Un SIRH, système d’information sur les ressources humaines, permet de collecter, traiter et gérer les données des collaborateurs. Pour ce qui concerne la formation, il en facilite la gestion et l’organisation. Définition.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
On appelle SIRH, les plateformes et les logiciels permettant de centraliser et d’automatiser la gestion des données du personnel. Le système d’information sur les ressources humaines est la clé de voûte de la transformation numérique des DRH et de l’entreprise. À chaque salarié correspond un dossier dans lequel sont archivés sur un cloud tous les documents et les informations personnelles utiles et nécessaires pour gérer les bulletins de paie, les congés, les absences, l’historique des fonctions occupées, le suivi des compétences et des formations, le recrutement, l’onboarding, les entretiens annuels…
Le choix de la mise en place d’un projet SIRH transforme l’organisation de la gestion des ressources humaines et apporte de nombreux avantages. Outre l'automatisation des tâches ayant une faible valeur ajoutée et/ou étant chronophages, il permet d’établir une cartographie des compétences présentes dans l’entreprise et d'assurer qu'elles correspondent aux besoins des business unit ou activités. Dans le même esprit, il permet le suivi des plannings de chaque collaborateur et de veiller à la répartition des charges de travail.
Les outils d’un SIRH apportent aussi de la fluidité, de l’équité et de l’autonomie dans la relation avec le personnel et les procédures à suivre. Par exemple, ils permettent de simplifier :
● un changement de coordonnées en permettant un accès réservé à chaque salarié,
● une demande de congé avec un processus de validation clairement identifiée,
● la déclaration et justification d’une absence,
● la transmission des justificatifs d’une note de frais.
Quels sont les types de SIRH ?
Les SIRH s’adaptent aux besoins et enjeux de chaque entreprise dans la gestion de ses ressources humaines. Cette prise en compte de l’environnement et de l’organisation interne ont contribué à développer plusieurs types de systèmes d’information sur les ressources humaines en mode Saas avec différents niveaux de briques. Ainsi, le terme SIRH s’apparente aujourd’hui à la première étape de digitalisation des DRH autour de la collecte et la gestion des données dans un traitement administratif de ces dernières dans un cloud.
Cependant, la plupart des systèmes d’information dédiés aux RH intègrent des fonctionnalités comme la gestion de la paie, les emplois du temps des projets, des activités et des collaborateurs, ainsi que la mobilisation de personnels extérieurs. On parle plus volontiers de système de gestion des ressources humaines (HRMS). En effet, le logiciel ou la plateforme ne contente plus ici de rassembler les données, mais ils sont équipés pour réaliser des traitements spécifiques et normés, intégrant également les changements règlementaires et législatifs dès leur mise en application.
Aujourd’hui, les DRH peuvent également le choix de développer des suivis et des reportings qualitatifs comme :
● la réalisation des objectifs,
● les performances obtenues par chaque collaborateur,
● le suivi et la gestion des carrières et des talents,
● l’anticipation du changement des managers et des directeurs,
● le pilotage de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences…
Toute cette approche analytique et stratégique autour du pilotage des besoins en personnel et compétences s’articule dans ce que l’on nomme à présent la gestion du capital humain (HCM). Chaque outil peut être développé par un éditeur de logiciels différents. Ce qui permet de retenir les meilleures solutions Saas.
Quel est l’intérêt d’un SIRH pour la gestion de formation ?
La formation est l’un des piliers de la gestion des ressources humaines. Le SIRH, dans sa dimension HCM, contribue à en faciliter l’organisation, la planification et le suivi. Il permet de centraliser et gérer l’ensemble des données nécessaires à l’application et au suivi de l’obligation de formation qu’ont les entreprises.
Le SIRH permet :
● d’intégrer le catalogue des formations retenues par le responsable de la formation,
● de diffuser le programme et les dates de chaque session,
● de permettre une consultation 24h/24, 7 jours sur 7 par chaque collaborateur, mais aussi de ces managers,
● de permettre à chaque salarié de s’inscrire,
● de faciliter et simplifier le processus de gestion,
● de disposer des indicateurs formation au plan quantitatif et qualitatif.
En intégrant les tâches liées à la formation dans les fonctionnalités, le SIRH fait le lien avec les autres missions des RH : prise en compte des temps de formation dans l’emploi du temps sans incidence sur le bulletin de paie du collaborateur - si les heures de formation sont sur le temps de travail -, remplacement temporaire sur le poste concerné pendant les absences, gestion des frais de déplacement et hébergement, suivi de carrières…