Formation professionnelle : pourquoi renforcer le contrôle qualité ?

Évaluation de la formation - Performance de la formation

La réussite du plan de formation d’une entreprise repose sur la mise en œuvre d’un contrôle qualité optimisé. Grâce au digital, ce qui était fastidieux hier devient simple, rapide et pertinent. Décryptage.

Qualiopi, la référence contrôle qualité ?

En matière de contrôle qualité, le responsable de formation aurait tort de se reposer sur la certification Qualiopi qui s’applique en France. Certes, cette dernière sera nécessaire dès le 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation, mais aussi les entreprises réalisant des bilans de compétences ou des validations d’acquis d’expériences. Certes, la mise en avant de cette certification assure que le prestataire respecte le référentiel national de qualité. Pour autant, c’est un minimum requis imposé par le régulateur, dès lors que des fonds publics viennent financer l’intervention.

En l’absence de fonds publics versés par les OPCO par exemple, il n’y a pas de normes de qualité imposées. L’entreprise est libre de suivre les critères de son choix : reprendre ceux de Qualiopi ou poser des exigences plus sévères et précises. Place de la Formation vous recommande cette deuxième approche. Le responsable de formation doit être le chef d’orchestre et le point centralisateur de toutes les informations qui permettent de qualifier une formation par rapport à l’environnement de travail de l’entreprise.

Définir vos normes qualité pour vos formations

Sans attendre Qualiopi, il existe déjà des pratiques normées. Par exemple : la signature de la feuille de présence ou le questionnaire de satisfaction à la fin du stage de formation. La difficulté tient en ce que ces deux documents sont fournis par les organismes de formation. Or, il y a autant de modèles que de prestataires. Ce qui rend ardue la tâche du responsable de formation, lorsqu’il souhaite consolider l’ensemble des réponses pour toutes les formations suivies par les collaborateurs. Pour obtenir une vision globale, il a besoin de créer son propre questionnaire transverse à toutes ces formations.

La mise en place de ce questionnaire s’appuie nécessairement sur le digital. Cela permet de créer un référentiel commun de questions, de choisir ces dernières en fonction des objectifs de l’évaluation de la formation et de l’adapter en fonction des cibles. Surtout, le digital permet d’automatiser l’envoi et la collecte de données en un seul lieu de stockage. Il donne aussi la possibilité de prévoir des relances auprès des personnes qui n’auraient pas répondu à ce questionnaire ou doivent renouveler une formation pour qu’elle reste en conformité dans leur emploi.

Vers une maîtrise totale du contrôle qualité de vos formations

La force du digital est de permettre de renforcer le contrôle qualité de formation sur la durée, en automatisant le plus possible le processus d’évaluation. Et cela va bien au-delà de la diffusion d’un questionnaire. Cela permet par exemple :

● de procéder régulièrement à des audits pour s’assurer que les documents nécessaires à la mise en route et au suivi d’une formation restent conformes ;
● de vérifier quelques mois plus tard après une formation, les gains constatés pour le collaborateur et l’entreprise ;
● d'analyser les coûts de formation au regard des retombées pour l’entreprise.

En prenant la main, en totalité, sur les contrôles qualité, le responsable de formation peut alors développer pleinement son activité d’évaluation et d'analyse du plan de formation. C’est-à-dire s’assurer de l’alignement entre les besoins de l’entreprise en termes de métier et production, les attentes des collaborateurs et les objectifs annoncés par la formation.

Savoir ajuster les prestations de formation à bon escient

Et si des insatisfactions se font jour, l’ensemble des données collectées comme les plans pédagogiques de chaque formation, les supports, les techniques pédagogiques ainsi que le profil du formateur, permettra d’ajuster le choix pour telle ou telle formation. Cette précision sur l'amélioration de la performance d’une formation peut même aboutir à écarter un organisme de formation si les problèmes constatés sont récurrents à toutes ses formations proposées. Elle montre aussi au management qu’il peut mettre en œuvre un travail de sélection des offres plus proches de l’activité et adaptées au niveau d’expérience de chaque collaborateur et métier.

Parvenir à ce type de décision n’est pas une fin en soi. Par contre, c’est la démonstration que l’entreprise a bien la main complète sur les formations qu’elle programme. Et ce à travers le temps. En effet, une formation peut répondre totalement aux attentes, et au fil du temps, faute de remise en cause ou d’évolution du programme, devenir obsolète. Autre cas : l’intitulé peut être le même, mais le contenu modifié, car le formateur a changé, et donc ne plus convenir à l’entreprise. Un bon contrôle qualité permet d'évaluer tous ces changements, les comprendre et permettre la décision la plus adaptée surtout quand à terme le salarié revient diplômé.

Ainsi, l’entreprise est assurée d’être en conformité avec ses obligations autour du développement des compétences. Aucune surprise, y compris quand il s'agit d'une formation CPF où elle peut accompagner son salarié vers le meilleur choix.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Qu’est-ce qu’une formation de qualité ?

La notion de qualité pour une formation est très subjective. Elle repose sur l’adéquation entre le programme pédagogique proposé par l 'organisme de formation et les besoins de l’entreprise. Charge au responsable de formation de poser le référentiel qualité adapté et de ne pas s’appuyer uniquement sur celui du régulateur (Qualiopi).


Comment évaluer la qualité d’une formation ?

L’évaluation de la qualité d’une formation repose sur la vérification de l’alignement des attentes de l’entreprise et des objectifs de la formation. Cela veut dire pour le responsable de formation ne pas se contenter du seul questionnaire de satisfaction proposé par l’organisme de formation à la fin de chaque formation, mais d’en créer un propre à son entreprise.


Comment améliorer la qualité d’une formation ?

Pour renforcer son contrôle qualité en matière de formation, une entreprise peut s’appuyer sur les outils digitaux. Ceux-ci lui permettent d’obtenir une vision réellement globale. Concrètement, ils permettent d’automatiser toutes les étapes nécessaires à une juste évaluation : création envoi et relance de questionnaires de satisfaction, à chaud et à froid, transverses aux formations adaptés aux cibles, suivi de l'évolution du programme pédagogique, connaissance du profil du formateur, mesure réelle du retour sur investissement...