La digitalisation de la formation s’appuie sur les outils numériques et permet de donner plus de place aux conseils. Elle s’applique autant à l’administration qu’aux moyens et méthodes d’apprentissage. Définition de la digitalisation de la formation.
Quelle digitalisation de la formation ?
La digitalisation de la formation s’appuie sur une plateforme LMS (learning management system). Elle utilise le codage informatique et la connexion internet pour permettre aux acteurs et organismes de formation de ne plus limiter les apprentissages en présentiel grâce au distanciel et l’e-learning. Chaque apprenant avance dans ses enseignements à son rythme et selon ses disponibilités. Et le formateur ainsi que le responsable de la formation peuvent contrôler l’avancement des connaissances avec des évaluations en ligne et la consultation des reportings de consultation des modules en ligne.
En réalité, les enjeux de la digitalisation de la formation sont bien plus larges pour l’entreprise, le responsable de la formation ou encore l’organisme de formation et le formateur. Pour ces acteurs, elle vient revisiter les pratiques et les opportunités de formation en automatisant toutes les tâches, et notamment celles à faibles valeurs ajoutées, à travers un logiciel TMS (training management system).
La digitalisation apporte de la fluidité dans les échanges, et simplifie d’accès à l’information en permettant de centraliser toutes les données en un lieu unique. Formateurs, apprenants, responsables de la formation peuvent s’y connecter quand ils le souhaitent et consulter les informations auxquelles ils peuvent accéder. Pour l’apprenant, son espace digital personnel lui permet de retrouver les documents administratifs utiles : convocation, plan de formation, lieu et date des sessions, contenus de cours, attestation…
Quel est l’objectif principal de la digitalisation ?
L’objectif principal de la digitalisation de la formation vise à ce que tous les collaborateurs en charge de la formation et les apprenants n’aient pas de freins à l’usage des outils proposés. Ce qui suppose qu’ils soient accompagnés dans les acquisitions et le renforcement de leurs compétences numériques et digitales. À ce titre, le responsable de la formation et la direction des ressources humaines jouent un rôle clé à chaque étape dans la préparation et la mise en œuvre des outils digitaux.
Pour autant, cet objectif pose surtout la nécessité pour les plateformes et les logiciels de placer l’expérience utilisateur au cœur de la création et la conception des processus proposés. Les actions à mener doivent être intuitives, faciles à mémoriser, et ne pas nécessiter de connaissances techniques excluantes. Cette transformation digitale passe en particulier par l’interopérabilité des systèmes d’information. Il s’agit de faciliter et simplifier les dialogues entre tiers physiques et tiers outils. Derrière, cette approche permet aussi de limiter les coûts d’investissements, de sécuriser les données collectées et traitées, et surtout de gagner du temps dans le déploiement de la digitalisation de la formation.
Autrement dit, le succès de la digitalisation de la formation repose sur la simplicité de l’usage des outils pour les utilisateurs afin de leur permettre de collaborer et d'échanger avec fluidité entre eux à distance. Et cela se traduit par un accès digital personnalisé, rapide et à tout moment aux informations et contenus collectés. La personnalisation permet de distinguer les droits à consultation, à gestion et à création ou saisie de données.
Par exemple, pour l’étape d’inscription à une formation, le responsable de la formation sélectionne les formations qui répondent aux objectifs de la GPEC, les salariés-apprenants choisissent les formations qui leur correspondent pour les dates et lieux qui conviennent et les formateurs accèdent aux profils des participants de chaque session, avec leurs attentes et leurs prérequis.
Quels outils digitaux pour la formation ?
Selon le degré du projet de déploiement de la digitalisation de la formation dans une entreprise, il existe plusieurs niveaux d’outils ou modules de ressources. Pour un organisme de formation, ce processus digital peut se limiter à un LMS (learning management system) pour offrir différentes modalités de pilotage pédagogique et d’accès au contenu des formations : présentiel, classe virtuelle, e-learning, vidéo…
Pour déployer la meilleure expérience, il est préférable pour un organisme de formation, mais aussi une entreprise et sa DRH, d’utiliser un outil TMS (training management system). Ainsi, l’ensemble des étapes de la gestion d’une formation (choix, inscription, suivi, évaluation…) peuvent être automatisées, et centralisées et fluidifier la communication entre toutes les parties prenantes : apprenants, service de la formation, direction générale, formateurs…
À noter que les TMS peuvent agréger des outils plus spécialisés, comme les LMS, mais aussi les LCMS (learing content management system) ou les LXP (Learning experience platform). La conception et la création de tels outils permettent de mettre en place la gestion du plan de développement des compétences et des parcours d’apprentissage des collaborateurs. L’offre digitale et numérique étant large, les entreprises et les organismes disposent des modules adaptés à leurs objectifs de transformation numérique.