Gestion de la formation — Gestion administrative
Depuis mars 2020, les responsables de formation font face à d’importants revirements de situation dans la planification des programmes de formation. Grâce au digital, l’activité de gestion de la formation dispose d’outils agiles et réactifs pour y faire face.
La crise liée à la pandémie de Covid-19 a mis à rude épreuve l’organisation et la gestion de la formation professionnelle dans toutes les entreprises. Du jour au lendemain, les sessions en présentiel ne peuvent plus l’être dans le centre choisi mais à distance. Des participants doivent renoncer au dernier moment, car ils ont une période d'isolement à respecter. Des formateurs ne peuvent plus assurer le stage, car la classe de leur enfant est fermée pour une durée de quelques jours. Ces aléas ont été le lot quotidien des responsables de formation et de l’équipe de management.
Ainsi en raison de ce contexte de crises multiples, l’activité de gestion de la formation a pu atteindre un degré de complication extrême en raison de l’utilisation trop fréquente de procédures papier tout au long de l’année. Ce qui a pu entraîner des annulations de formation, des défauts de communication, des retards de facturation, des oublis de validation de demande d’apprentissage… Sur la durée, c’est autant de frustration, d’incompréhension et de risques qui viennent s’ajouter inutilement au management de la gestion de crise.
Cette organisation artisanale montre la nécessité de simplifier l’activité quotidienne marquée par des tâches administratives, en automatisant toutes celles qui sont chronophages et à faible valeur ajoutée.
En effet, quel que soit l'événement venant perturber le bon déroulement du plan de développement des compétences et les plannings des sessions de stage, l’entreprise doit respecter ses obligations légales en matière de formation pour le maintien dans l’emploi et éviter les situations de chômage. En optant pour une gestion digitalisée de la formation, l’entreprise se dote d’un moyen de management efficace, y compris à distance, pour organiser et prouver ces actions en la matière. Mieux ! Cela lui permet d’anticiper et de prévoir les formations obligatoires à suivre régulièrement chaque année pour qu’un salarié puisse rester à son poste, voire développer des actions de communication et de marketing dédiées.
Pour obtenir ce regard à 360 degrés sur le déploiement des formations, le responsable de formation doit disposer d’une plateforme qui centralise et synthétise le maximum d’informations au même endroit :
● recueillir les besoins de formation,
● sélectionner et proposer les offres de formations pertinentes et adaptées au niveau des salariés,
● organiser les inscriptions et le suivi de la formation,
● évaluer les formations suivies,
● suivre le plan de formation et le budget alloué.
L’ensemble de ces informations est d’autant plus utile qu’il peut être disponible en temps réel pour l’ensemble du management. Face au moindre changement dans l’activité, le responsable de formation professionnelle se trouve dans la capacité de trouver une solution alternative en quelques clics. Le temps dégagé lui permet de réfléchir à de nouvelles problématiques organisationnelles comme :
● pouvoir basculer d’un stage en présentiel à une série de séances en distanciel, quand cela est possible,
● déployer un message de prévention à l'ensemble des collaborateurs à tout moment, grâce à l'e-learning,
● permettre la validation d’une formation durant l’entretien individuel.
Le digital permet de ne pas limiter l’accès à la plateforme à un seul canal : l’ordinateur, une application sur smartphone, une borne… Cette souplesse se retrouve aussi dans l’emploi des formats des formations : présentiel, classe virtuelle, tutoriel en ligne… Ainsi, le responsable de formation se trouve en capacité de s'adapter au canal choisi par un salarié pour réaliser les démarches en vue de faire une action de formation en équipe ou pour suivre le programme d’apprentissage et de connaissances qui l’intéresse au moment où il en a besoin, quel que soit le contexte des crises à gérer.
La finalité de l’emploi de la digitalisation au niveau de la gestion de la formation professionnelle répond à de multiples objectifs : le gain de temps, la réactivité devant un aléa, un meilleur suivi des actions en cours et restant à réaliser… Elle permet surtout que toute crise comme celle de la COVID-19 impacte le moins possible l’accès à la formation et le développement d’une compétence. En effet, le temps consacré par le responsable de la formation à l’accompagnement des collaborateurs pour faire les bons choix de formation s’en trouve renforcé et le rôle des entreprises crédibilisé. Ce travail d’accompagnement des salariés devient le centre du management du service formation. Ce dernier peut être présent à chaque étape et faciliter le passage à la suivante en apportant les bonnes solutions et pratiques, quelle que soit la situation.
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Pourquoi digitaliser la gestion de la formation ?
L’actuelle gestion artisanale de la formation a rendu difficiles le traitement et le suivi des formations durant la pandémie de COVID-19. Les frustrations et incompréhensions se sont multipliées, tout comme la charge administrative pour gérer les annulations et reports.
Quels sont les bénéfices d’une administration de la formation digitalisée ?
La digitalisation permet au responsable de formation d’être agile et réactif face à toute situation critique ou de crise, comme les différentes périodes de restrictions à cause des variants du COVID-19. La centralisation des données sur une plateforme permet de développer un accès multicanal aux collaborateurs.
Quel est le retour sur investissement d’un service formation digitalisé ?
La transformation numérique des services de formation permet d’optimiser les coûts de structure. L’automatisation des tâches administratives chronophages libère du temps au responsable de formation pour suivre et accompagner les salariés. L'entreprise peut monitorer sa GPEC en temps réel selon les aléas et réussites.
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