Dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, l’entreprise se doit de former ses collaborateurs. Dès qu’elle organise une formation par ses propres moyens, on parle d’actions de formation interne. Ces dernières doivent malgré tout respecter un cadre précis pour être reconnues à l’extérieur. Définition de la formation interne.
Pourquoi faire des formations internes ?
La formation interne consiste à programmer, organiser et délivrer des actions de formation aux collaborateurs en faisant appel aux propres ressources financières et humaines de l’entreprise. Cela lui permet de proposer un accompagnement et une montée en compétences adaptée à ses besoins et sa culture d’entreprise. Ce qui n’est pas le cas d’une formation externe qui est proposée à toutes les entreprises concernées et dispensée par un organisme de formation.
La mise en place de formations internes permet à l’entreprise de développer la transmission des savoirs et savoir-faire entre les collaborateurs dans le cadre de l’amélioration de son activité. L’entreprise s’assure que son niveau de connaissance reste constant, voire s’améliore pour chaque emploi. Dans ce cadre, la montée en compétence s’organise autour des besoins de l’entreprise et des collaborateurs. Et pour les secteurs sensibles, une telle pratique évite que les connaissances acquises profitent à la concurrence.
En termes d’organisation, la formation interne peut être perçue comme plus souple que la formation externe par le management. Les plannings de sessions s’organisent selon les contraintes du carnet de commandes et des rythmes de temps de travail liés à l’activité. À ce titre, elle peut être très réactive pour répondre à une situation urgente et critique d’un groupe, comme cela a pu être le cas lors du premier confinement de mars 2020 pour éviter la propagation du Covid-19. En quelques jours, le responsable de formation a pu former les collaborateurs à de nouvelles pratiques et usages d’outils pour leur poste de travail sur site ou à domicile, quand cela a été possible.
En résumé, la formation interne facilite :
● le transfert et le maintien des savoir-faire de qualité dans l’entreprise ;
● la valorisation des expertises individuelles chez chaque salarié ;
● le développement et le partage de la culture d’entreprise ;
● le renforcement des liens sociaux entre collaborateurs ;
● l’engagement de tous les salariés dans le projet de l’entreprise ;
● la maîtrise des coûts de formation.
Comment former ses salariés en interne ?
Le responsable de formation peut s’appuyer sur différents formats pour former en interne les collaborateurs de son entreprise :
● la formation instantanée et immédiate de très courte durée sur le poste de travail : un collaborateur forme un collègue bloqué dans sa mission par une difficulté opérationnelle, dont il a l’expertise ;
● la formation e-learning transmise à tous les salariés après une élaboration précise ;
● la formation en distanciel ou en présentiel par petits groupes en fonction des référentiels métiers et des activités de l’entreprise sur la base d’un plan pédagogique clair.
Chaque offre de formation doit être élaborée et communiquée selon la capacité d’amélioration des compétences, même si elle ne s'adresse qu’à une partie du personnel de l’entreprise. D’ailleurs, certaines formations peuvent être transverses à tous les corps de métier. Le programme de formation doit être à la fois souple dans sa mise en place et précis dans ces offres, sans chercher à couvrir la totalité des besoins de chaque emploi proposé. Cela ne sera pas possible. Le responsable de formation sait qu’il doit prioriser son accompagnement selon les urgences, les enjeux stratégiques et les moyens financiers disponibles.
Lorsque l’entreprise propose des milliers d’emplois chaque année, et organise des formations tous les jours de l’année, elle peut créer une école interne de formation ou un centre de formation interne. Ce type de structure permet d’accueillir tous les profils de candidats et de leur proposer une action de formation professionnelle de qualité à l’entrée et tout au long de leur parcours dans l’entreprise. C’est une solution stratégique pour pallier au phénomène de la pénurie de main-d'œuvre. Selon les modalités choisies, tout ou partie des formations dispensées pour être certifiantes et obtenir un financement de l’OPCO ou de l’État, notamment s’il s’agit de contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
Comment mettre en place une formation interne ?
La mise en place de formations internes relève des missions du responsable de formation. Avec l’aide des managers et de la direction générale, il cherche à aligner les besoins de l’entreprise en nouvelles compétences et ceux en montée de compétences des collaborateurs. Il pilote les offres de formation interne proposées :
● création des contenus de formation,
● sélection des formateurs en interne,
● choix des méthodes pédagogiques,
● gestion administrative des formations proposées,
● organisation logistique des formations.
Cette offre s’appuie sur les objectifs prévus au plan de développement des compétences, mais selon les moyens matériels dont dispose l’entreprise : salles, supports, matériels… Pour chaque action, elle doit aussi respecter un formalisme pour éventuellement obtenir un financement public :
● le détail du programme de formation avec notamment l’intitulé de la formation, la durée, les objectifs, les compétences à acquérir…
● la convention de formation (L6351-1 du Code du travail)
● le planning annuel des sessions pour chaque formation,
● les règles d’évaluation des acquis de compétences à l’issue de chaque session de formation,
● l’émargement de la feuille de présence,
● l'attestation de suivi de formation,
● le questionnaire de satisfaction,
● le suivi des stagiaires à l'issue de la formation.
Avant de mettre en place une formation interne, son programme pédagogique doit être déposé au ministère du Travail (DIRECCTE) pour qu'elle soit agréée. En obtenant un numéro d'enregistrement, elle peut percevoir des financements publics, dont celui d’un OPCO. Puis annuellement, le responsable de formation transmet au ministère le bilan pédagogique et financier.
Qui peut former en interne ?
La formation professionnelle interne est assurée par un collaborateur de l’entreprise, ou une personne extérieure selon les modalités définies par l’entreprise. Pour chaque formateur, le responsable de formation ne doit pas seulement s’assurer de la capacité à maîtriser les compétences à transmettre. Il doit aussi le former aux techniques de formation :
● savoir animer et communiquer une séance pour être attractif et percutant ;
● connaître les techniques de déblocage des résistances et de mise en confiance pour gérer les crises ;
● s'adapter à son public pour être compris et avoir de l’engagement ;
● être à jour des dernières évolutions du métier et de leur adaptation dans l’entreprise.
Ces points sont importants pour obtenir l'agrément de la formation interne, en plus de prouver les diplômes obtenus précédemment. Ils comptent aussi pour l'évolution de carrière du collaborateur-formateur. À ce titre, la DRH doit prévoir un avenant au contrat pour intégrer cette dimension dans les tâches demandées et pour lesquelles il est rémunéré. La rémunération peut être inchangée ou prendre la forme d’une prime exceptionnelle à chaque réalisation de session de formation.
Dans les grandes structures, et pour les formations établies à l’avance sur un planning, le responsable de formation peut prévoir l’envoi d’une feuille de mission à chaque formateur interne. Ce document joue un rôle clé dans la reconnaissance du collaborateur formateur vis-à-vis de sa contribution dans le développement de la pérennité de l’entreprise.