DRH : une nécessité d'agilité avec les indicateurs de formation

Pour prendre les bonnes décisions, l’accès à des données fiables et à jour est primordial. Cela s’applique aux DRH sur de nombreux sujets, dont celui des indicateurs de formation. Or, en termes de gestion des compétences, la fonction RH se doit d'acquérir de l'agilité pour mieux piloter les obligations de l'entreprise vis-à-vis de ses salariés. Un besoin exacerbé par la crise sanitaire.

De l'obligation légale d'indicateurs de formation...

En matière de formation, les entreprises doivent régulièrement rapporter sur les actions qu'elles réalisent. Cela intervient au moins une fois par an dans le cadre du bilan social et du plan formation présenté au Comité social et économique (CSE) quand il existe. Parmi les indicateurs de formation à présenter, et à analyser à travers le temps, il y a notamment :

● la part de la masse salariale dédiée à la formation
● la répartition du budget formation
● les montants versés aux organismes collecteurs
● le nombre d'heures de formations suivies l'année écoulée
● la part des salariés ayant suivi une formation.

Heureusement que le reporting RH sur ces données n'est qu'annuel. Car, constat à l'appui, il est assez complexe, pour la fonction RH, de collecter les data nécessaires. Une complexité totalement symétrique et en symbiose avec celle de l'organisation de l'entreprise, notamment lorsqu'il y a plusieurs entités juridiques. Le principal écueil porte sur le temps que représente cette collecte de données RH, sans assurer que cette dernière soit totalement fiable et comparable entre elles.

Cet état des lieux peut expliquer que les DRH marchent à reculons lorsque la direction générale leur demande de mettre en place des indicateurs sur mesure pour mieux comprendre comment s'applique la gestion des formations sur le terrain. Le directeur financier est lui aussi intéressé, car il a besoin de suivre les engagements budgétaires.

Or il est matériellement compliqué pour les DRH de mettre en place un tableau de bord « maison » par manque de temps et, souvent aussi, parce que les données sont dispersées et pas toujours disponibles sous un format digital. Du coup, pour réduire au maximum ce temps de récupération de la donnée et le temps de son exploitation pour lui donner du sens, l'entreprise a tout intérêt à regarder du côté des outils digitaux collaboratifs.

Exemple de suivi temps réel du budget formation d'une équipe de l'entreprise

... à la gestion des compétences...

La crise sanitaire a justement montré les bénéfices d'avoir un tableau de bord mis à jour en quasi temps réel — et pas seulement pour les questions liées à la gestion des formations. Les organisations, ont pu en disposer, on peut suivre au jour le jour :

● la présence des collaborateurs aux formations
● les décalages et les retards des sessions de formation
● les évaluations des formations suivies
● l'évolution du budget consommé et celui qui reste à utiliser.

En fait, dès lors qu'une plateforme collaborative industrialise la collecte de la donnée auprès de contributeurs internes — les managers et les collaborateurs — et externes à l'entreprise — principalement les organismes de formations —, la fonction RH voit son champ des possibles s'élargir. Cela facilite sa mission centrale de pilotage. Non seulement, elle gagne du temps dans la mise en place des process et la gestion de la data RH. Mais elle acquiert surtout une agilité et une réactivité qui lui permettent de trouver très rapidement les bonnes alternatives dès qu'un problème survient.

Mieux ! Elle peut mettre en œuvre sa gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) d'une manière dynamique. Par exemple, savoir quelle formation peut être délivrée uniquement en présentiel, car il y a des gestes à acquérir, ou celle qui peut être suivie indifféremment en présentiel ou en distanciel. Quelles sont celles qui sont délivrées en intra ou en interentreprise. Dit autrement, elle connaît les formations qui se déroulent nécessairement sur une ou plusieurs journées, celles qui peuvent se limiter à quelques heures sur une journée, et celles à retenir si une confidentialité de la démarche est recherchée.

Ainsi, lors d'un besoin de formation immédiat avec l'arrivée d'un nouveau client ou un remplacement interne ponctuel à organiser à la suite d'une absence, les responsables formation au sein de l'équipe RH sont en capacité de faire le bon choix. D'un côté, repérer les collaborateurs à solliciter. D'un autre côté, identifier les types de formation à leur proposer pour les accompagner dans leur montée en compétence.

... en passant par l'anticipation et la planification des besoins de formation

Jusqu'ici, il n'a été question que du temps présent, et comment gagner en efficacité sur l'instant présent. Or, le bénéfice d'une plateforme collaborative repose aussi sur la possibilité pour les DRH de ne plus subir, mais d'anticiper le plan de formation. Ce point est particulièrement important pour les formations qui sont à renouveler régulièrement afin d'actualiser les compétences :

● sécurité en entreprise ou des personnes
● connaissance juridique et thématique (immobilier, gestion de patrimoine...)
● vérification des réflexes et rappel des règles (manutention, transports de marchandises et de personnes...)
● services (beauté, conduite, social, médico-social, animaux...).

Connaître la date de renouvellement de la capacité professionnelle de chacun de ses collaborateurs permet d'organiser les plannings et préparer les budgets nécessaires. Cela évite aussi de constater des retards et voir une partie des équipes ne plus pouvoir tenir leur poste ou le faire en totale illégalité.

Plus généralement, pouvoir planifier en amont donne de la visibilité à toute l'entreprise. Chacun peut s'organiser et faire en sorte que le temps de formation s'intègre bien dans la délivrance du carnet de commandes. D'ailleurs, le fort développement du digital learning contribue fortement à cette approche. Cette tendance vient d'ailleurs transformer la mise en œuvre du plan de formation de l'entreprise. Elle s'appuie sur des formations plus courtes et permet à plus de salariés d'être formés. Ce qui appelle à un suivi renforcé de la part du responsable formation.

C'est dans ce contexte que les indicateurs de formation trouvent leur place. Pour autant, une entreprise n'a aucun intérêt à se lancer seule dans leur création et leur suivi pour les raisons évoquées plus haut : temps et coût économique. De même, ils n'ont de sens que s'ils répondent à des besoins qui dépassent les obligations réglementaires. Ils doivent être pensés et utilisés pour simplifier le suivi et l'optimisation du pilotage de la gestion des compétences détenues par les collaborateurs et celles à acquérir pour permettre à l'entreprise d'être compétitive et garder un avantage concurrentiel. Ils sont au cœur de la stratégie data RH et résultent d'une externalisation des supports à travers l'utilisation d'une plateforme collaborative qui prend à sa charge toutes les contraintes et défis posés aux DRH. Les services des ressources humaines gagnent du temps et de l'agilité pour mieux se consacrer à l'accompagnement et le conseil des collaborateurs et de la direction générale.