Gestion de la formation — Gestion administrative
Les tâches administratives occupent trop de place dans le quotidien du responsable de formation. Ce qui l’empêche d’aiguiller les salariés vers les formations qui correspondent à leurs besoins, à ceux de l’entreprise. Il est urgent qu’il devienne moins gestionnaire et plus manager de formation. Parti pris.
Gérer une formation ne veut pas dire la manager. Réservations, agendas, formulaires papier, mise à jour d’indicateurs en amont et en aval de la formation, communication… Initialement, le rôle du responsable de formation consistait à gérer tous les documents liés à la formation en amont comme en aval. L’objectif étant de recueillir les bons documents et de les stocker au bon endroit, pour ensuite établir les indicateurs de suivi et de performance.
Tout cela prend du temps qui pourrait être allégé avec l’usage plus développé et affiné du digital. Ce temps gagné permettrait au responsable formation de se recentrer sur des sujets avec une plus forte valeur ajoutée que sont l’accompagnement des collaborateurs et la pédagogie avec les organismes de formation. C’est-à-dire asseoir son leadership.
Selon moi, l’accompagnement consiste à amener les collaborateurs à se former régulièrement, s’assurer que cette formation soit réalisée afin d’évaluer son impact de manière plus fine que simple. Dans cette démarche de management, les outils digitaux dégagent du temps tout en relayant beaucoup d’éléments inclus dans la mission du responsable de formation. Ils permettent aux salariés de choisir la formation. Ils peuvent s’informer, mais surtout se positionner sur la session qui leur convient, car ils en connaissent la date, la période et les modalités pédagogiques entre autres.
À l’inverse, le manque de temps du responsable de formation produit des erreurs de diagnostic de formation et d’objectifs. Par exemple, un collaborateur peut être invité à suivre une certification pour gérer son stress alors qu’en réalité c’est la prise de parole en public qui pose problème et qui génère ce stress.
J’en suis convaincu : les outils digitaux permettent de mieux préciser les attentes du collaborateur et de les aligner avec ceux de l’entreprise pour que les nouvelles compétences servent effectivement. Par cette stratégie, chaque salarié devient de plus en plus acteur du développement de ses compétences, grâce au responsable de formation qui se trouve plus proche d’eux et des managers. Il comprend quels sont leurs besoins de formation, quelles modalités pédagogiques fonctionnent bien et quels sont les suivis de formations.
Malheureusement, le responsable de formation capté par ses tâches administratives et logistiques n’a pas le temps de s’occuper des collaborateurs ou de passer du temps sur la pédagogie avec les organismes de formation. Là encore, si l’on s’intéresse de près aux outils digitaux, on peut constater qu’ils apportent des solutions qui allègent les interventions du responsable de formation.
Un exemple : le scan automatique par des robots des dossiers ouverts qui permet l’envoi d’une relance quand l’étape en cours est en attente depuis un délai défini à l’avance. Concrètement, un contrôle automatique des dossiers de formation peut être réalisé pour ceux qui sont en clôture de formation depuis au moins 48 heures, afin de s'assurer qu’une facture a bien été envoyée et que tous les documents réglementaires sont remplis. De la sorte, il est aisé de détecter les cas où il manque une évaluation ou un émargement, et d’écrire automatiquement à l’organisme de formation pour l’alerter et l’inviter à régulariser la situation.
Ces aides sur la gestion de l’administratif peuvent aussi éclairer sur les méthodes de formation ou les nouveaux formats pédagogiques à mettre en œuvre. En bout de chaîne, le responsable de formation peut enfin gérer toute l’information qu’il reçoit et avoir un travail d’analyse avec des indicateurs fiables en temps réel. Ce qu’il peine à obtenir aujourd’hui quand il a 15 formations lancées simultanément, 50 ou 2 000 dans les grands groupes.
Cette pédagogie avec les organismes de formation me paraît essentielle. Il faut se rendre compte que les entreprises françaises disposent d’une offre considérée comme extrêmement éclatée, atomisée... C’est pourtant une immense richesse. Les propositions se renouvellent en permanence, portées par une créativité extrêmement importante.
Pour suivre et choisir la démarche de formation la plus adaptée, il faut que toute la chaîne d’automatisation de la gestion soit opérante :
● passer la commande à l’organisme de formation,
● recevoir les éléments, envoyer la convocation à la formation au salarié, que sa formation se déroule en présentiel ou en e-learning,
● remettre un questionnaire de satisfaction à chaud et en ligne en fin de formation,
● simplifier la chaîne de facturation, notamment multi entités
● transmettre le certificat de réalisation qui atteste de la présence du collaborateur
● procéder à une évaluation à froid des équipes formées.
Chacune de ces tâches doit pouvoir être réalisée de manière numérique et centralisée sur une plateforme dédiée. Cela permet au responsable de formation de mesurer la réalité de l’action de formation professionnelle : les données se remplissent de manière collaborative par les tiers, que ce soit le salarié et l’organisme de formation en amont pendant et en aval. Il devient alors possible de mieux impliquer les collaborateurs dans le changement du business et améliorer leur expérience.
Ainsi, le responsable de formation peut réellement se muer en stratège de la formation au sein de la direction des ressources humaines, et ne pas être uniquement un gestionnaire. La démarche semble d’autant plus importante que l’entreprise ne connaît pas 80% des métiers dont elle aura besoin dans 10 ans. Sa capacité d’adaptation des managers vis-à-vis des compétences apparaît donc déterminante.
Cela suppose d’être plus rapide dans la mise en oeuvre d’une formation, d’avoir une prise de recul, et pouvoir dégager du temps pour absorber cette vague de transformation des postes de travail. En parvenant à rentrer dans cette logique vertueuse, le responsable de formation produit un management de la formation de plus en plus intelligent et relationnel.
D’ailleurs, il me semble erroné de vouloir construire un projet de formation seulement à partir des besoins exprimés. Consulter les offres de prestations permet aussi de mieux questionner les besoins réels et primordiaux. Dit autrement, la stratégie de leadership que je recommande au sein de la fonction RH, doit savoir confronter l’expression des besoins à l’offre sans perdre le salarié dans une sélection pléthorique de programmes d’apprentissage et en tenant compte de son appétence pour les différents formats : présentiel, classe virtuelle et e-learning. Toute cette traçabilité des parcours permet de sécuriser l’entreprise dans la démonstration qu’elle répond bien à ses obligations de formation de son personnel.
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Qu’est-ce que la gestion de la formation ?
La gestion de la formation englobe toutes les démarches administratives et logistiques en amont, pendant et après la formation. Elle inclut les relations avec les organismes de formation, les financeurs, les salariés et les managers. Le responsable de la formation se place comme la cheville ouvrière pour suivre et organiser toutes les sessions de formation.
À quoi correspond le management de la formation ?
On parle de management de la formation pour toutes les tâches non administratives qui visent à accompagner les salariés dans leur parcours de formation. Il s’agit aussi de faire de la pédagogie auprès des organismes de formation pour les aider à s’améliorer et mieux répondre aux besoins de l'entreprise.
Comment mieux manager les formations ?
Le responsable de la formation doit parvenir à dégager du temps sur les tâches administratives et la collecte de données et documents, pour le consacrer à une meilleure écoute des salariés et une meilleure mesure de la performance des formations. Pour cela, il dispose d’outils digitaux avec des fonctionnalités très poussées.
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