« Le responsable formation doit libérer du temps pour ses missions à valeur ajoutée »

Gestion de la formation — Gestion administrative — 14/06/2022

Entre les enjeux organisationnels d’adaptation des compétences et la complexification de ses activités, le responsable formation est sur tous les fronts. Il attend donc davantage de simplification dans ses tâches administratives. Au-delà de faciliter la gestion de la formation, les solutions digitales peuvent l’aider à remplir plus efficacement son cœur de métier. L’éclairage de Jérôme Lesage, PDG de Place de la Formation.

En 2022, quel est le principal défi que doit relever le responsable formation ?

Sa priorité est de se libérer des tâches administratives chronophages, afin d’être plus au contact. Au contact des salariés, pour mieux les accompagner dans leurs besoins de formation. Au contact des directions et des managers, pour repérer les grandes tendances en termes d’évolution des métiers. Ou encore au contact des organismes de formation, pour identifier les innovations pédagogiques et échanger sur les réponses aux enjeux spécifiques de l’entreprise.

D’autres défis attendent le responsable formation : comment faire mieux avec les moyens mis en œuvre, être plus efficient, investir de matière plus rationnelle ? Ces questions renvoient à l’amélioration de l’évaluation des actions de formation et au ROI, voire au ROE (return on expectation).

Comment le responsable formation peut-il relever ces défis ?

Les montants investis en formation et la complexité croissante de l’écosystème militent pour le recours à des solutions technologiques performantes, à même de l’aider à gagner en efficacité. L’automatisation des processus administratifs va y contribuer, en limitant le temps consacré à ceux-ci. Le recours à une solution TMS (training management system) est synonyme de gains de simplicité, fluidité et rapidité dans la gestion de la formation, avec un retour sur investissement immédiat. L’outil digital permet notamment de faciliter la signature en ligne des conventions de formation et leur archivage, ou encore le processus de convocation. Autre exemple : l’émargement digital, qui va déclencher automatiquement la facturation sans avoir à gérer une multitude de feuilles d’émargement, notamment pour les formations internes, intra-entreprise et digitales.

Comment tirer pleinement parti des solutions digitales dans le management de la formation ?

Un outil TMS va favoriser le caractère collaboratif de la démarche. En interne, plusieurs acteurs sont impliqués dans l’utilisation de la solution : le salarié, qui va exprimer une demande de formation, que le manager va ou non valider ; le service formation, qui effectue la commande et contrôle les différentes étapes automatisées de gestion administrative ; le service comptable, qui va s’occuper du règlement de la facture.

La solution TMS implique aussi étroitement les organismes de formation. Chaque entreprise peut intégrer ses propres prestataires dans la plateforme TMS mais aussi accéder aux organismes déjà présents et référencés par la communauté d’utilisateurs. Tous sont rassemblés dans un catalogue unique ; il suffit d’opter pour une formation, de renseigner la date et le salarié concerné, et l’ensemble du processus est lancé de manière automatique. De son côté l’organisme utilise le TMS pour transmettre les documents administratifs ; par ailleurs son offre est mise à jour en temps réel dans l’outil par différents moyens technologiques de type web scraping (aspiration des contenus des sites internet des organismes de formation) ou API ou éventuellement par interaction au fil de l’eau pour les plus petits volumes.

En se libérant de tâches lourdes et chronophages, le responsable formation peut se positionner sur des activités à plus haute valeur ajoutée. Quelles sont, à vos yeux, ces activités ? En quoi le TMS contribue-t-il à un changement de posture ?

Le responsable formation va pouvoir renforcer son rôle de conseil, dans une logique d’accompagnement stratégique de l’entreprise. La transformation des métiers s’accélère, il s’agit d’anticiper son impact sur l’adaptation des compétences – un enjeu majeur pour chaque organisation.

Au-delà de libérer du temps, le TMS offre l’opportunité de mieux exploiter les données liées à la gestion de la formation. L’outil va permettre de générer des reportings et indicateurs précis, favorisant des décisions plus objectives. Il représente une véritable opportunité de gagner en efficacité dans le pilotage de la formation, par exemple en validant la pertinence de nouveaux formats pédagogiques ou en vérifiant le rapport qualité-prix des formations et leur pertinence. Autant d’indicateurs utiles pour améliorer le plan de développement des compétences et répondre aux attentes de l’entreprise.

Dans un monde marqué par l’accélération des changements, les entreprises doivent être agiles, réactives, anticipatrices, pour in fine mieux se transformer. Les services formation sont attendus pour jouer un rôle-clé dans cette dynamique, mais sont confrontés à une charge administrative lourde et chronophage.

Comment permettre aux responsables formation de consacrer davantage de temps à leur cœur de métier ? Le digital s’impose aujourd’hui comme un levier essentiel de performance, avec l’appui de solutions TMS (training management system). Découvrez leurs atouts dans notre dernier livre blanc, « Gestion de la formation : l’indispensable révolution digitale ».

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Pourquoi le responsable formation a-t-il intérêt à se libérer des tâches administratives chronophages ?

Ce temps gagné profite à des missions orientées sur la création de valeur : l’accompagnement des managers et des salariés dans l’adaptation des compétences ; l’anticipation des réponses à apporter à la transformation des métiers ; ou encore les échanges avec les organismes de formation et la veille des innovations pédagogiques.


Quels sont les atouts des solutions TMS pour faciliter le quotidien des responsables formation ?

Elles permettent d’automatiser l’ensemble des processus administratifs, et donc de gagner en fluidité et en rapidité. Leur performance est étroitement liée à leur dimension collaborative et à la mobilisation de plusieurs parties prenantes : en interne, le salarié, le manager, le service comptable ; en externe, les organismes de formation.


Quelles sont les missions « augmentées » du responsable de formation ?

Grâce au TMS, il a davantage de temps à consacrer à sa mission de conseil, contribuant ainsi à la concrétisation des ambitions stratégiques de l’entreprise sur le volet « compétences ». Sa plus-value tient aussi à sa capacité à exploiter pleinement la data recueillie par l’outil pour éclairer les choix d’investissement en formation.