Maintenir les compétences des collaborateurs : de quoi parle-t-on ?

Gestion des compétences - GPEC

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) vise à organiser la montée en compétences des collaborateurs en vue des besoins anticipés par l’entreprise. Derrière, il y a un enjeu clé : le maintien des compétences à la fois pour rester compétitif et innovant, et à la fois pour respecter des obligations légales et réglementaires.

Mettre en place une organisation apprenante

Un constat s’impose avec la crise de la pandémie de la COVID-19 : les changements auxquels font face les entreprises sont de plus en plus rapides. À ce titre, les sujets à traiter peuvent être de plus en plus complexes. Les collaborateurs sont amenés à s’adapter, à tester et être dans l’auto-apprentissage. Pour réussir, ils ont besoin d’être totalement à l’aise avec les compétences déjà acquises et en capacité de les actualiser.

Pour parvenir à cet objectif, le responsable de formation peut :

● expliciter l’objectif et l’utilité de la formation et de l’apprentissage,
● inviter le collaborateur à autant écouter, ressentir qu’observer son environnement de travail,
● favoriser, avec les managers, un principe de formation au quotidien,
● varier les modes d’apprentissage proposés.

En revanche, il est de son intérêt d’éviter de :

● négliger l’expérience personnelle de chaque collaborateur,
● considérer qu’un collaborateur senior apprend moins bien qu’un collaborateur junior,
● privilégier les hard skills aux soft skills, et inversement,
● standardiser un programme de formation applicable à tous les salariés.

Le tableau de bord du maintien des compétences

La réussite du maintien des compétences repose sur la qualité du suivi. Celui-ci permet d’identifier les compétences dont l’entreprise a besoin et aura besoin, et celles qui sont déjà présentes. Cette vision est fort utile lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise. La DRH peut ainsi anticiper les pertes de compétences éventuelles, moduler ses critères de recrutement, et prévoir les formations nécessaires pour éviter une baisse de compétitivité de l’entreprise.

Un tableau de bord des compétences est pertinent, s’il :

● s’appuie sur un référentiel de compétences homogène et des fiches de postes,
● liste les compétences individuelles acquises, nécessaires, et souhaitables,
● définit un profil en temps réel pour chaque collaborateur,
● archive les formations déjà suivies.

Il peut faire l’objet d'améliorations, en l’absence :

● d’interaction avec le catalogue de formations retenu,
● de mise à jour automatique lors des entretiens individuels,
● du recensement des compétences cachées et du feed-back du collaborateur,
● d’un planning des formations suivies, programmées et à initier.

La gestion des habilitations professionnelles à renouveler

Parmi les compétences à maintenir, il y a celles qui font l’objet d’une habilitation à renouveler régulièrement. Chaque DRH sait que ce sujet est à surveiller comme le lait sur le feu. En effet, si un collaborateur dépasse à la date de renouvellement de son habilitation, du jour au lendemain, il n’est plus employable, sauf à ce que l’entreprise se trouve en infraction. Cela concerne par exemple les collaborateurs amenés dans leur mission à intervenir près des réseaux enterrés ou aériens, ou sur les installations électriques. À cela s'ajoutent les collaborateurs « sauveteur secouriste du travail » ou SST. Chaque entreprise, selon sa taille, se doit de veiller à disposer d’un nombre minimum de salariés habilités SST.

Là encore, le responsable de la formation a besoin d’un suivi précis :

● identifier les missions et les postes concernés,
● repérer et suivre les collaborateurs appelés à disposer de ces habilitations,
● anticiper les périodes de renouvellement,
● qualifier la compétence à maintenir : acquisition, renouvellement, perfectionnement…

Ce suivi ne peut être efficace, si :

● les dates d’acquisition, du dernier renouvellement et du prochain renouvellement ne sont pas référencées et mises à jour,
● le détail de la compétence n’est pas explicité afin de lister les missions où le collaborateur pourra effectivement intervenir,
● les délais d’inscription et de suivi des formations ne sont pas connus par avance,
● une veille sur l’évolution législative et réglementaire n’est pas opérationnelle.

Les outils digitaux, et en premier lieu des plateformes, apportent une simplification et une agilité du suivi du maintien des compétences. Ils apportent toute la transparence nécessaire sur l’état des lieux en temps réel. Ils fiabilisent les données collectées et permettent d'optimiser le partage de l’information. Chaque acteur de l’entreprise peut consulter cette dernière à un endroit unique quand il le souhaite : le collaborateur, le manager, le responsable de la formation, la DRH, la direction juridique, la direction financière, la direction générale...

Qu’est-ce qu’une compétence à maintenir ?

Il peut s’agir d’une hard skill ou soft skill. Il s’agit d’une compétence dont l’entreprise et le collaborateur ont besoin d’entretenir, de garder à la pointe des évolutions technologiques, comportementales et sociétales. Cela dépasse le seul enjeu des habilitations professionnelles qui sont à renouveler régulièrement selon le cadre légal en vigueur que le responsable de formation se doit de connaître.

Comment maintenir les compétences dans l’entreprise?

Le maintien des compétences s’organise autour de l’auto-apprentissage, mais aussi et surtout dans le cadre d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. À partir du référentiel de compétences défini dans le cadre de cette GPEC, chaque collaborateur doit parvenir à se former de façon très régulière et continue. Charge au responsable de formation de disposer d’un tableau de bord pertinent pour suivre toutes les actions et informations pour chaque collaborateur.

Pourquoi maintenir des compétences ?

Maintenir des compétences relève de deux enjeux. Le premier est légal puisque toute une série de métiers a l'obligation de mettre à jour leur connaissance et leur pratique, pour continuer à exercer. Le second est stratégique : l’entreprise ne peut pas espérer gagner en compétitivité et innover si elle ne permet pas à ses collaborateurs d'être les plus proches possible des nouvelles pratiques et nouveaux savoirs dans leur métier.