Gestion de la formation - 20/02/2025

Gérer la formation en entreprise, c’est souvent un vrai casse-tête pour les équipes RH : trop de tâches chronophages, une organisation complexe et un suivi des salariés formés difficile à maintenir. Pourtant, c’est une mission essentielle. Former ses collaborateurs, c’est non seulement garantir la compétitivité et la productivité de l’entreprise, mais aussi assurer leur épanouissement professionnel. Sans oublier que c’est une obligation légale pour préserver leur employabilité. Pour simplifier cette gestion et gagner en efficacité, un logiciel de gestion de la formation, ou Training Management System (TMS), est devenu un allié incontournable. Il permet d’optimiser les processus et de réduire les coûts administratifs. Mais comment choisir le bon logiciel de gestion de la formation pour maximiser la performance de son équipe RH ? Découvrez les critères de choix d’un TMS afin d’opter pour le meilleur logiciel de gestion des formations.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la formation ?

Un logiciel de gestion de la formation est un outil informatique en ligne conçu pour faciliter le suivi et l’organisation des formations en entreprise, qu’elles soient internes ou externes. Les outils de gestion de la formation les plus performants permettent d’automatiser et de centraliser plusieurs aspects administratifs comme :

• le recueil des besoins de formation
  
  
• l’identification des actions de formation urgentes et pertinentes
  
  
• la création de sessions de formations
  
  
• les inscriptions des salariés aux diverses formations
  
  
• la gestion des formateurs et des centres de formation
  
  
• la planification des sessions de formation
  
  
• la collecte des évaluations
  
  
• la création de tableaux de bord pour suivre l’évolution des formations
  
  
• le suivi des compétences et des certifications obtenues par les collaborateurs au cours de leurs formations...

Pour résumer, les logiciels de gestion de formations permettent de structurer le processus de formation du début à la fin de chaque formation. Ils optimisent le pilotage de l’apprentissage et de la formation professionnelle des salariés.

Comment bien choisir son logiciel de gestion de la formation ? Les 6 critères essentiels

Au moment de sélectionner leur logiciel de gestion de la formation, les entreprises peuvent s’appuyer sur 6 critères particulièrement efficients pour offrir à leur responsable de formation un outil performant.

1. Privilégier une solution digitalisée

Un bon logiciel de gestion de la formation doit avant tout faciliter la transition des méthodes traditionnelles du travail des responsables de formation vers le numérique. Trop d’entreprises continuent encore à recueillir les besoins en formation sans outil dédié ou avec des tableurs Excel, ce qui complique le travail des équipes RH et peut générer des frustrations.

Or, les logiciels de gestion de formations de type TMS (Training Management System) offrent un portail en ligne personnalisable, accessible aussi bien aux RH, aux managers qu’aux collaborateurs, ce qui en fait d’excellentes solutions pour rationaliser la gestion du processus de formation. Si l’outil choisi dispose d’un système en SaaS, le partage d’informations est simplifié, rendant ainsi les processus de formation plus performants.

2. Miser sur des logiciels avec automatisation des tâches

L’un des principaux atouts d’un bon logiciel de gestion de la formation est sa capacité à automatiser les tâches administratives, souvent chronophages pour les équipes RH. Fini les inscriptions manuelles ou l’envoi laborieux des convocations : un logiciel performant prend en charge ces étapes, libérant ainsi du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée. Il assure aussi un suivi efficace des évaluations des actions de formation, réduisant ainsi la charge de travail liée à la gestion administrative.

3. Choisir une interface intuitive

Un logiciel efficace doit être simple à prendre en main, aussi bien pour les responsables de formation que pour les RH. En effet, une plateforme en ligne ergonomique permet une gestion optimisée, du recueil des besoins à la mise à jour des formations en temps réel. Une bonne expérience utilisateur contribue aussi à faciliter l’élaboration des sessions de formation.

4. Opter pour une solution personnalisable

Chaque entreprise a des besoins spécifiques, et un bon logiciel doit être suffisamment flexible pour s’y adapter. La possibilité de créer un catalogue de formation sur mesure et d’ajuster les parcours selon les services et les profils est un véritable atout.

5. Vérifier la conformité réglementaire

L’employeur a l’obligation de former ses salariés pour assurer leur employabilité et leur sécurité. Un bon logiciel doit donc :

• Assurer une veille réglementaire sur la formation
  
  
• Lister les formations obligatoires
  
  
• Intégrer ces formations aux parcours de formation.

Remarque : il s’avère toutefois essentiel que l’éditeur garantisse une mise à jour régulière de ces informations réglementaires.

6. Comparer les prix

Le budget est là encore d’un critère important à étudier au cours de votre comparatif des meilleurs logiciels de formation, mais il ne faut pas se limiter au coût initial. Vérifiez si le logiciel est proposé en achat unique ou par abonnement, et comparez le rapport qualité-prix. Un logiciel de gestion de la formation performant peut être un investissement plus rentable qu’une solution moins chère, mais limitée en fonctionnalités.

Quelles sont les fonctionnalités clés pour choisir un logiciel de gestion de la formation performant ?

Mettre en place un plan de développement des compétences efficaces est un véritable défi pour les ressources humaines des entreprises. Chaque étape du processus demande du temps et de l’organisation. Un Training Management System (TMS) apporte une réelle valeur ajoutée en automatisant et en simplifiant la gestion de la formation. Voici donc un tour d’horizon des fonctionnalités à rechercher en priorité au moment de choisir votre logiciel de gestion de la formation.

1. Solution de planification et de gestion de l’offre de formation

Les RH ont une vaste mission à accomplir, celle de coordonner les besoins en développement des compétences des collaborateurs avec l’organisation des sessions de formation. Rechercher manuellement des formations auprès de différents organismes est chronophage. Un bon logiciel centralise un large catalogue de formations et met à jour les offres en temps réel afin de garantir leur pertinence et de faciliter leur diffusion.

2. Recueil des besoins en formation

Identifier et recueillir les besoins en formation s’avèrent des processus à la fois complexes et laborieux. Il importe donc qu’un TMS simplifie ces étapes en digitalisant le processus. Les employés peuvent ainsi exprimer leurs attentes directement sur la plateforme en ligne, tandis que les managers suivent l’évolution des demandes en toute transparence.

3. Centralisation des données et gestion du budget

Regrouper toutes les données en un seul endroit permet non seulement de gagner du temps sur des tâches présentant une faible plus-value, mais aussi d’optimiser la prise de décision.

Facilitation de l’arbitrage du Plan de Développement des Compétences

Les bons logiciels de gestion des formations donnent une visibilité en temps réel sur le budget formation et les demandes des collaborateurs, facilitant ainsi l’arbitrage et l’alignement avec la stratégie de l’entreprise.

Automatisation des tâches administratives

Sans outil adapté, la gestion administrative de la formation peut vite devenir une usine à gaz. Un TMS automatise des tâches clé comme l’inscription aux formations, le suivi des sessions et la gestion des documents RH. Il offre aussi des fonctionnalités avancées, comme :

• Une vue clair du budget formation de l’entreprise encore disponible
  
  
• Le suivi de l’avancement du plan de formation
  
  
• Un reporting automatisé pour un suivi RH optimisé.

Réduction des coûts et optimisation du budget

En faisant gagner un temps conséquent aux responsables de formation, la centralisation des données de formation et l’automatisation de nombreuses tâches participe activement à réduire les coûts de gestion de formation. Une donnée importante qui permet d’optimiser le budget formation, en le consacrant en priorité à la formation du personnel, plutôt qu’à la gestion de la formation.

4. Fonctionnalité d’évaluation et de recueil des feedbacks

Les bons outils ne se contentent pas de gérer la formation, ils permettent aussi d’en mesurer la qualité et l’impact sur les apprenants. Grâce à la collecte de feedbacks et au suivi plus rigoureux des progrès des apprenants, l’entreprise bénéficie d’un plan de formation mieux ciblé, avec un retour sur investissement optimisé.

Quels sont les avantages du logiciel de gestion de la formation TMS (Training Management Solution) ?

Spécialiste de la formation en entreprises depuis 2006, Place de la Formation a lancé en 2020 son propre logiciel de gestion de la formation : Training Management Solution (TMS). Depuis, nos équipes ne cessent d’innover pour en faire un outil toujours plus performant et collaboratif, permettant aux responsables formation de gagner en efficacité et de se concentrer sur l’essentiel : le processus de formation.

Un outil puissant et automatisé

Le logiciel TMS (Training Management Solution) va bien au-delà d’un simple outil de gestion de la formation. Grâce à une automatisation avancée, il facilite considérablement le travail des équipes en prenant en charge plusieurs tâches clés :

• Connexion à chaque organisme de formation pour récupérer leurs programmes et dates de sessions, ainsi que pour passer des commandes en ligne
  
  
• Envoi automatique des convocations aux participants
  
  
• Réservation des créneaux dans les agendas
  
  
• Récupération sans relance des documents post-formation : feuilles d’émargement, attestations de présence, évaluations, factures, etc.
  
  
• Mise à jour en temps réel des indicateurs et reportings, sans ressaisie manuelle.

Une gestion des factures simplifiée

Notre TMS simplifie également le traitement des factures des entreprises ayant retenu notre solution. En effet, plutôt que de gérer plusieurs paiements à différents organismes de formation, chaque entreprise équipée de notre TMS ne reçoit qu’une seule facture mensuelle, émise par le logiciel. Il se charge ensuite de répartir les paiements entre les différents organismes de formation.

Ce système représente un gain de temps majeur pour les responsables formations et le service comptabilité, en réduisant le nombre de fournisseurs à gérer.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

1. Quel logiciel de gestion de la formation choisir entre un TMS, LMS ou LXP ? Quelles différences ?

Chacun de ces logiciels de gestion des formations s’avère en fait complémentaire :

• TMS (Training Management Solution) : c’est le back-office de la formation, destiné aux équipes RH et aux responsables de formation pour la planification des sessions de formation en présentiel ou en ligne, l’administration et la gestion budgétaire.
  
  
• LMS (Learning Management System) : il s’agit d’une plateforme de e-learning qui centralise et diffuse les contenus digitaux conçus par les organismes de formations.
  
  
• LXP (Learning Experience Platform) : ces solutions intelligentes construisent des parcours de formation personnalisés et adaptés aux besoins des collaborateurs à partir de différentes sources de données et du Collaborative Learning.

2. Quel est le coût d’un logiciel de gestion de la formation TMS ?

Le prix des logiciels de gestion des formations varie selon divers facteurs : la taille de l’entreprise, ses fonctionnalités, sa conception.

Le TMS de Place de la Formation fonctionne en mode SaaS (Software as a Service), sans installation complexe. Il s’implémente donc rapidement et à coût réduit. Son abonnement est ajusté à la taille de l’entreprise : plus l’effectif est important, plus le coût unitaire diminue.

De plus, en optimisant la gestion de la formation en ligne, le TMS génère des économies immédiates et améliore le retour sur investissement de votre stratégie de formation.

3. Pourquoi choisir le TMS TMS ?

Parmi les différents logiciels de gestion de formations présents sur le marché, le Training Management Solution de Place de la Formation se distingue. Connecté et collaboratif, ce logiciel de gestion de la formation est une interface pertinente entre les différentes parties prenantes de la formation : les salariés apprenants qui peuvent y émettre leurs besoins de formation, les managers et RH qui peuvent valider ceux-ci, et les organismes de formation qui y déposent leurs documents.

Cet outil intègre aussi une puissante automatisation allant bien au-delà de celle des autres TMS actuellement sur le marché. De plus, ce TMS se charge de produire une facture unique pour faciliter encore davantage la gestion administrative et comptable de la formation des entreprises.

Concrètement, comme nous l’explique la démo de ce logiciel, cette solution permet aux responsables de la formation de gagner 80 % de temps de gestion et offre une économie à l’entreprise de 10 à 15 % sur le coût de la gestion de la formation.

Avez-vous entamé
votre transformation digitale ?

Découvrez tous les bénéfices de la plateforme
TMS - Training Management Solution !

La rédaction vous conseille : 

Formation sur-mesure : quatre atouts qui font la différence

Quel est le coût de la gestion de la formation ?

Formation : la subrogation des paiements est-elle encore possible ?

Connaissez-vous le glossaire de la formation ?

Toutes les définitions et ressources importantes de l'univers de la formation...