Formation : la subrogation des paiements est-elle encore possible ?

Gestion de la formation - Gestion administrative

Avant les réformes de la formation professionnelle de 2014 et 2018, les entreprises pouvaient s’appuyer sur leur OPCA, devenu OPCO au 1er janvier 2019, pour simplifier la facturation des formations. Depuis, la subrogation de paiement des formations reste possible, mais nécessite une tout autre organisation. Explications.

Subrogation des paiements pour réduire les coûts

Deux réformes successives de la formation professionnelle ont transformé la gestion des plans de formation par les OPCA, devenus OPCO au 1er janvier 2019. Celle de 2014 concernait les entreprises de plus de 300 salariés. Celle de 2018 écartait les entreprises de plus de 50 salariés. Cet arrêt n'est pas sans conséquence sur la gestion de la formation, tout particulièrement la facturation.

En effet, lorsqu’une entreprise gère en direct la facturation des organismes de formation, cela représente un coût non négligeable. Chez Place de la Formation, nous l’estimons entre 25 et 30 euros par facture. Et c’est sans compter sur le temps de contrôle du responsable de formation, le processus de validation, et éventuellement la réédition ou la refacturation au sein de plusieurs entités d’un groupe. Pour être très concret, prenons le cas d’un groupe de 3 000 salariés avec un budget formation annuel de l’ordre d’un million d’euros correspondant à la mise en place de 625 sessions de formation. Le coût annuel de la facturation pèse entre 15 625 et 18 750 euros. Une somme colossale en période de reprise après la crise sanitaire.

Le service historique et utile des OPCO

Le poids administratif de la facturation des formations n’est pas un sujet nouveau. Il a toujours existé. D’ailleurs, avant les réformes de 2014 et 2018, les entreprises pouvaient mettre en place une subrogation de paiement avec leur OPCA/OPCO, couverte par les contributions légales obligatoires. Ceci représentait un gain de temps certain pour le responsable de la formation.

Aujourd’hui, le coût de la subrogation est compris entre 4% et 6% du budget de formation concerné. Il est par ailleurs nécessaire de respecter un formalisme notamment dans les tâches très chronophages liées aux demandes de prise en charge à réaliser en amont de l’engagement de la commande pour chaque formation.

Ainsi, si la facturation devient effectivement globale, au lieu d’être unitaire, il faut tenir compte de ces procédures de prise en charge de chaque session de formation. Et ici, pas de gain de temps possible, pas de mutualisation d'opérations. En effet, chaque salarié est un cas particulier :

● compétences acquises
● besoins de formation
● statut et mission dans l’entreprise
● précédentes formations déjà financées…

Les alternatives (innovantes) pour simplifier la facturation des formations

Depuis le 1er janvier 2019, la subrogation de paiement via une OPCO reste possible selon ce fonctionnement. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, subrogation ou pas, il faut lancer une procédure de prise en charge : l’OPCO finance grâce aux sommes issues des contributions de ces entreprises. Si le budget alloué est dépassé, l’entreprise est appelée à le compléter. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, il n’y a plus de prise en charge. Elles assument seules les formations qu’elles souhaitent que leurs salariés suivent, en dehors du CPF. Le financement de l’OPCO est maintenu seulement pour le cas où elles décident de réaliser un versement volontaire. C’est dans ce cadre que la subrogation de paiement peut être maintenue ou mise en place.

L’entreprise de plus de 50 salariés, si elle n’y est pas contrainte au plan légal notamment dans le cadre d’accords de branche, n’a sans doute ni intérêt ni utilité à continuer une subrogation de paiement via son OPCO du fait du coût important et des lourdeurs liées aux demandes de prise en charge évoqués plus haut. Elle peut choisir de gérer en interne la facturation. Mais comme nous l’avons démontré tout à l’heure, cela peut représenter un coût élevé, qui pourrait lui-même être alloué à des formations. Cette internalisation n’a donc de sens que si le volume de formations est très limité.

Cependant, la réalité montre que l’effort de formation reste et doit rester important : l’entreprise a besoin d’être compétitive et d’avoir des collaborateurs à la pointe des compétences et connaissances qui font la différence. C’est là que des plateformes d’achats centralisés peuvent apporter une réponse de qualité, pour un coût maîtrisé :

● une gestion administrative simplifiée grâce au digital,
● une facturation automatique et centralisée,
● un suivi des facturations et budgets en temps réel,
● des reportings financiers éditables à tout moment,
● une réduction du nombre des fournisseurs à gérer, au plan comptable et financier.

Qu’est-ce qu’une subrogation de paiement de la formation ?

Un responsable de formation peut externaliser le règlement des factures des organismes de formation qu’il sollicite pour les collaborateurs de son entreprise. Pendant longtemps, les OPCO proposaient ce service. C’est encore le cas aujourd’hui, mais sous conditions. Il y a aussi les plateformes d’achat centralisé de formation avec un formalisme moins lourd pour un résultat tout aussi efficace et moins coûteux.

Quel gain apporte la subrogation de paiement ?

Le responsable de la formation gagne un temps précieux : la gestion des factures, les contrôles, les validations, les refacturations… Tout peut être automatisé avec un temps d’intervention limité. L’entreprise peut réduire ses coûts de façon significative : chaque facture d’un prestataire de formation a un coût de traitement compris entre 25 et 30 euros.

Qui peut mettre en place une subrogation de paiement ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, gagne à mettre en place une subrogation de paiement pour les formations qu’elle achète. Elle n’a plus à gérer le suivi des factures. L’OPCO pour les entreprises de moins de 50 salariés ou la centrale d’achat pour les PME, ETI et grandes entreprises s’occupe de tout.