Nos 5 conseils pour réussir votre rentrée 2021

Gestion de la formation

La rentrée 2021 s’annonce particulière et unique, comme l’avait été celle de 2020. Pourtant, elles ne se ressemblent en rien. En ce début de mois de septembre, de nouveaux défis et enjeux s’imposent aux responsables de formation et aux entreprises dans la gestion des formations.

La crise provoquée par la pandémie de COVID ne cesse d’impacter les organisations. Les effets s’enchaînent l’un après les autres. Et la formation n’y échappe pas. Le retour à monde normal tant espéré l’an dernier est toujours un espoir, mais pas encore une réalité. De fait, malgré une réactivité incroyable où le distanciel a su compenser le présentiel, les entreprises ont beaucoup moins formé. Pourtant, les responsables de formation ont vu leur charge de travail décupler. Malgré, un repos estival bien mérité, ce contexte reste d'actualité. Dès lors, il est temps de reprendre la main et de ne plus subir les évènements.

Gagner du temps pour mieux s’occuper des collaborateurs

Le premier défi de cette rentrée est de s’occuper, soigner, écouter les collaborateurs. Après une longue période éloignée des locaux de l’entreprise soit par le télétravail soit par l’activité partielle, ces derniers vont être de plus en plus nombreux à reprendre leur poste en présentiel, dans le strict respect des gestes sanitaires, voire du pass sanitaire.

Dans cette nouvelle période, le responsable de formation va avoir un rôle clé pour permettre à chacun de retrouver rapidement ses repères et les bons réflexes. Plus que jamais, l’accompagnement se doit d’être personnalisé. Ce qui veut dire une nouvelle phase de surcharge de travail. Pour y faire face, le digital a démontré sa fiabilité et sa simplicité. De nombreuses plateformes, dont le TMS Place de la Formation, ont fait la preuve de leur capacité à faire gagner du temps sur toutes les tâches administratives, qui sont par définition chronophages. L’avantage est aussi de réduire à la part congrue les lourdeurs administratives que sont les factures, la gestion des fournisseurs, le suivi des indicateurs de performance et de toutes les étapes de l’activité de formation.

Être vigilant sur le niveau de fatigue des collaborateurs

Rechercher la simplification des procédures administratives des formations dépasse la seule optimisation de l’organisation des responsables de formation. Elle répond à un autre enjeu qui est monté en puissance depuis le printemps dernier : la fatigue des salariés. Certes, les vacances d’été auront permis de la réduire. Mais elle n’est pas totalement effacée.

L’une des causes de cette fatigue, anormalement élevée, vient d'une partie des collaborateurs qui ne parvient pas à concilier parfaitement vie personnelle et vie professionnelle. Cela tient en partie au télétravail et à la présence des enfants au domicile. Tant que le risque de contamination reste fort, et que des classes peuvent être fermées, les parents vont devoir continuer à gérer cette situation du mieux qu’ils peuvent. Mais forcément, cela crée des incidences dans leur travail à accomplir.

Développer les formations professionnelles proposées

Ce déséquilibre n’est pas inéluctable. Et le responsable de formation aurait tout intérêt à faciliter la reprise en main des postes de travail par des formations. Il apporte ainsi une réponse aux besoins des collaborateurs. Dans le même temps, il faut réintensifier les formations du personnel pour qu’il reste compétitif et en phase avec les objectifs de l’entreprise.

Et puis, faire cet effort de développer des formations apporte une réponse que les DRH savent pertinente : créer du lien entre les collaborateurs. En cela les formations internes sont à privilégier :

● pour redonner du sens dans les missions,
● renforcer la cohésion des équipes,
● et favoriser la considération.

Malgré les inconnues autour du pass sanitaire et la prise en compte d’une non-vaccination, le présentiel est à privilégier. C’est un levier d’une incroyable efficacité pour réengager les collaborateurs, que le distanciel ne parviendra jamais à égaler. Parmi les formations porteuses, il y a celles autour de la transformation digitale, le développement personnel, ou encore l’efficacité professionnelle. Elles permettent à chacun de partager son expérience et livrer ses ressentis sur des situations concrètes.

Sécuriser le parcours formation

Mener toutes ces actions peut toutefois être vain. Pourquoi ? Le responsable de formation a besoin de sécuriser l’ensemble des étapes du parcours formation. Et ce n’est pas qu’une question de RGPD sur les traitements des données. Il a besoin d’informations fiables, cohérentes et actualisées afin de disposer à tout moment de bons indicateurs, savoir quelles compétences de chaque collaborateur peuvent être mises en œuvre, connaître quelle formation est réalisée, retardée, annulée…

Là encore, le digital et l’usage d’une plateforme rendent cet enjeu simple et pertinent. Non seulement l’entreprise peut justifier toutes ces actions en quelques clics lors d’un contrôle, mais surtout elle dispose d’un tableau de bord très précis des besoins et des réalisations de formations. Bref, il ne suffit pas de collecter de la data, il importe de l’utiliser à bon escient.

Inscrire la gestion de la formation dans la politique RSE de l’entreprise

Au final, cet enjeu de la sécurité des données répond également à d’autres problématiques. Ainsi, il contribue à fluidifier les échanges entre le responsable de formation, les managers et leur équipe. L’information est stockée en un seul endroit et consultable par tous ceux qui en ont l’autorisation. Ce qui évite une expérience collaborateur dégradée avec une multitude de formulaires papier à remplir, à déchiffrer, à répertorier et qui peuvent se perdre : demande de formation, évaluations, émargements… La liste est sans fin.

Pouvoir réaliser toutes les opérations en ligne apporte un réel confort. Cerise sur gâteau : c’est aussi utile pour l’environnement. Le digital permet de tendre vers le zéro papier. De la sorte, le responsable de formation apporte sa petite pierre dans la mise en œuvre de la politique de responsabilité sociale et environnementale (RSE) de l’entreprise, tout en favorisant le bien-être au travail du personnel.

À travers ces cinq conseils, j’invite le responsable de formation à accepter d'abandonner la réalisation des tâches les plus chronophages et à faible valeur ajoutée. C’est-à-dire tout ce qui l’éloigne du terrain et des échanges avec les collaborateurs. Cela nécessite d’être moins dans le contrôle et de déléguer au digital tout ce qui peut l’être. Non seulement il y a un gain de sérénité, mais son professionnalisme et son expertise en sortent grandis. Quant à l’entreprise, le gain est aussi économique. L’usage d’une plateforme permet d’optimiser un budget contraint. Faire plus de formation permet d’accélérer la transformation en cours, sans forcément dépenser plus. Un cercle vertueux pour cette rentrée.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Quels sont les enjeux de la gestion de la formation ?

En cette rentrée de septembre 2021, les collaborateurs reviennent dans les entreprises après en avoir été éloignés pendant plus de dix-huit mois. Le responsable de formation est en première ligne pour les accompagner à reprendre leurs repères et les bons réflexes. Pour cela, il doit se dégager du temps pour être à l’écoute et apporter une réponse de formation personnalisée.


Comment un responsable de formation peut-il gagner du temps ?

Le digital apporte tous les outils dont a besoin le responsable de formation. Ce dernier doit accepter de lui déléguer les tâches les plus chronophages pour pouvoir se concentrer sur les attentes des salariés et les besoins de compétitivité de l’entreprise. De plus, les plateformes de gestion de la formation lui permettent de traiter toutes les informations collectées de manière fiable et actualisée, sous la forme d’indicateurs et de suivi qualitatif à chaque étape du processus de formation. Cette fin du papier participe à une meilleure expérience collaborateur avec des process accessibles, simples et rapides.


À quoi peut faire face un responsable de formation en cette rentrée 2021 ?

Après avoir été contraint à réduire le volume des formations en raison de la COVID 19, le responsable de formation se doit de développer l’offre faite aux salariés. Il va de la compétitivité de l’entreprise, mais aussi de l’engagement des collaborateurs. En effet, une formation participe activement à renforcer le lien social entre les collaborateurs, et tout particulièrement lorsqu’elle se fait en interne et en présentiel. Toutefois, un point de vigilance : le niveau de fatigue des équipes. Il reste élevé malgré les congés d’été.