« Je consacre plus de temps aux collaborateurs »

Gestion administrative - Témoignages

Marie-Cécile Guillemot, cheffe de projet formation, Optic 2000

Depuis plus de 20 ans, Marie-Cécile Guillemot élabore et pilote le développement des compétences d’Optic 2000, mais aussi des marques Lissac et Audio 2000, toutes réunies au sein du GIE AudiOptic Trade Services. Son leitmotiv : utiliser les nouveaux modes de formation pour favoriser une organisation apprenante. Pour réussir sa mission, elle a choisi Place de la Formation afin de simplifier sa gestion administrative de la formation. Elle a accepté de répondre à nos questions pour vous livrer son retour d’expérience et ses bénéfices obtenus.

"La gestion de la formation simplifiée,
je consacre plus de temps aux collaborateurs"

Initialement, de quelle façon avez-vous géré les formations ?

Pendant longtemps, j’ai utilisé un tableau Excel pour le suivi de la formation et les catalogues papier pour choisir les offres qui convenaient. Par contre, j’ai veillé à ce qu’il soit unique. Cela a été relativement facile d’adopter cette organisation, car j'étais seule à gérer le plan formation et le développement des carrières. Son efficacité m’a permis d’avoir une vision globale et d’éditer mes rapports pour les élus du personnel, pour l’égalité hommes-femmes ou pour le bilan social. Cependant, la gestion de la formation ne se résume pas à un fichier. J’avais aussi beaucoup de papier à imprimer et à classer en lien avec les inscriptions : les conventions, les feuilles de présence, les factures. Le plus compliqué était de gérer les relances, et les éventuels égarements de formulaires. Parfois, cela nécessitait de ressortir un document des archives… Ce qui pouvait prendre un temps certain selon la date à retrouver.

À quel moment avez-vous souhaité digitaliser votre gestion de la formation ?

Je me suis occupé du plan de formation d’Optic 2000 de 2002 jusqu’à 2010. En 2016, le groupe m’a proposé de reprendre cette gestion du plan de développement des compétences. C’est à cette occasion que j’ai souhaité que le groupe se dote d’un outil pour :

● optimiser le budget : avec la réforme de la formation, l’entreprise, en raison de sa taille, ne bénéficiait plus des financements de son OPCO. Elle devait initier son propre budget. Dès lors, il était devenu nécessaire de trouver une solution pour former plus sans dépenser plus, voire moins. La centrale d'achat proposée par Place de la Formation pouvait me permettre d’atteindre cet objectif : bénéficier de meilleurs prix sans avoir à allouer du temps dédié pour la négociation.

● trouver le programme adapté aux besoins des collaborateurs : c’est un besoin fondamental. Je devais pouvoir choisir mes formations sans être pieds et mains liés avec un seul organisme. Place de la Formation pouvait me permettre de m’adresser à plusieurs organismes, comparer deux formations ayant le même intitulé et ainsi m’assurer laquelle des deux correspond le mieux aux attentes. Seule, je ne suis pas capable de faire cette sélection systématique à chaque demande de formation. Et puis, je bénéficie aussi de l’intégration continue des nouvelles offres de formation. Bien sûr, cette préoccupation se pose moins avec un prestataire qui a déjà donné la formation et dont je n’ai reçu aucun avis négatif. Et d'ailleurs, si ce prestataire n’est pas référencé, je peux librement l’ajouter.

Quelle a été votre motivation à déléguer à un outil la gestion administrative de la formation ?

Ma motivation a été multiple. Comme je viens de l’évoquer, les bénéfices à utiliser la solution TMS de Place de la Formation pouvaient être nombreux. Outre de déléguer la négociation d’offres de formation, je recherchais aussi un outil pour réduire les tâches administratives, et notamment l’archivage. Après plusieurs mois d’utilisation, je dois reconnaître que j’ai effectivement gagné énormément de confort. Quand je recherche un document, je n'ai plus besoin d'aller fouiller dans mes archives papier, mais juste de me connecter à la plateforme. Là, j’ai accès à tout et directement : j’ajoute, je modifie, je change, je récupère un document quand je le souhaite. Ma réactivité aux demandes et aux imprévus s’est accrue sans que cela devienne chronophage. Depuis que j’utilise Place de la Formation, mon quotidien a été bouleversé positivement. Je peux consacrer une partie de mon temps à autre chose que la gestion administrative de la formation : l’accompagnement, le conseil et le suivi des collaborateurs.

Qu’est-ce qui a fait basculer votre choix pour Place de la Formation ?

J’ai rapidement constaté et confirmé que nous faisions effectivement des économies sur le budget formation. Et la direction financière aussi a vu de précieux bénéfices dans le suivi et l’encaissement des factures. Ces gains sont importants puisque je peux proposer plus de formations et financer l’utilisation de l’outil avec un budget inchangé. Et si à ce jour, je suis la seule à l'utiliser, la prochaine étape sera que les managers et les collaborateurs aient aussi accès à l'outil. Durant les entretiens d’évaluations, ils pourront en une étape choisir la ou les formations qui conviennent. Il ne me restera qu’à valider électroniquement les demandes reçues. Je pense que cette évolution facilitera la mise en place et le déroulé de chaque formation programmée. Par la suite, nous pourrons passer à une autre étape : l'évaluation de la formation en ligne, par exemple. En attendant, je vois déjà un gain précieux pour moi : la possibilité d’anticiper les besoins de formation qui n’étaient pas forcément prioritaires ou identifiés comme étant des besoins structurants et bloquants.