Toutes les entreprises ont besoin que leurs collaborateurs puissent prendre du recul sur leurs missions en faisant un bilan régulier de ce qu’ils ont bien et mal fait. C’est le principe de l'entretien d’évaluation, à ne pas confondre avec l'entretien professionnel. Définition d’entretien d’évaluation.
C’est quoi un entretien d’évaluation ?
On parle d'entretien d’évaluation pour toute réunion formelle en face en face entre un manager et l’un de ses collaborateurs directs. Il vise à tirer le bilan du travail réalisé depuis le dernier échange, évaluer les objectifs et se projeter sur la prochaine période d’activité. Ce rendez-vous n’est pas obligatoire, contrairement à l’entretien professionnel, qui est un droit inscrit dans le Code du travail et que l’entreprise doit organiser au moins tous les deux ans pour aborder les perspectives professionnelles du salarié dans l’entreprise et sa montée en compétence en lien avec son maintien dans l’emploi.
Classiquement, l’entretien individuel d’évaluation a lieu une fois par année, mais elle peut être menée de manière plus fréquente : semestrielle, trimestrielle ou mensuelle… En effet, des spécialistes en ressources humaines relèvent l’importance du feed-back dans un délai raisonnable, en particulier à la fin d’un projet ou après un moment de crise, et de ne pas attendre une date trop lointaine. Cela évite de revenir trop en arrière et de permettre au collaborateur de s’appuyer sur ses points forts pour son développement, mais aussi de travailler rapidement sur ses points d’améliorations et de les appliquer dans la foulée. La régularité des rendez-vous peut aussi être un moyen de thématiser chaque rendez-vous, selon les besoins de l’employeur et les objectifs de développement de l'activité.
L’échange mené doit donc :
● permettre au collaborateur de partager son regard critique sur ses compétences, sa compréhension de ce qui s’est passé et exprimer ses besoins, notamment de formation à court terme ;
● au manager de verbaliser les réussites et les déceptions au regard des objectifs en particulier et notifier des remarques liées au comportement du salarié ou retours des autres collaborateurs ;
● aux deux interlocuteurs d’écouter ce que l’autre a à dire, de noter les points d’accords et de désaccords et de valider les nouveaux objectifs.
Comment se déroule un entretien d’évaluation ?
Il n’y a pas de format obligatoire pour un entretien d’évaluation. Chaque direction des ressources humaines met en place le processus en fonction de ce qui convient le mieux, en concertation avec les managers et les représentants du personnel pour bien analyser l’activité réalisée tout au long de l’année. En effet, il est crucial que les modalités soient acceptées par toutes les parties prenantes, sans quoi l’utilité même de cette discussion perd de son sens. Elle doit être entourée de sérénité, de confiance et de bienveillance pour porter ses fruits. Un code de bonne conduite est nécessaire.
Dans son déroulé, l’entretien individuel annuel doit permettre de libérer la parole et faciliter des prises de parole franches. Il faut notamment éviter les non-dits ou les imprécisions, car ce moment cimente les relations entre le manager et son collaborateur. Si l’entretien ne se déroule pas dans de bonnes conditions, les conséquences seront multiples, comme le désengagement du salarié ou la montée de tension relationnelle qui s’étend à toute l’équipe, voire à la satisfaction du client.
La DRH a donc tout intérêt à rappeler les règles et l’organisation retenus pour chaque entretien programmé :
● un délai de convocation suffisant pour préparer l’échange ;
● les conseils pour préparer ;
● le déroulé du rendez-vous : bilan de la période, échanges sur les besoins et concertation sur les nouveaux objectifs ;
● le temps de parole ;
● la gestion des désaccords.
Comment préparer un entretien d’évaluation ?
Un entretien d'évolution réussi est un entretien qui a été préparé par le salarié et par son manager. C’est pourquoi il est important que la date du rendez-vous, sauf cas exceptionnel, puisse être calée en avance. Ce délai permet à chacun de se poser pour prendre du recul afin de lister l’ensemble des points abordés.
Plusieurs documents peuvent servir de guide dans ce travail :
● le compte-rendu des précédents entretiens ;
● les objectifs fixés lors du précédent entretien ;
● le questionnaire d’évaluation pour le rendez-vous programmé.
Pour faciliter la communication, mais aussi simplifier la préparation, ces documents ont tout intérêt à être consultables en ligne, voire être saisis en ligne. C’est le cas du questionnaire d’évaluation. Le proposer à travers un outil numérique et sécurisé permet de fluidifier les échanges lors du rendez-vous et d’assurer une traçabilité.
Du côté du manager, ce dernier doit travailler plusieurs dimensions :
● le travail accompli par le collaborateur, le respect des objectifs et l’impact pour l’entreprise ;
● le relationnel et la vie sociale du collaborateur avec ses collègues ;
● le relationnel avec le management ;
● le relationnel avec les personnes extérieures à l’entreprise ;
● les besoins futurs de l’entreprise ;
● les perspectives de l’entreprise.
De son côté, le salarié va :
● identifier et tirer des enseignements de ses réussites et de ses échecs ;
● recenser ses besoins : organisation, missions, compétences, relationnel, moyens… ;
● exprimer ses ressentis ;
● communiquer sur ses envies d’évolution et sa place dans l’entreprise.
Les deux questionnaires peuvent être différents sur certains aspects. Cependant, il est important d’avoir des questions communes pour permettre le partage de points de vue sur sur les moyens et les résultats attendus par l’employeur ainsi que la performance mesurée concernant la qualité de l’activité professionnelle des salariés durant la période écoulée..