Comment mieux suivre et organiser les congés formation ?

Gestion de la formation — Gestion administrative

Le traitement des absences occupe une place importante dans la gestion administrative de la formation. Place de la Formation vous propose de tester votre organisation et vos connaissances en matière de congés formation.

Dès lors qu'un stage de formation est programmé, le salarié concerné va devoir s'absenter. La durée et le rythme des absences dépendent du type de programme suivi. Les conséquences ne sont pas les mêmes si la durée est d’une ou deux heures, d’une demi-journée, d’une journée, d’un mois, de quelques jours chaque mois, ou sur plusieurs années.

Dans tous les cas, le manager, le responsable de formation et la DRH ont besoin de donner leur accord après avoir analysé les conséquences sur l’organisation de l’entreprise et la nécessité, ou pas, de pourvoir temporairement le poste vacant. Ce qui implique un minimum de temps pour répondre afin de communiquer avec toutes les parties prenantes et récolter toutes les informations utiles.

La procédure pour accorder une période de congé formation

Quel que soit le cas de figure, les entreprises disposent d’un délai de 30 jours pour donner ou refuser son accord. Cependant, pour une entreprise de plus de 100 salariés, les règles diffèrent par rapport à celles qui en emploient moins. De même, le formalisme change selon que la formation dure moins, ou plus, de six mois.


Les bonnes règles pour valider une période de congé formation

● recevoir la demande au moins 120 jours avant le début de la formation si elle dure plus de six mois ;
● accorder le congé formation pour la totalité de la durée de l’examen à passer ;
● valider un congé pour la préparation du permis de conduire.

Les erreurs possibles lors d’une demande de congé formation

● accepter la demande avec un report de 9 mois sans motivation des préjudices pour l’entreprise ;
● autoriser deux demandes en simultané dans une entreprise de plus de 100 salariés ;
● recevoir une demande moins de 60 jours avant une formation de moins de six mois ou impliquant des périodes d’interruption de travail de moins de six mois.

Ce qu’implique un congé formation pour l’entreprise

Le manager et la fonction RH doivent prendre position lorsqu’un collaborateur applique ses droits à formation, car cette autorisation a de multiples répercussions. La première porte sur les plannings, les transitions de personnel et le plan de continuité de l’activité pendant l’absence du salarié. La seconde concerne la fiche de paie et avec elle, la rémunération, les congés, les avantages accordés par l’entreprise, la couverture sociale… Tous ces éléments associés au contrat de travail sont maintenus.


Les bonnes pratiques sur le statut du salarié

● maintenir le salaire à hauteur du montant moyen des douze derniers mois pour les heures de formation suivies sur le temps de travail ;
● réduire de 10% les salaires supérieurs à 2 SMIC pour 1 200 heures de formation suivies pendant le temps de travail de manière fragmentée ou à temps partiel sur la première année ;
● envisager la prise en charge d’une indemnité pour frais de transports, d’hébergement et de repas.


Les erreurs possibles sur le statut du salarié

● réduire la rémunération à 60% de la rémunération des douze derniers mois pour les salariés percevant un salaire inférieur à 2 SMIC ;
● assurer une rémunération inférieure à 3 178,94 euros pour les salariés ayant un traitement supérieur à 2 SMIC quelle que soit la durée du congé formation de longue durée ;
● refuser de verser toute rémunération pour les heures de formation suivies pendant le temps de travail.

Que retenir du projet de formation professionnelle (PFP) ?

Le PFP remplace le congé individuel de formation (CIF). Il est aussi appelé CPF de transition. C’est un dispositif qui permet à un collaborateur d’engager un parcours de formation de longue durée sur une partie ou la totalité de son temps de travail.

Les bons réflexes pour valider un PFP

● suivre une formation certifiante ;
● connaître l’intitulé et l’organisme qui la dispense ;
● accepter la demande pour une personne justifiant une activité salariée d’au moins deux ans d’ancienneté.

Les erreurs possibles pour valider un PFP

● choisir un programme pédagogique nécessairement en lien avec l’emploi occupé par le collaborateur ;
● refuser une action de formation à un collaborateur présent dans l’entreprise depuis plus d’un an, avec un contrat de travail de type CDI ou CDD ;
● accepter la formation à un jeune collaborateur ayant déjà suivi un PFP il y a moins de six mois.

La gestion du congé formation face à la transformation numérique

Ce descriptif des incidences d’un congé formation donne au responsable de la formation une position centrale dans le pilotage de toutes les décisions. Cette mission ne peut être menée correctement que s’il dispose d’un tableau de bord disposant en temps réel de toutes les données nécessaires pour avoir une vision complète des enjeux. C’est d’autant plus déterminant, que la loi donne le droit à l’entreprise de refuser, ou de décaler, une sollicitation si, justement, cette dernière démontre les préjudices qu’elle va subir si elle accepte le congé formation dans les termes initiaux présentés par le salarié.

L’usage d'une plateforme digitale permet de répondre à cet enjeu : savoir qui fait quoi, où et quand. Ainsi, l’entreprise évite d’avoir trop de personnel en formation sur des journées données, et des besoins clients sans réponse. Le sujet est devenu d’autant plus sensible avec le développement de l’apprentissage en ligne, plus court et à la carte en situation de travail. La lisibilité des indisponibilités est totalement rebattue. Et par ailleurs, ces données centralisées en un point peuvent être partagées avec tous les acteurs de l’entreprise : les collaborateurs, les managers, le service de la paie, la direction des opérations, la direction générale… La communication entre tous les services s’en trouve singulièrement améliorée.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Comment demander un congé de formation professionnelle ?

Le salarié choisit librement de se former. En revanche, dès qu’il a besoin de suivre la formation retenue sur son temps de travail, il doit obtenir l’accord de l’employeur. Selon la durée de la formation, des délais doivent être respectés par le salarié. Dès la demande reçue, l’entreprise dispose de 30 jours pour communiquer sa décision.

Qui paye le salaire pendant le CIF, le PFP ou le congé formation ?

Quelle que soit la nature du congé formation, dès lors qu’il est utilisé sur le temps de travail, l’entreprise continue de rémunérer le collaborateur. Toutefois, selon le niveau de rémunération de celui-ci, la prise en charge peut être partielle ou totale. De même, il est pris en compte la durée de la formation.

Comment gérer les demandes de congé formation ?

La multiplication des formations courtes et en ligne rebat les cartes de la gestion des plannings. Comme il est plus facile et rapide de se former, le nombre de demandes peut singulièrement augmenter. Pour faire face, le responsable de formation a tout intérêt à disposer d’un outil digital qui l’accompagne dans sa gestion administrative. Ainsi, il sait qui est où et quand. Il a une vue à 360 degrés sur l’ensemble des demandes de formation et peut éviter les journées où la majorité des travailleurs sont absents de leur poste de travail.