Mettre en œuvre un suivi de formation

Évaluation de la formation - Performance de la formation

La réussite d’une GPEC et du plan de développement des compétences repose sur une juste évaluation des formations dispensées auprès des collaborateurs. Pour y parvenir, un suivi après chaque formation s’impose. Lisez cette fiche pratique pour l’organiser.

Quels objectifs pour un suivi de formation ?

Avant même d’organiser un suivi des formations choisies par des collaborateurs, le responsable de formation doit réunir toute une série d’informations indispensables. Il s’agit d’abord de disposer des besoins de compétences pour l’entreprise et chaque collaborateur. Ainsi, cela permet de savoir si la formation a effectivement apporté l’apprentissage attendu pour favoriser le maintien d’emplois. D'ailleurs, la rédaction d’un cahier des charges peut être utile pour résumer et prioriser les attentes qui se sont exprimées.

Ensuite, il convient de s’intéresser aux objectifs de la formation. Dit autrement, à la fin de la formation, quelles tâches nouvelles pourront être réalisées ou quelles actions pourront être mieux exécutées. Puis, il paraît utile de relever les stratégies pédagogiques qui seront utilisées. Enfin, il reste important de s’assurer que le collaborateur est bel et bien motivé pour apprendre. En cela, un accès rapide aux rapports d’entretiens individuels permet de le vérifier.

Fort de ces éléments, il devient possible de fixer les objectifs pour suivre le déroulement des formations. Par exemple :

● les salariés ont un haut niveau de satisfaction,
● le choix et la gestion de la formation ont été fluides tant pour le responsable de la formation que le manager et le participant,
● le déroulement des cours a été conforme au descriptif,
● les compétences visées sont réellement acquises et validées,
● la formation a un réel impact sur les missions du collaborateur.

Quels outils devez-vous mettre en place pour le suivi d’une formation ?

Le suivi demande l’utilisation de nombreux supports avec une temporalité différente. Par souci de simplicité, d’efficacité et de fiabilité, les solutions digitales apportent un vrai confort d’usage et un gain de temps précieux. D’abord, cela permet au management de disposer de toutes les informations et du contexte de chaque formation programmée.

Ensuite, vous pouvez facilement archiver tous les documents utiles pour faire un bilan en référençant chaque formation et chaque apprenant :

● résultat de test de connaissance avant et après,
● questionnaire de satisfaction,
● feuille d’émargement,
● autoévaluation et training,
● évaluation des compétences quelques semaines plus tard,
● historique des formations suivies,
● historique des participants ayant suivi la formation.

Grâce à toutes ces données, le responsable de formation, mais aussi le manager et le collaborateur peuvent piloter finement l’accompagnement dans la montée en compétences. Et plus les années vont s’accumuler, plus les choix seront qualifiés. En effet, chaque formation peut être évaluée à la fois pour sa qualité pédagogique et son efficacité à répondre réellement aux besoins de l’entreprise et de l’apprenant. S’il existe une difficulté, celle-ci peut être traitée :

● elle est mineure et exceptionnelle : l’organisme de formation ou le formateur la corrige, et l’entreprise peut continuer à solliciter son catalogue d’offres de formation ;
● elle est majeure et répétée : le choix peut se tourner vers un autre prestataire ou d'autres modalités pédagogiques.

Est-ce qu’il existe des obligations légales autour du suivi de LA formation ?

L’entreprise, qui achète des formations, n'a pas formellement d’obligation en matière de suivi d’une formation selon les textes du droit du travail. En revanche, elle y trouve de nombreux avantages à le faire pour :

● s’assurer que les formations choisies répondent bien à ses objectifs de développement et ceux de ces salariés,
● créer un benchmark tant financier que pédagogique des organismes de formation,
● démontrer qu’elle applique son obligation de formation tout au long de la vie envers ses collaborateurs.

En revanche, un organisme de formation professionnelle et les formateurs indépendants doivent respecter un formalisme pour justifier leur intervention et sa réalisation. En plus de préciser s’ils produisent un plan de formation et fournissent des supports, ils doivent établir une feuille d’émargement pour attester de la présence de chaque stagiaire inscrit, un questionnaire d’appréciation et une attestation de suivi au terme de cette dernière.

Quels critères pour déterminer l’efficacité d’une formation ?

Le suivi d’une formation aboutit, notamment, à mesurer l’efficacité de cette dernière. Cette efficacité ne s’établit pas immédiatement après une formation, sans quoi le jugement porté pourrait être biaisé. Elle s’inscrit dans la durée. En effet, une formation peut avoir été réussie sur la forme et sur le fond, mais produire peu ou pas d’effets majeurs pour l’entreprise. Il revient au responsable de formation de s’intéresser aux causes professionnelles et personnelles.

Pour cela, il a besoin de vérifier que les nouvelles compétences acquises sont bien ancrées et que le poste occupé ou l’organisation du travail en place permettent de les appliquer. Cela peut aussi s’expliquer par un défaut d’outils ou de processus incompatibles, voire d’un engagement réduit. Ce travail d’analyse et d’échange avec les salariés peut aider à détecter une perte de motivation liée à un manque de confiance en soi ou tout simplement une prise de conscience de ne pas être intéressé par la mission ou l’évolution du poste.

Il faut également tenir compte de l’évolution de la stratégie de l’entreprise et de son déploiement. Une avance de phase, un retard ou un abandon de projet peuvent expliquer qu’une compétence ne puisse pas dégager un retour sur investissement élevé. Si cela intervient à un moment de transformation majeure, la situation paraît normale. Elle l’est moins quand l’entreprise ne recherche plus les compétences, qui ont fait l’objet d’un plan de formation, de manière chronique. Cela veut dire que le responsable de formation doit préciser à la direction générale et aux managers que les choix ne sont pas adaptés ou décidés trop tardivement par rapport aux enjeux du terrain.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Comment faire le suivi d’une formation ?

Le suivi d’une formation repose sur la qualité des outils. Les solutions digitales offrent aujourd’hui une expérience simplifiée, agile, fluide et fiable. Elles permettent de consulter toutes les informations en temps réel et de prendre rapidement une décision. Car le suivi demande de manier une multitude de données dont certaines peuvent remonter à plusieurs mois.

Comment apprécier une formation ?

L’appréciation d’une formation se mesure à travers le temps. Se baser uniquement sur le questionnaire de satisfaction rempli en fin de session biaise l’évaluation. En effet, si le ressenti à chaud est important, la mise en œuvre effective de la compétence acquise l'est encore plus.

Comment mesurer l’efficacité d’une formation ?

L’efficacité de la formation repose sur plusieurs critères dont la source vient de la détermination des besoins en compétences de l’entreprise et des collaborateurs. A cela s'ajoutent les apports pédagogiques. Une formation peut être réussie sur le fond et la forme et pourtant ne pas être efficace pour l’entreprise. Le responsable de formation doit en chercher les causes dans l’organisation de son entreprise et la motivation du personnel.