Le logiciel TMS, c'est 3 solutions en une !
Le monde de la formation est en pleine transformation !
Réformes successives, obligation de former renforcée et risque chiffré pour l'entreprise, plan de développement ds compétences libéralisé, individualisation de la formation avec le CPF, nouvelles modalités pédagogiques dont l'Afest, entretiens professionnels obligatoires...
Face à ces transformations, le Responsable Formation a trois missions principales :
- s'équiper d'outils performants pour gagner du temps sur la gestion chronophage de la formation ;
- mieux accompagner les salariés dans le développement de leur compétences pour développer leur employabilité (interne comme externe) ;
- sécuriser l'activité formation de l'entreprise.
Quelle solution choisir pour votre gestion de la formation ?
Globalement et historiquement trois solutions sont possibles pour gagner du temps, pour mieux accompagner les collaborateurs et pour sécuriser l'activité formation :
1. S'équiper d'un logiciel de gestion de la formation ;
2. Confier la gestion administrative de la formation à une société spécialisée (outsourcing / externalisation) ;
3. Faire appel à son Opco (ex Opca) pour simplifier la gestion des factures et la relation avec les organismes de formation.
Quelle logiciel de gestion de la formation choisir ?
Les tableaux Excel pour la gestion de la formation disparaissent au profit de logiciels dédiés à la gestion de la formation.
Il existe deux types de logiciels de gestion de la formation :
- le logiciel de gestion de la formation intégré dans un SIRH qui présente l'intérêt d'être nativement intégré au SIRH mais qui dispose généralement de fonctionnalités peu étendues et assez "basiques" au regard d'un logiciel de gestion de la formation spécialisé.
- le logiciel de gestion de la formation spécialisé qui va permettre d'aborder tout le spectre de gestion de la formation avec une grande finesse fonctionnelle... On pourra cependant reprocher à certains acteurs d'être parfois trop complets (ces logiciels sont nés à la grande époque de la complexité de gestion de la formation "à la française" dans les années 2000) et de fait complexes à utiliser car peu ergonomiques pour l'utilisateur.
Logiciel de gestion de la formation
Le logiciel de gestion de la formation va permettre d’automatiser et de sécuriser un certain nombre de processus : recueillir les besoins de formation, créer des sessions de formation, y inscrire des participants, diffuser les documents pédagogiques et les informations administratives, créer des reportings, assurer la traçabilité de l'activité formation, etc.
Sauf que la gestion administrative de la formation n'est que partiellement couverte par les logiciels standards, même spécialisés.
Une différence avec le logiciel TMS - Training Management Solution qui va, lui, proposer beaucoup plus de bénéfices qu'un logiciel spécialisé standard en proposant également la gestion de la formation automatisée et pas uniquement sur les fonctionnalités d'automatisation décrites plus haut.
Le logiciel de gestion de la formation TMS va également se connecter avec vos organismes de formation pour récupérer leurs programmes de formation et dates de sessions et leur passer des commandes en ligne ; les convocations seront envoyées et les réservations d'agendas seront faites automatiquement.
A l'issue de la formation, le logiciel TMS va récupérer pour vous, sans action de relance de votre part, tous les documents post formation nécessaires : feuilles d'émargement, attestations de présence, évaluation de la formation, factures, etc.
Ainsi, les indicateurs et reportings sont mis à jour en temps réel, sans aucune ressaisie de votre part dans le logiciel TMS.
Parmi les options de simplification de la gestion administrative de la formation, nous avons vu que le recours à des sociétés d'externalisation de la gestion de la formation pouvait être une solution permettant de passer moins de temps sur la gestion et plus de temps aux côtés du collaborateur pour mieux l'accompagner dans son parcours de formation.
Mais savez-vous qu'il existe aujourd'hui la possibilité d'automatiser cette gestion de la formation ? C'est ce que nous appelons depuis très récemment le Digital Outsourcing.
Cet article en parle plus en détail : Outsourcing de la formation traditionnel ou digital Outsourcing ?
Et en effet, le logiciel TMS : logiciel de gestion de la formation va permettre une automatisation de la gestion de la formation, plus efficace et moins chère !
La Loi Avenir Professionnelle (réforme de la formation de 2018) a libéralisé les pratiques en supprimant le plan de formation obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Les 20 Opca qui sont devenus au passage 11 Opco, n'ont plus de champs d'intervention auprès des PME, ETI et des grandes entreprises qui perdent ainsi le bénéfice de la facture unique et du tiers comptable permettant de ne pas multiplier les fournisseurs organismes de formation.
C'était l'avantage de la subrogation : les organismes de formation envoyaient directement leurs factures à l'Opca / Opco, déchargeant ainsi le Responsable de la Formation de ce travail fastidieux de contrôle, de gestion et de paiement des factures.
Sans compter les affres de ce travail dans le cadre de multiples entités juridiques au sein de l'organisation, démultipliant encore le travail de gestion.
Mais là encore, le logiciel TMS va apporter sa pierre à l'édifice de la simplification de la gestion des factures et des fournisseurs.
En effet, toutes les factures des formations réalisées par les organismes de formation sont synthétisées sur une seule facture émise par le logiciel TMS : l'entreprise paye une seule facture périodique (généralement mensuelle) puis les paiements sont répartis sur les différents organismes de formation.
Le gain de temps est considérable pour le Responsable de la Formation mais également pour le service comptabilité de l'entreprise qui n'a plus qu'un seul prestataire à gérer au lieu de dizaines voire de centaines dans les grandes entreprises.
Cette dynamique de réduction du panel de fournisseurs et également une attente forte des services achats des entreprises pour réduire les coûts de gestion et de référencement des prestataires.
En conclusion : le logiciel TMS vous permet de bénéficier de 3 solutions en une !
Le logiciel TMS vous permet en effet de combiner trois bénéfices dans un seul et même logiciel :
1. un logiciel formation spécialisé, ergonomique et simple d'utilisation, pour une gestion simplifiée et pour plus de sécurité ;
2. une gestion automatisée pour gagner du temps ;
3. une facture unique pour plus de tranquillité.
Contactez-nous pour une démonstration du logiciel TMS, solution 3 en 1 pour votre gestion de la formation !
