Transformation des métiers, digitalisation accélérée, Covid-19, travail à distance... le monde change et la gestion de la formation s'en voit impactée.
Découvrez les 5 pratiques de gestion de la formation qui vont vous changer la vie !
Gestion de la formation
Vous souhaitez faire évoluer votre gestion de la formation ?
Vous voulez simplifier et rendre plus efficace votre gestion de la formation ?
Vous voulez gagner du temps pour vous consacrer à plus de valeur ajoutée ?
Cet article détaille 5 pratiques de gestion de la formation qui vont vous permettre d'entrer dans une nouvelle ère : celle de l'automatisation, de la digitalisation, de l'interconnexion collaborative, de la simplicité et de l'efficacité !
Créer un catalogue unique de vos offres de formation
Aujourd'hui, l'offre de formations de l'entreprise est souvent diffusée en différents endroits : catalogues papiers ou digitaux, LMS (Learning Management System), sites web des organismes de formation, portail dédié à la formation interne, etc...
La première étape de rationalisation consiste à intégrer dans un catalogue unique l'ensemble de vos canaux de formation, qu'ils soient inter, Intra, à distance, visio, mooc, vidéo, formation interne, AFEST...
Mais encore faut-il que l'offre soit à jour en fonction des différentes interactions des acteurs la promouvant : formateurs internes, organismes de formation et LMS essentiellement.... car la complexité de la mise à jour des catalogues est une constante.
Bonne nouvelle : une technologie permet aujourd'hui une mise à jour en temps réel des différentes offres de formations issues des différents canaux de formation : le web scraping.
Le web scraping permet de "connecter" les différents canaux de formation à votre catalogue centralisé. Ainsi dès qu'une information est changée quelque part (une date de session, un contenu pédagogique, un lieu de formation...) vous retrouvez la modification retranscrite dans votre catalogue centralisé.
Vous allez ainsi disposer d'un catalogue centralisé, alimenté en temps réel depuis vos différents canaux de formation.
Décentraliser le recueil des besoins en formation auprès des salariés et des managers
La volonté de "rendre l'individu acteur de sa formation" renverra les plus nostalgiques à la Loi du 4 mai 2004 qui créa le DIF (Droit Individuel à la Formation) ancêtre du CPF (Compte Personnel de Formation).
Ce n'est pas tout jeune donc mais l'idée a fait son chemin et nombreuses sont les entreprises - et la tendance s'accélère - à vouloir renforcer l'implication des salariés et des managers dans la gestion de la formation.
Quoi de plus logique donc, une fois le catalogue de la société créé et le paramétrage des accès à celui-ci activé, que de donner la main aux salariés et aux managers ?
Implication, responsabilisation, autonomie, service apporté, motivation renforcée sont les premiers bénéfices de la mise à disposition d'un catalogue de formations aux salariés et managers.
C'est aussi une pratique de gestion de la formation qui consiste à décentraliser l'acte de choix de la formation, de son format pédagogique et de ses différentes modalités au plus près du collaborateur, en mettant en place un workflow de validation impliquant les trois parties : salarié, manager et service RH/formation.
L'impact est très positif pour le service formation à la fois en terme d'image car un service additionnel est apporté au collaborateur qu'en terme de de gestion puisque cette décentralisation permet d'économiser des tâches chronophages et sans grande valeur ajoutée (proposition d'un programme, allers-retours incessants, annulation ou reports de dates de formation...) pour se consacrer à plus de valeur ajoutée : l'accompagnement du salarié dans sa formation au plan pédagogique et non plus administratif.
Arbitrer et déclencher en ligne le plan de développement des compétences
Une fois le recueil des besoins réalisé, nombre d'entreprises vivent un calvaire de gestion : centraliser les fichiers Excel, rechercher les offres de formation correspondant aux besoins exprimés, saisir les prix des formations à arbitrer, procéder aux regroupements des demandes similaires sur une même formation, transformer les Inter en Intra, etc...
Le recueil des besoins effectué directement depuis des offres de formation inscrites dans le catalogue centralisé créé à cet effet, et interconnecté par web scraping aux organismes de formation, permet de mesurer immédiatement le budget prévisionnel à arbitrer, pour le moins dans 80% des cas, le solde de 20% consistant en des recueils thématiques, sans offre de formation sous jacente et donc non valorisable automatiquement.
Une fois l'arbitrage réalisé en ligne, l'avantage de l'interconnexion avec les organismes de formation va permettre de déclencher les commandes, en masse, en quelques clics... le gain de temps est énorme !
Ensuite, les processus de gestion automatisés et collaboratifs permettent de supprimer la gestion administrative de la formation :
Les commandes et les inscriptions sont transmises automatiquement aux organismes de formation ; les informations et documents sont remis sur la plateforme de gestion sans interaction de la part du responsable de la formation, les relances sont effectuées par des robots qui scannent les dossiers et alertent sur les pièces manquantes ; la signature électronique est généralisée ; enfin toutes les factures des organismes de formation sont transformées en une facture unique pour l'entreprise, généralement mensuelle par entité juridique, et les paiements sont ensuite répartis, après règlement, en direction des différents organismes de formation.
Le Responsable de la formation va donc à nouveau gagner un temps précieux sur la gestion administrative et financière de la formation et ne plus se soucier des répartitions fastidieuses des données par entités juridiques puisque tout est tracé dans le système afin d'alimenter ensuite les reportings.
Quant à l'organisme de formation il émet une seule facture pour la formation et n'a pas à se soucier des différentes entités juridiques du client... tout le monde y gagne !
Piloter en ligne l'activité formation
Nous l'avons vu plus haut, l'automatisation, la digitalisation et le paramétrage de processus correspondant à l'entreprise et à son contexte permettent des gains de productivité extrêmement importants.
Ainsi l'ensemble des tâches de gestion de la formation peuvent être relayées par une plateforme intelligente et technologique s'adaptant à votre contexte d'entreprise :
Les historiques, le passeport formation du salariés, le recyclage des compétences à maintenir sont automatisés, pour plus de simplicité et d'efficacité.
La gestion de la formation interne est également automatisée afin de gagner du temps et d'optimiser les processus.
Ainsi, une fois les offres de formation interne créées, les sessions sont planifiées en quelques clics et publiées au catalogue ; les formateurs internes sont notifiés ainsi que les salariés qui peuvent s'inscrire sur celles-ci. Les convocations, le suivi des présences et des évaluations sont automatisés, les reportings sont alimentés.
Les entretiens professionnels et les bilans à 6 ans sont gérés de manière sécurisée au regard de la Loi et avec la meilleure visibilité pour le service RH / formation : lancement des campagnes d'entretiens, relances à mi campagne, paramétrage des questionnaires en ligne, réalisation et complétion au cours de l'entretien professionnel du formulaire, processus de relecture et de validation puis signature électronique du salarié et du manager... La traçabilité est totale et le pilotage des échéances est très largement facilité.
L'évaluation en ligne est un sujet fondamental dans l'optimisation de la gestion de la formation. En effet combien d'entreprises sont contraintes de baisser les bras devant la complexité de la tâche de l'évaluation de la formation, du fait de l'hétérogénéité des questionnaires d'évaluation issus des différents organismes de formation et de la difficulté de créer des statistiques d'évaluation exploitables.
Mais grâce à l'évaluation en ligne qui permet de créer ses propres questionnaires d'évaluation et de les affecter automatiquement aux moyens pédagogiques définis, avec processus de relances et alertes, la vie du responsable formation est transformée ! Il va dorénavant, sans efforts additionnels pourvoir mener une véritable politique d'évaluation de la formation au sein de l'entreprise.
Disposer d'indicateurs en temps réel
Combien d'entreprises doivent, pour "sortir un reporting" digne de ce nom passer des heures voire des journées à rassembler des fichiers Excel (par définition jamais véritablement à jour) afin d'extraire des indicateurs sur leur activité formation ?
Les technologies actuelles peuvent fort heureusement leur venir en aide !
En effet, l'automatisation des processus formation, la traçabilité à chaque étape de la vie des dossiers formation mais aussi l'interconnexion avec les organismes de formation permettent aujourd'hui de bénéficier d'indicateurs en temps réel :
Le Responsable formation peut désormais disposer d'une visibilité en temps réel sur son activité formation : ses indicateurs CSE, le nombre de salariés formés par genre, par âge, par domaine thématique, les budgets engagés et réalisés, la répartition des coûts par entité ou par type (frais pédagogiques, frais annexes, coûts salariaux) etc...
TMS : une nouvelle approche innovante de votre gestion de la formation
Ces 5 étapes ou nouvelles règles de gestion de la formation que nous avons succinctement décrites ont été mises en oeuvre dans la solution de gestion de la formation TMS - Training Management Solution, déployée auprès de nombreuses PME et grandes entreprises.
La finalité de TMS est de simplifier et de rendre plus efficace votre gestion de la formation en activant les leviers de l'automatisation des processus formation ; en créant une interaction et une interconnexion entre les différents acteurs de la formation (salariés, managers, service formation, organismes de formation, universités internes...) ; en mettant en oeuvre la digitalisation et la dématérialisation des échanges et des documents ; en assurant la sécurisation des données (notamment au plan RGPD et sécurité des SI) et des transactions.
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Pourquoi créer un catalogue unique pour toutes vos formations ?
La création d'un catalogue unique centralisant toutes les offres de formations de l'entreprise qu'elles soient internes, externes ou digitales présente trois avantages fondamentaux : la possibilité de donner l'accès au catalogue aux salariés et aux managers afin de faciliter le recueil des besoins de formation, un gain de temps plutôt que de consulter plusieurs catalogues hétéroclites, la possibilité de connecter les organismes de formation afin de leur passer des commandes en ligne depuis et d'automatiser toute la chaîne de gestion de la formation.
Quels sont les avantages de la subrogation des factures des organismes de formation ?
La subrogation des factures et des paiements des différents organismes de formation présente un double avantage : celui de gagner du temps dans la gestion des différentes factures et des paiements en gérant une seule facture mensuelle auprès d'un tiers comptable unique ; et celui d'économiser de l'argent qui alimente directement l'effort formation de l'entreprise plutôt que d'acquitter les frais de gestion proposés par les OPCO. Les plateformes de gestion digitale de la formation telles que TMS - Training Management Solution intègrent ce service sans coût additionnel.
Un autre mode de gestion de la formation est-il possible ?
Désormais, des plateformes de gestion digitalisée de la formation permettent au responsable de la formation de se concentrer sur l'essentiel : l'accompagnement des collaborateurs dans leurs actions de formation plutôt que de perdre du temps dans une gestion manuelle ou très peu automatisée de la formation. Les processus de gestion de la formation sont automatisés, dématérialisés et digitalisés pour une gestion de la formation plus efficace et moins coûteuse.