Subrogation : quelle alternative aux OPCO ?

Gestion de la formation — Gestion administrative

Les missions des opérateurs de compétences sont désormais recentrées sur les TPE et PME de moins de 50 salariés. Ils peuvent toujours fournir des services aux entreprises de 50 salariés et plus, mais dans le cadre d’un versement volontaire. Les organisations peuvent donc solliciter l’OPCO de leur branche si elles y trouvent leur compte en termes de coût/bénéfice. Si le rapport leur est défavorable, d’autres solutions sont à leur disposition : l’internalisation de la gestion des frais de formation ou le recours à un opérateur privé.

La subrogation de financement repose sur un principe de délégation : en tant qu’entreprise, je décide de confier à mon OPCO la gestion de la facturation des actions de formation, de leur règlement et de la vérification des paiements. Je justifie que la dépense a bien eu lieu, et l’organisme de formation se fait directement payer par l’OPCO. Pour les responsables de formation, l’avantage est évident : en finir avec un travail chronophage et à faible valeur ajoutée. Ils se déchargent d’une gestion dont le coût est significatif – on l’estime à 27 à 32 euros par facture.

Or depuis la réforme de 2014, entrée en vigueur en 2015, les missions des OPCO ont été recentrées sur les entreprises de moins de 50 collaborateurs. Pour les sociétés avec davantage de salariés, le service de subrogation ne s’inscrit plus dans le cadre d’une contribution légale mais dans celui d’un versement volontaire. En clair, et sous réserve que l’OPCO continue à proposer ces services, c’est à l’entreprise de décider si elle est prête à ce versement, en s’assurant qu’elle y trouve toujours son compte.

Davantage de fonds consacrés réellement à la formation

Il est toujours possible d’opérer cette gestion en interne, mais cette activité représente autant de temps que les responsables de formation ne consacreront pas à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Une autre option est celle de la subrogation privée, encore très peu répandue mais promise à une montée en puissance. Chez Place de la Formation nous proposons déjà ce service de tiers payeur à nos clients, dans le cadre de l’abonnement à notre plateforme TMS, et cela sans aucun coût supplémentaire. Chaque fin de mois, le système agrège toutes les factures des organismes, pour les formations que l’entreprise a commandées via notre plateforme, et les transforme en une seule facture. Charge ensuite à Place de la Formation de répartir le paiement entre les différents prestataires.

L’argent économisé sort donc de l’enveloppe « frais de gestion » pour être intégré à celle dédiée aux actions de formation. Ce transfert est loin d’être anodin, sur un marché de la formation professionnelle évalué à 15 milliards d’euros par an. Les frais de gestion des OPCO représentent environ 4% du montant de l'investissement en formation des entreprises recourant à cette subrogation, un montant significatif dont l’emploi ne bénéficie pas directement aux actifs.

Les atouts du privé en termes de subrogation

La subrogation de financement est de plus en plus cruciale dans le domaine de la formation professionnelle. Quelques données chiffrées suffisent pour s’en convaincre. Le prix moyen d’une formation est évalué à 1 600 euros, soit un montant relativement bas – et avec pour corollaire la multiplication des actions de formation à budget constant.

Celui-ci peut être réparti en une multitude d’acteurs – on recense en France 60 000 organismes déclarés, avec le leader qui représente à peine 1 % du marché.

Cet éclatement est synonyme d’une importante volumétrie de prestataires potentiels, quand dans le même temps les grandes entreprises souhaitent limiter le nombre de fournisseurs référencés. Par effet de subrogation, les acheteurs peuvent réduire leur panel d’interlocuteurs en ayant un seul tiers comptable, une seule tête pour gérer les fournisseurs de formation, sans altérer l’accès à la richesse de l’offre... ni les budgets !

Plus de temps à consacrer aux missions à valeur ajoutée

A cette tendance de fond s’ajoute un phénomène récent, celui de la montée en puissance de la digitalisation. La multiplication des formats courts et leur diversification (modalités hybrides mais aussi podcast learning, immersive learning, etc.) s’accompagne d’une diminution de la valeur monétaire par formation et d’un nombre d’actions de formation en augmentation. L’activité de gestion va donc devenir de plus en plus chronophage, sans compter le risque d’emballement des frais de gestion.

Si l’on ajoute l’accélération de l’adaptation des compétences pour tenir compte de la transformation des métiers, il est à craindre que les responsables de formation perdent de plus en plus de temps dans la gestion, au détriment de l’accompagnement/conseil aux salariés, de la veille sur les nouvelles modalités pédagogiques et l’offre évolutive des organismes, et de la transformation de leur propre fonction.

PS : Merci à Jean-Philippe Cépède, directeur juridique – direction droit de la formation chez Centre Inffo, pour ses éclairages précieux sur le versement volontaire.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Quelles entreprises sont concernées par la subrogation de la gestion des formations ?

La loi du 5 mars 2014 a fait évoluer le rôle des OPCA, devenus depuis 2018 des OPCO : désormais positionnés sur l’accompagnement des entreprises de moins de 50 salariés, ils restent autorisés à proposer des service de subrogation de financement aux autres sociétés, en contrepartie d’un versement volontaire.

Quelle alternative existe pour les entreprises de plus de 50 salariés ?

La seule option, jusqu’à présent, consistait à internaliser la gestion des actions de formation, ce qui est chronophage et coûteux. Des opérateurs privés peuvent proposer ce service - de manière payante ou gratuite intégrée dans une solution plus globale - pour permettre aux responsables de formation de se recentrer sur leurs missions à valeur ajoutée.


En quoi une subrogation confiée à des opérateurs privés se révèle-t-elle pertinente ?

Chez Place de la Formation les clients bénéficient de cette subrogation, sans coûts supplémentaires, grâce à leur abonnement à la plateforme TMS. Quel que soit le nombre d’organismes de formation partenaires et de factures émanant de ces prestataires, ils n’ont à traiter qu’une seule facture par mois. L’accompagnement des salariés peut donc reprendre toute la place qu’il mérite.