Les états des lieux auront-ils lieu ? Bien entendu mais, Covid-19 oblige, une ordonnance a décalé au 30 juin 2021 la date butoir pour réaliser les entretiens professionnels et états des lieux à six ans des parcours des salariés. Un report d’échéance qui ne change pas grand-chose sur le fond, mais nous donne l’opportunité de vous rappeler ce qui est en jeu, et la façon de bien vous préparer à cette obligation.
Les entretiens professionnels et l’état des lieux tous les six ans
Pour mémoire, la loi du 5 mars 2014 a rendu l’entretien professionnel obligatoire tous les deux ans pour toutes les entreprises. Tous les salariés sont concernés à l’exception des intérimaires, sous-traitants et salariés mis à disposition des entreprises d’accueil.
Centré sur le collaborateur et son parcours professionnel, cet entretien bisannuel est un moment d’échange visant à faire le point sur l’évolution du salarié et ses besoins en formation. L’objectif est de mieux accompagner ses souhaits d'évolution professionnelle et de les concilier avec la stratégie et les attentes de l’entreprise.
En outre, un entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tout salarié reprenant son activité après certaines absences, notamment :
• un congé de maternité, parental ou d’adoption
• un congé sabbatique,
• une période de mobilité volontaire sécurisée,
• un arrêt maladie de plus de 6 mois,
• un mandat syndical.
La loi précitée a aussi prévu, au bout de 6 ans de présence d’un collaborateur, l’obligation pour l’employeur de procéder avec lui à un état des lieux récapitulatif.
Celui-ci permet de mettre en perspective ce qui avait été projeté et décidé lors des entretiens professionnels passés avec le parcours effectif du salarié. Il a lieu tous les 6 ans et constitue une obligation pour toutes les entreprises de 50 salariés et plus.
Report de l’échéance au 30 juin 2021 et sanctions en cas de manquement
La pandémie de Covid-19 ayant perturbé, voire bouleversé l’organisation des entreprises, nombre d’entre elles n’ont pu organiser les entretiens dans les délais impartis. L’exécutif a, dans un premier temps, repoussé l’échéance des entretiens professionnels « état des lieux » au 31 décembre 2020, mais le second confinement a empêché les employeurs de les réaliser avant la fin de l’année.
Le 3 décembre dernier, une ordonnance a de nouveau décalé l’échéance des entretiens états des lieux, mais également celle des entretiens professionnels bisannuels classiques. Les entreprises ont ainsi jusqu’au 30 juin 2021 pour faire passer les entretiens professionnels sans s’exposer à des sanctions.
Lesdites sanctions prévoient pour l’employeur un abondement correctif au CPF (compte personnel de formation) des salariés qui n’auraient pas bénéficié en six ans de leurs entretiens professionnels et de l’entretien état des lieux, et n’auraient pas suivi au moins une formation non obligatoire.
Le manquement à l’un de ces deux critères, entretiens ou formation, mettra les employeurs dans l’obligation de verser à la Caisse des Dépôts 3 000 € par salarié concerné. Si les abondements correctifs ne sont pas versés à échéance, la pénalité sera alors majorée de 100%, soit 6 000 € par salarié.
Le coût des manquements peut rapidement devenir considérable pour toute organisation de plus de 50 salariés. Par ailleurs, il faut considérer que les collaborateurs ou leurs représentants pourraient exprimer des divergences sur l’appréciation du parcours du salarié. Il est donc recommandé de conserver tous les comptes rendus d’entretien professionnels exigés par le Code du travail.
Fluidifier et sécuriser le processus via le logiciel de gestion de la formation professionnelle
Comme pour toute obligation légale impliquant la formation, une gestion des entretiens professionnels efficace implique pour le Responsable Formation de procéder avec méthode, et de s’outiller de façon à ne pas se trouver en situation de manquement.
Un logiciel de gestion des formations réellement collaboratif présente l’avantage de favoriser l’implication des collaborateurs dans leur parcours tout en facilitant la tâche des managers et du Responsable Formation.
Le volet préparation des entretiens professionnels peut être largement optimisé si le responsable formation peut paramétrer ses questionnaires d’entretien comme il l’entend dans sa solution, en gardant à l’esprit les statistiques qui lui seront utiles par la suite pour le reporting.
Par ailleurs, certaines solutions de gestion de la formation automatisées permettent de programmer et lancer les campagnes dans les délais auprès des intéressés. Les collaborateurs reçoivent ainsi leurs formulaires d’entretien, lesquels passent alors aux managers, puis au Responsable Formation, des relances automatiques permettant d’éviter toute prise de retard.
La digitalisation offre également la possibilité de signer en ligne les comptes rendus d’entretien professionnel, ce qui est particulièrement appréciable dans un contexte où le télétravail fait loi.
Plus largement, un logiciel gestion formation professionnelle performant permet de savoir précisément, en un coup d’œil, quelles personnes ont déjà suivi leur entretien, quels éléments légaux (comme les formations obligatoires) ont été validés, l’échéance de l’entretien suivant... Cette mise sous contrôle du processus apporte une sécurité, mais aussi un gain de temps au Responsable Formation et aux diverses parties prenantes.
Assurés par les services de contrôle de la formation professionnelle des Direccte, les premiers contrôles visant à vérifier la réalisation des entretiens professionnels et états des lieux pourraient commencer dès le 15 septembre 2021, date butoir pour verser les premiers abondements correctifs. Dans le contexte incertain que nous connaissons, il devient incontournable de recourir au digital pour garantir sa conformité aux obligations légales de ce type, mais aussi pour en tirer le meilleur parti.
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Qu'est-ce que l'entretien professionnel obligatoire ?
La loi du 5 mars 2014 a rendu l’entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans pour toutes les entreprises. Il est réalisé entre l'employeur et le salarié et vise à définir les perspectives d'évolution professionnelle du salarié ainsi que ses besoins en formations. Tous les salariés sont concernés à l’exception des intérimaires, sous-traitants et salariés mis à disposition des entreprises d’accueil.
Qu'est-ce que le bilan à 6 ans ?
Corollaire de l'entretien professionnel obligatoire tous les deux ans, le bilan à 6 ans a pour objectif de s'assurer que le salarié de l'entreprise a bien bénéficié d'entretiens professionnels avec sa hiérarchie ainsi que de formations professionnelles. En cas de manquement, des sanctions financières sont prévues pour l'entreprise ; ces sanctions bénéficient directement au salarié car elles alimentent son Compte Personnel de Formation.
Quelle sanction si le bilan à 6 ans n'est pas réalisé ?
Pour toute entreprise de plus de 50 salariés, la sanction encourue par celle qui n'est pas en mesure de prouver que le bilan à 6 ans a bien été réalisé est de 3 000 € par salarié. Ces 3 000 € viendront alimenter le compte personnel de formation (CPF) de chaque collaborateur concerné.