprises employant au moins 300 salariés. Le texte précise même la nécessité de procéder à une négociation d’un accord GPEC, tous les trois ans, avec les représentants du personnel. Ce rendez-vous place la démarche dans un processus de long terme sur les effectifs. Pourtant, les objectifs de la GPEC visent à adapter les besoins en personnel et en outils à ceux de l’entreprise, mais aussi d’une branche professionnelle ou d’un territoire. Ces trois dimensions se nourrissent les unes par rapport aux autres.

En effet, l’objectif de la GPEC consiste aussi à permettre à l’entreprise d’adapter les postes et missions proposés par un renfort de personnel et des compétences adéquates. L’anticipation compte beaucoup afin d’aligner le nombre de collaborateurs avec le niveau des carnets de commandes et de permettre à l’entreprise de rester compétitive. Il s’agit autant de vaincre une pénurie de main-d'œuvre que d’échapper à un sureffectif. En cela, nous pouvons parler de démarche centrée sur l’organisation du travail en lien avec la qualité du recrutement, puis de l’évaluation et le management des compétences en interne.

La formation au cœur de la GPEC

Les responsables de formations savent que la GPEC précise le cadre du déroulement du plan de formation. En effet, elle définit les enjeux à relever, selon les situations, et notamment l’accompagnement pour :

● un renfort des qualifications
● une mobilité professionnelle
● une évolution de carrière
● une adaptation de poste.

Dès lors, elle se place comme une référence pour guider la fonction RH dans la préparation et la conduite du changement, et minimiser au plus les écarts. Elle s’enrichit des entretiens individuels annuels qui permettent d’adapter et suivre le déploiement au niveau de chaque collaborateur. De la sorte, quand la GPEC est utilisée à bon escient, elle apporte une vision à 4 ou 5 ans sur les compétences à conserver, à renforcer et à importer. Ce qui apporte la bonne distance pour mesurer la pertinence des actions avec les axes stratégiques de l’entreprise.

Pour que la gestion prévisionnelle des emplois et compétences soit optimale, il convient d’échapper au piège du statu quo et de l’inertie afin d’accompagner les évolutions nécessaires. En effet, quand la loi fixe une négociation a minima tous les trois ans, cela laisse imaginer un traitement drapé de lenteurs et convolutions. En fait, la GPEC doit être traitée de deux manières, et simultanément. La première fixe le cadre des modalités, des objectifs et des enjeux globaux. Ce sont des points qui n’ont pas vocation à évoluer tous les jours, mais effectivement sur un horizon long.

La GDEC pour insuffler de la réactivité

La seconde manière vise à appliquer et adapter au quotidien la première. On l’a vu lors de la crise sanitaire : savoir où l’on va et tout aussi important que de connaître comment on y va. Or dans l’urgence et face aux imprévus, il importe de ne pas rester figé sur le comment. Il doit pouvoir évoluer au gré des circonstances en faisant en sorte que l’organisation des métiers s’approche toujours un peu plus des objectifs fixés.

Dit autrement, la condition d’une GPEC agile ne vient pas d’une remise en cause régulière des objectifs et enjeux globaux, ni du cadre des modalités. Elle repose sur la capacité de la fonction RH à adapter les actions pour les ajuster aux circonstances. Un sigle résume ce principe : GDEC pour gestion dynamique des emplois et compétences. Elle ne vient pas remplacer la GPEC mais la soulager lorsque le pilotage des ressources humaines se retrouve sous tension pour toutes les raisons évoquées plus haut. Il s’agit de rien d’autres que de dispositifs organisationnels et de développement conformes à la GPEC, qui gèrent de façon souple et proactive en temps réel les besoins de personnel.

La réussite de sa mise en œuvre demande un projet fouillé pour définir et piloter les compétences indispensables dans le présent comme dans le futur. En effet, le responsable formation peut alors s’appuyer sur ces éléments pour prioriser la programmation des formations et les collaborateurs qui doivent la suivre parce qu’ils ne disposent pas de ces compétences ou qu’une actualisation est nécessaire. Le plan formation prend alors un tout autre relief. Il ne subit plus et n’intervient plus en retard. Il se positionne à l’avant-garde de la transformation de l’entreprise. Il l’amène dans une démarche et une culture d’organisation apprenante, prête à jouer les caméléons face aux aléas tout en tenant le cap vers le bon horizon.

Vous souhaitez en savoir plus sur la GPEC, retrouvez notre article : comment intervient le cse dans la mise en œuvre de votre GPEC.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Quel est l’objectif principal de la GPEC ?

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences permet de préparer et d’anticiper les besoins présents et futurs de l’entreprise en termes de recrutements et de compétences. Elle vise à éviter les pénuries de main-d'œuvre comme les situations de sureffectifs. Elle permet à la stratégie de l’entreprise d’être déployée avec les ressources humaines adéquates.

Quelles sont les étapes de la GPEC ?

La GPEC nécessite de disposer d’un audit sur les postes et compétences actuellement proposés. Puis, la fonction RH définit en lien avec la stratégie de l’entreprise les postes et compétences indispensables pour le maintien d’activité. Elle élabore aussi les emplois et compétences à importer dans l’entreprise pour rester compétitive. Enfin, elle organise un plan d’actions débattu et validé par les représentants du personnel.

Pourquoi passer de la GPEC à la GDEC ?

Légalement, la GPEC doit négocier avec le comité économique et social de l’entreprise au moins tous les trois ans. Ce qui peut être un terme trop long quand une crise comme celle de la covid survient. Pour gagner en agilité, aux côtés de la GPEC qu’il faut conserver, il convient d’appliquer une gestion dynamique des emplois et compétences (GDEC). Elle traduit par des actions de court terme et adaptées aux circonstances le cadre fixé par la GPEC.