La gestion administrative contribue au bon fonctionnement de l’activité d’une entreprise, en particulier pour les ressources humaines et la formation des collaborateurs. Définition.
Qu’est-ce que la gestion administrative ?
Toute entreprise fait face à des démarches administratives, quelle que soit sa taille. Ces démarches sont étroitement liées au Droit des sociétés, au Code du travail, au Code du commerce, et autres dispositifs juridiques prévus dans le droit français… La gestion administrative va donc s’assurer que l’entreprise respecte et applique toutes ses obligations vis-à-vis de tous les tiers dans le cadre de son activité : clients, fournisseurs, administrations publiques...
À ce titre, la gestion administrative figure parmi les rouages centraux afin d'assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Elle crée et diffuse tous les documents utiles et nécessaires aux activités de l’entreprise tant en interne qu’en externe. Elle effectue également un contrôle interne sur la bonne marche des divers processus administratifs mis en place.
Selon la taille de l’entreprise, la gestion administrative est assurée par une ou plusieurs personnes : agent administratif, assistante administrative, comptables, chef du personnel, responsable de la formation, secrétaire... Ces collaborateurs peuvent travailler au sein d’une direction administration et financière (DAF) pour les petites entreprises. Pour les moyennes et grandes entreprises, l’administratif peut être séparé en plusieurs directions : la direction des ressources humaines, la direction juridique, la direction financière, la direction de la conformité, la direction des services généraux… Le découpage dépend de l’organisation adoptée par chaque entreprise pour être la plus efficace possible.
Quelles sont les principales tâches de la gestion administrative ?
La gestion administrative s’appuie sur une forte polyvalence des tâches. Plus l’entreprise grandit et segmente sa direction générale, plus l’administratif s’organise en pôles de spécialités, assurées en interne autour d’un directeur ou en externe par un prestataire :
●services généraux : gestion, entretien et nettoyage des locaux, maintenance et entretien du matériel de l’entreprise (équipement informatique, machine, voitures de fonction, éclairage, connexion internet…), gestion des déchets, gestion du courrier et des messageries, gestion de l’accueil (agendas, salles de réunion, parkings…)...
● services achats : gestion des fournitures, gestion des contrats de sous-traitance, gestion des et paiement des factures des fournisseurs…
●traitement des bases de données : collecte, tri, classement et archivage des documents de l’entreprise, gestion et sécurisation du stockage des documents, gestion électronique des documents (GED)...
● gestion financière et comptable : tenir la comptabilité de l’entreprise, enregistrer et gérer les paiements (factures, salaires, impôts…) et encaissements de l’entreprise lorsqu’il y a des ventes, établir le compte de résultat et le bilan de l’entreprise, trouver et gérer des ressources financières (gestion de la trésorerie, solliciter et octroyer des prêts, procéder à des levées de fonds…)...
● ressources humaines : organiser le recrutement de collaborateurs pour pourvoir aux besoins humains de l’entreprise, établir les bulletins de paie, établir et faire évoluer la grille de salaire, gérer les frais professionnels, coordonner les congés payés et les RTT en lien avec les managers d’équipe, gérer l’épargne salariale, traiter et sécuriser les données personnelles, développer et maintenir l’employabilité des salariés à travers un plan de formation…
À quoi correspond la gestion administrative de la formation ?
Pour permettre de rester compétitive et innover, l’entreprise peut s’appuyer sur la formation. Dans la définition de la gestion administrative des ressources humaines, la formation occupe une place clé, juste après la gestion de la paie. Placée sous l’autorité du responsable ou d’un directeur de la formation, elle veille, repère et met en place les formations à destination de tous les collaborateurs. Pour mener à bien ses missions et obligations de maintien dans l’emploi, ce dernier définit et s’appuie sur un plan de développement des compétences dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et compétences pour l’ensemble des métiers de l’entreprise.
À partir des catalogues de formations proposés par les organismes de formation en fonction des métiers, le gestionnaire de l’administration de la formation conçoit les programmes de formations adaptés aux besoins des collaborateurs et de l’entreprise. Il organise la communication avec les managers et les collaborateurs pour recueillir et mettre en œuvre les sessions de formation choisies, qu’elles soient en présentiel, distanciel, e-learning ou blended learning.
Elle peut également élaborer elle-même un plan pédagogique dans le cadre de la mise en place de formations internes. Elle coordonne ce type d’apprentissage avec les managers et les salariés expérimentés capables d’animer une séance de cours. Ce qui lui permet d’aligner les impératifs de l’entreprise, les constats du management et les envies des collaborateurs.
Pourquoi digitaliser la gestion administrative de la formation ?
La gestion administrative de la formation englobe de très nombreuses tâches importantes, mais chronophages : inscription aux formations, planification des sessions, envoi des rappels, gestion des évaluations… Avec les logiciels et plateformes comme celles de Place de la Formation, le responsable de la formation se libère de toutes ces tâches pour concentrer sa fonction et ses missions sur le conseil, le suivi et le contrôle de la qualité des formations et des formateurs.
En outre, la digitalisation de la gestion administrative de la formation fluidifie et simplifie les démarches des collaborateurs. Mieux, elle facilite la communication et le dialogue lors des entretiens annuels ou professionnels. Collaborateurs et managers ont accès immédiatement à la liste, à jour, des formations répondant aux besoins de montée en compétence. Lorsque le choix est fait, ceux-ci peuvent valider la ou les sessions qui conviennent selon les données collectées et le poste métier concerné.
Le responsable de la formation ou le directeur du personnel n’a plus qu’à valider la demande. Tout le processus d’inscription et administratif étant automatisé grâce au logiciel, le dossier de demande peut-être complété en quelques minutes et transmis immédiatement à l’OPCO pour son financement et l'organisme de formation pour confirmer l’inscription à un apprentissage.