Pour toute action de formation, le responsable de formation traite des données personnelles qui concernent les salariés, et les partage aux organismes de formation et aux formateurs. À ce titre, il doit s’assurer que les informations reçues et transmises soient autorisées, modifiables par chaque collaborateur et en accès sécurisé. Définition de RGPD.
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), également appelé « General Data Protection Regulation » (GDPR) en anglais, est une législation européenne adoptée en 2016. Entré en vigueur le 25 mai 2018, il vise à réglementer le traitement des données personnelles dans les 27 pays de l’Union européenne, en remplaçant les lois nationales existantes. Son objectif est de protéger les droits et la vie privée des individus dans un environnement numérique en constante évolution.
Qui est concerné par le RGPD ?
Le champ d'application du RGPD est vaste et concerne toute organisation, entreprise ou personne traitant des données personnelles. Cela inclut non seulement les grandes entreprises et les organismes publics, mais aussi les PME, les associations, les professionnels indépendants et même les particuliers, dès lors qu'ils collectent, utilisent ou stockent des données personnelles.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Le RGPD définit les données à caractère personnel comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela englobe une gamme diversifiée d'informations telles que le nom, l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, l'adresse IP, les données de localisation, les cookies, etc. Les données sensibles, telles que l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle, nécessitent une protection accrue en raison de leur nature délicate.
Quels sont les objectifs du RGPD ?
Le RGPD poursuit plusieurs objectifs majeurs :
1. Renforcer les droits des individus : Le règlement confère aux individus un ensemble de droits, notamment le droit à l'information, le droit d'accès, le droit de rectification, le droit à l'effacement, le droit à la portabilité des données et le droit d'opposition au traitement de leurs données personnelles.
2. Responsabiliser les acteurs traitant des données : Le RGPD impose des obligations strictes aux responsables de traitement et aux sous-traitants, notamment en matière de transparence, de sécurité, de consentement, de notification des violations de données et de documentation des processus.
3. Promouvoir une culture de protection des données : Le règlement encourage les entreprises et les organisations à adopter des pratiques de protection des données dès la conception (privacy by design) et par défaut (privacy by default), ainsi qu'à sensibiliser leurs employés et leurs parties prenantes à la sécurité et à la confidentialité des données.
Comment mettre en place le RGPD ?
La mise en conformité avec le RGPD implique plusieurs étapes clés :
1. Sensibilisation et formation : Les organisations doivent sensibiliser leurs collaborateurs aux enjeux de protection des données et leur fournir une formation adéquate sur les principes et les obligations du RGPD.
2. Audit des données : Il est essentiel d'effectuer un audit des données pour identifier et cartographier l'ensemble des données personnelles traitées, leur provenance, leur finalité, leurs destinataires et leurs flux.
3. Gestion des risques : Les entreprises doivent évaluer les risques associés au traitement des données et mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
4. Documentation et tenue de registres : Les responsables de traitement doivent documenter leurs activités de traitement et tenir des registres détaillés pour démontrer leur conformité au RGPD.
5. Gestion des incidents : Les organisations doivent mettre en place des procédures de gestion des incidents pour détecter, signaler et traiter les violations de données dans les délais impartis.
Comment gérer le RGPD dans le cadre d’une formation ?
Dans le contexte spécifique de la formation, le RGPD pose des défis particuliers en matière de collecte, d'utilisation et de partage des données personnelles des apprenants. Les responsables de formation doivent s'assurer que :
Le consentement est recueilli de manière transparente et explicite avant toute collecte ou traitement de données.
Les données sont collectées uniquement dans la mesure nécessaire à des fins spécifiques et légitimes, et ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire à ces fins.
Les données sont sécurisées et protégées contre tout accès non autorisé, toute divulgation ou toute altération.
Les droits des apprenants en matière de protection des données sont respectés, notamment leur droit d'accéder à leurs données, de les rectifier, de les effacer ou de s'opposer à leur traitement.
Les prestataires de services et les plateformes utilisées pour la formation sont conformes au RGPD et assurent un traitement sécurisé des données.
En adoptant une approche proactive et responsable de la protection des données dans le cadre de la formation, les organisations peuvent garantir le respect des droits et de la vie privée de leurs apprenants, tout en évitant les risques de non-conformité et les sanctions potentielles prévues par le RGPD.
Les plateformes, comme celle du TMS Place de la formation, ont un statut de sous-traitant des données traitées par le responsable de la formation. Elles appliquent la conformité exigée par le RGPD et permettent le contrôle des données mises à disposition des organismes de formation. Ainsi, l’entreprise respecte ses obligations pour éviter toute violation des données. Surtout, elle échappe aux sanctions prévues en cas de défaut majeur de conformité : jusqu’à 20 millions d’euros d’amende ou 4% du chiffre d’affaires annuel. A cela s’ajoute le risque d'image avec la publication de mise en demeure de la CNIL. Pour vous en assurer, Place de la formation communique à chaque entreprise utilisatrice les éléments de conformité au RGPD, et cette dernière peut faire réaliser un contrôle de vérification.