Gestion de la formation : le digital, un « must have »

Gestion de la formation — Gestion administrative — 31/05/2022

Le marché de la formation n’a jamais été aussi dynamique, avec une multiplication des acteurs, des dispositifs, des formats pédagogiques. La contrepartie : une gestion administrative qui gagne en complexité. Pour le responsable formation, le défi consiste à simplifier ce volet et libérer du temps au profit de missions à valeur ajoutée, avec le concours de solutions digitales.

D’après les données de la Dares, on compte en France plus de 60 000 organismes de formation. A cet éclatement de l’offre s’ajoute une multiplication des formats pédagogiques, un raccourcissement des durées de l’action de formation, et davantage de modularité dans les parcours. Cette richesse de la formation professionnelle représente une réelle opportunité, pour les entreprises, de répondre de manière plus précise et pertinente à leurs enjeux et objectifs, mais aussi à leurs contraintes budgétaires, géographiques, organisationnelles.

Pour en tirer pleinement parti, les responsables formation n’ont pas d’autre choix que de gagner du temps sur les tâches administratives afin de se concentrer sur leur cœur d’activité : rester en veille du marché, repérer les innovations et l’émergence de nouveaux acteurs, appréhender l’intérêt de l’offre par rapport aux objectifs court et moyen termes, être en appui des managers et des collaborateurs.

De multiples opportunités pour créer de la valeur

En plus de s’assurer de la mise à jour des hard skills et soft skills des salariés et d’anticiper l’évolution des métiers, ils doivent désormais s’occuper de la montée en compétences de nouvelles recrues. Face à la pénurie de candidats, un employeur sur trois est prêt à former ceux chez qui il perçoit un potentiel, comme le révèle l’étude The Future of Work de Monster. Un défi supplémentaire pour les responsables formation : la palette de leurs missions ne cesse en effet de s’élargir. Ils sont attendus pour déployer un catalogue sur-mesure et évolutif, améliorer la collecte et le suivi des demandes, soutenir chaque collaborateur dans son parcours d’adaptation des compétences, mais aussi définir des indicateurs de ROI/ROE (retour sur investissement/retour sur les attentes).

Entre dimension administrative et création de valeur, les responsables formation penchent nettement pour la deuxième option. S’appuyer sur une solution TMS (training management system), basée sur des technologies matures, va leur permettre de gagner en fluidité et rapidité dans la gestion de la formation.

Quatre plus-values des solutions TMS

Le livre blanc que Place de la Formation vient de publier (« Gestion de la formation : l’indispensable révolution digitale ») met en exergue quatre bénéfices de l’outil :

1. Simplifier le volet administratif

L’automatisation intervient aussi bien en amont qu’en aval de la formation : signature en ligne et archivage des conventions de formation, processus de convocation, émargement digital, facturation... La subrogation de financement est également un atout des solutions TMS les plus avancées.

2. Faciliter les interactions avec les autres directions

Le recours au digital permet de centraliser et de rationaliser les flux, dans une logique collaborative. La logique de point de contact unique représente ainsi un grand intérêt pour le pôle achats et le pôle comptable, qui apprécient la rationalisation des fournisseurs et la facturation mensuelle unique.

3. Renforcer la qualité de l’évaluation

Les critères d’évaluation peuvent être mieux adaptés à la réalité et au contexte de l’entreprise, appelant la création de questionnaires « maison ». Le logiciel TMS va aussi offrir la possibilité d’automatiser l’évaluation, et ainsi de recueillir suffisamment de données pour les exploiter sur le plan statistique.

4. S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue

L’appui sur des technologies digitales participe à ces ambitions, notamment pour mieux adapter les formats et contenus aux besoins des apprenants, suivre la mise en pratique des acquis, tisser des relations de confiance avec des prestataires, et positionner le responsable de formation dans un rôle stratégique.

Un autre atout peut être mis au crédit des solutions digitales : elles génèrent d’importants volumes de données qui ont tout intérêt à être exploités pour améliorer la stratégie de développement des compétences : comment optimiser le budget formation et l’allocation des ressources ? Quelles formations fonctionnent le mieux ? Comment proposer aux apprenants les modules les plus pertinents ? Peut-on mieux prédire la performance des actions de formation ?


Une meilleure valorisation de la data offre la possibilité de mieux objectiver la performance. Elle permet aussi de sortir de la logique de cloisonnement pour partager les données, entre acteurs du développement des compétences, et gagner en efficacité dans le service rendu aux salariés – et aux entreprises.

Quelles sont les caractéristiques du marché de la formation en France ?

Le secteur est marqué par la multiplication des acteurs et l’éparpillement de l’offre, avec de nombreux formats pédagogiques, des actions de formation plus courtes, davantage de modularité dans les parcours. Une effervescence profitable aux entreprises et aux apprenants, mais synonyme de complexité accrue dans la gestion administrative.


Quelles missions à valeur ajoutée sont aujourd’hui dévolues aux responsables formation ?

Elles sont aussi nombreuses que variées : rester en veille et repérer les innovations, identifier les offres les mieux adaptées aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Le prisme de leur intervention s’élargit : mettre à jour les compétences des salariés, répondre à l’évolution des métiers – voire l’anticiper –, et désormais s’occuper des nouveaux collaborateurs.


Comment les solutions digitales TMS répondent-elles aux besoins des responsable formation ?

Elles contribuent à la simplification de la gestion administrative, à des interactions plus fluides avec les services achats et comptable, à une meilleure qualité de l’évaluation, et à l’amélioration continue du management de la formation. Autre atout encore sous-exploité : l’utilisation de la data recueillie par le TMS pour améliorer le plan de développement des compétences et son pilotage.