Un employeur doit proposer un rendez-vous formel à chacun de ses collaborateurs. Il s’agit d’un moment d’échange sur les perspectives d’évolution de carrière et les formations à suivre dans cet objectif. Définition de l'entretien professionnel.
Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?
Quel que soit le secteur d’activité, sa taille, son statut juridique, l’employeur doit organiser un entretien professionnel avec chacun de ses salariés. Cela s’applique autant à ceux en contrat à durée indéterminée (CDI) qu’en contrat à durée déterminée (CDD). De même, la durée du temps de travail n’entre pas en compte.
Cette disposition obligatoire existe depuis la mise en application de la loi Avenir professionnel en date du 5 septembre 2018. Elle repose sur trois objectifs principaux :
● informer sur les perspectives d’évolution de carrière professionnelle dans l’entreprise,
● vérifier que chaque salarié a suivi des formations et faire un point sur leur impact dans le quotidien du collaborateur,
● programmer de nouvelles formations en fonction des besoins et projets de chaque salarié, et éventuellement envisager une VAE (validation des acquis d’expériences) pour valoriser une expérience de terrain sans diplôme.
Ce rendez-vous peut être aussi l’occasion d’aborder la question de la rémunération. En revanche, il ne s’agit pas de procéder à une évaluation du travail accompli. Cette dernière intervient dans le cadre de l’entretien annuel.
L’entretien professionnel se réalise en présentiel ou en distanciel entre le salarié et son manager ou le responsable des relations humaines de l’entreprise. C’est un moment important où le salarié doit se sentir à l’aise et pouvoir s’exprimer librement. À travers cet échange, l’employeur peut mesurer le niveau de motivation et d’engagement du collaborateur et faire le bilan des actions en matière de développement des compétences. La fluidité du dialogue permet de détecter si le salarié a fait le tour de son poste et s’il faut envisager de lui proposer de nouvelles responsabilités ou s’attendre à son départ, faute de possibilité d’évoluer en l’état dans l’entreprise.
Quelles sont les obligations pour un entretien professionnel ?
Depuis 2018, l’entretien professionnel est obligatoire. Selon le Code du travail, cette obligation doit même être mentionnée dans le contrat de travail, avec la périodicité retenue par l’employeur. Celle-ci est fixée par un accord de branche ou un accord collectif d’entreprise. À défaut, il doit se tenir sur le lieu de travail :
● tous les deux ans pour le suivi de formation, les besoins de formation, l’évolution de poste, les informations autour de la VAE et du CPF en lien avec les actions prévues dans le cadre de la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences professionnels pilotée par les ressources humaines…
● tous les six ans pour établir, notamment, un récapitulatif exhaustif du parcours professionnel de chaque personnel embauché et des perspectives à venir,
● au retour du salarié d’un congé maternité, un congé parental, un congé sabbatique, un arrêt maladie de plus de 6 mois, un mandat syndical pour faire un point sur les envies du collaborateur, les besoins de formation, les évolutions de poste possible, la transformation de l’entreprise…
Chaque entretien doit faire l’objet d’un compte-rendu rédigé pendant l’entretien et validé par toutes les personnes présentes. Une copie est nécessairement remise au salarié par son manager à la fin du rendez-vous. Cette obligation n’est pas une évaluation, mais un état des lieux du parcours professionnel des salariés.
Si l’entreprise ne respecte pas les obligations associées à un entretien professionnel, elle s’expose à des sanctions. Parmi celles-ci, la loi prévoit le versement de la somme de 3 000 euros sur le compte personnel de formation (CPF) pour chaque salarié n’ayant pas eu d’entretien professionnel sur une période de 6 ans et suivi au moins une action de formation sur la même période. En effet, le législateur entend responsabiliser tous les employeurs dans leur rôle central dans l'adaptation de chaque poste de travail et le maintien de l’employabilité de tous les salariés.
Comment se déroule un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel doit suivre un minimum de formalisme. Ainsi, l’employeur doit informer le collaborateur au moins un mois avant la date où il se déroulera. Sachant que ce rendez-vous doit se réaliser sur le temps de travail et sur le site où se trouve le salarié. À noter que ce dernier peut refuser de se présenter. En ce cas, il doit transmettre un mail, un courrier qui précise sans ambiguïté cette intention.
La convocation à l’entretien professionnel doit préciser les informations suivantes :
● tous les points qui seront abordés,
● l’heure et la salle,
● les personnes participantes,
● le précédent compte-rendu s’il y en a un.
Pour favoriser un échange serein et positif, il convient d’organiser l’entretien dans des lieux disposant d’au moins une salle calme et dans une atmosphère détendue. En ouverture du rendez-vous, le manager ou le responsable RH rappelle les différents sujets qui seront abordés, et laisse la parole au salarié pour qu’il exprime son état d’esprit et son ressenti général. C’est l’occasion pour lui de faire part de sa motivation, ses doutes, ses satisfactions, ses déceptions, ses objectifs… Ensuite, il peut l’inviter à s'exprimer sur les sujets prévus :
● parcours professionnel et compétences,
● formations suivies et à envisager dans le cadre du plan de formation,
● financements des formations (entreprise, OPCA, CPF…),
● souhaits d’évolution dans le poste ou vers une autre fonction.
Lors des échanges, le représentant de l’employeur doit pouvoir préciser à chacun des points ce qui est possible ou pas, et les sujets où il doit revenir auprès du salarié après avoir consulté les ressources humaines. Pour cela, il doit préparer l’entretien personnel en anticipant les informations et réponses qui pourront être données au collaborateur. Par exemple, pour ce qui concerne le projet des formations à programmer pour renforcer l’expérience professionnelle, il est souhaitable qu’il organise un point avec le responsable de formation ou utilise les outils digitaux que ce dernier lui met à disposition pour connaître les enseignements professionnels possibles, les sessions disponibles, etc.