C’est quoi un logiciel « collaboratif » de gestion de la formation ?

Outre de valoriser l'esprit d'équipe et de simplifier les échanges, un logiciel "collaboratif" de gestion de la formation accompagne au quotidien les organisations et les pratiques managériales. En centralisant les données et en harmonisant les usages entre les différentes parties en présence, il fluidifie la mise en place et le suivi des formations.

Aujourd’hui, dans un univers concurrentiel en mouvement constant, une organisation doit valoriser, augmenter et partager les connaissances de ses équipes. La formation continue participe à répondre à ces enjeux, encore faut-il avoir la gestion de cette formation adéquate. En étant synthétique, cela consiste à gérer, suivre et contrôler toutes les données concernant les formations, passées, présentes, à venir, de l’entreprise en contrôlant et optimisant le budget formation au regard des besoins en compétences pour demain. La gestion de la formation représente donc un réel levier stratégique pour l’entreprise

Logiciel “collaboratif” : un espace numérique centralisateur

Les enjeux de la gestion de la formation pour une entreprise sont divers :

● répondre à un besoin légal, stratégique ou volontaire,
● constituer la mémoire collective de l’entreprise et de ces prestataires ou clients,
● mutualiser les informations des parties prenantes,
● assurer un suivi en temps réel des activités de formation,
● permettre l'adaptation d'un programme de formation dans son contenu et son format,
● gagner du temps dans les démarches RH.

Ainsi, la gestion de la formation s’en trouve facilitée lorsqu’il y a une meilleure circulation de l’information et une amélioration de la qualité de vie au travail pour les collaborateurs de la fonction RH, pour les responsables formation, pour les managers et pour les prestataires. Comment obtenir ce résultat sans se lancer dans une usine à gaz dont il faut démultiplier l'existence selon la taille de l’entreprise, le nombre de prestataires et le besoin de formation ? Il est donc important de choisir le bon outil de gestion de la formation. Les plateformes collaboratives dédiées à la formation représentent une bonne réponse.

"un espace de travail digital
accessible partout et par tous"

De quoi parle-t-on ? Un logiciel de gestion de la formation "collaboratif" s’apparente à un espace de travail digital accessible partout et par tous, avec les protections de sécurité adaptées, notamment RGPD. Il met en commun des outils, applications et informations. Cela peut concerner la gestion de la formation, mais aussi la gestion des compétences, de la paie… Trop souvent limitée aux seuls collaborateurs de l’entreprise pour partager entre eux des documents de travail (tableur, document Word, agenda…) et des données, sa vraie utilité commence vraiment lorsqu’il inclut aussi les prestataires et les utilisateurs internes ou externes avec lesquels l’entreprise mène des projets. Dans cette configuration, il devient effectivement un véritable facilitateur de communication entre toutes les parties :

● suivi des plannings
● mise à jour des données
● identification des intervenants
● tout échange d’information en temps réel.

Faire collaborer toutes les parties prenantes pour gagner du temps et de l’efficacité

Une plateforme collaborative tient sa singularité, car l’approche du partage de données transcende les organisations sans multiplier les opérations par autant d’interlocuteurs. Chacune garde son fonctionnement propre sans l'imposer aux autres ou subir celui des autres. A chaque fois, chaque utilisateur de la plateforme l’utilise en l’adaptant à son univers. Il n’est pas impacté par l’organisation digitale de son interlocuteur.

Par exemple, un organisme de formation renouvelle son offre. Il va renseigner une seule fois les éléments qui changent et ceux qui sont nouveaux. La plateforme va traiter ces données et les mettre à disposition de toutes les entreprises clientes sans autre intervention. L’accès à l’information est immédiat auprès de tout le public concerné : les responsables de formation, les managers, les collaborateurs et les stagiaires en formation.

Autre exemple : une formation réunit huit participants, dont un doit reporter sa présence. Tous les responsables formation qui ont repéré la formation, voire inscrit les collaborateurs pour une autre date, peuvent savoir immédiatement qu’une place se libère et s’en saisir s’ils le souhaitent.

" rendre plus performante et réactive
la gestion prévisionnelle des emplois et de compétences "

Développer une GPEC robuste et fluide en temps réel

En permettant la contribution de tout un écosystème, le logiciel “collaboratif” dédié à la gestion de la formation peut ainsi rendre plus performante et réactive la gestion prévisionnelle des emplois et de compétences (GPEC). En effet, il rend possible le traitement en temps réel de toute une série de critères :

● établissement d’un parcours de formation
● gestion des plans prévisionnels de formation
● gestion logistique de la formation
● pilotage de la formation
● standardisation des processus d’inscription, de suivi et d’évaluations
● conformité réglementaire.

Les bénéfices de cet outil sont donc multiples. En tant qu’élément centralisateur des données, une plateforme collaborative agit comme une véritable place de marché et de gestion de l’ensemble des thématiques liées à la formation. Et ce, aussi bien du côté responsable RH, que salarié ou organisme de formation. Chacun dispose d’une mutualisation des ressources avec des données réunies dans un seul endroit.

D’où une administration facilitée, une vue à 360° des besoins face aux ressources disponibles, une visualisation graphique des données, une vision globale des aptitudes de chaque collaborateur intégrant des thèmes comme les soft skills ou la polycompétence par exemple. A cela s’ajoute un lissage des coûts entre les différents acteurs de la formation en présence. L’aspect mutualisation est un atout fort, car il permet de diminuer la charge budgétaire de la chaîne de la formation sans réduire la qualité de service, au contraire.