Gestion de la formation – gestion administrative  — 06/05/2024

Interview de Marie DUBOIS, Directrice du Succès Client chez Place de la formation

En quoi la bonne gestion des formations réglementaires représente un enjeu majeur pour les entreprises ?

Elle est particulièrement importante pour les entreprises, en particulier lorsque des habilitations à jour sont nécessaires au travail des collaborateurs. Si le sujet revêt une dimension prioritaire dans certains secteurs d’activités, toutes les organisations doivent a minima être à jour sur les formations à la sécurité – incendie, gestes de premiers secours, etc. Dans ce cas, la gestion ne représente pas un grand défi. Pour les autres, concernées par un certain volume de compétences à recycler, le recours à un outil peut s’avérer indispensable pour éviter tout risque d’oubli ou de formation hors délai.

Le recours à une solution digitale peut donc s’imposer, d’autant plus que les services RH se voient imposer de plus en plus de contrôles, avec l’obligation faite aux entreprises d’être dans les clous.

Jusqu’à présent, quelles étaient les pratiques dominantes pour suivre les formations réglementaires ?

Lors de l’intégration des collaborateurs, le service RH recueille les diplômes et certifications, c’est un premier niveau de suivi. Il s’agit ensuite de vérifier les dates de validité, d’archiver les documents, de les reporter dans un tableau Excel, avant d’assurer le suivi qui est à la main des RH ou du référent prévention, en charge de vérifier ce qui est à renouveler et dans quels délais, et de mettre en place un système de rappel. Cette démarche peut aller jusqu’à l’inscription des collaborateurs aux formations, et la vérification que le salarié l’a bien suivie.

Autant de risques d’erreur et de retard sur l’ensemble du processus, d’autant plus quand la volumétrie est importante. Les deux problématiques principales à adresser concernent le système de rappel, mais aussi la récupération des documents attestant de la réalisation de la formation auprès des prestataires externes.

En quoi le TMS permet-il d’y répondre ?

Le responsable formation va recevoir des emails d’alerte, en amont de l’expiration. L’outil offre aussi un tableau de suivi, permettant de visualiser les compétences à recycler. En ce qui concerne l’obtention des documents, le TMS ne permet pas aux organismes de formation de soumettre une facture si le diplôme n’est pas déposé sur la plateforme. C’est donc l’assurance d’obtenir le document démontrant que la formation a été réalisée. Tout se met à jour automatiquement : une fois le collaborateur inscrit à la session, l’ensemble du processus est déployé de manière automatisé. Le service RH limite ainsi les tâches chronophages et sources d’erreur, et gagne en sérénité.

Par ailleurs, le TMS peut être ouvert au manager et au collaborateur, la responsabilité est partagée entre les différentes parties prenantes. Chacune disposant d’une même vue d’ensemble, le service RH peut ainsi déléguer en donnant accès à l’outil pour un contrôle, une vérification ou un suivi.

La gestion des formations réglementaires représente-t-elle aujourd’hui une raison de se doter d’un TMS ? 

Il y a encore quelques années, nos clients et prospects la voyaient comme un atout supplémentaire. Aujourd’hui ils savent que notre outil propose cette fonctionnalité. C’est devenu un élément clé dans le choix d’une solution de gestion de la formation, pour répondre à des besoins individuels comme collectifs, à l’échelle d’une équipe ou d’une business unit.

Des axes d’amélioration sont-ils prévus ?

Chez Place de la Formation, nous avons toujours la volonté d’aller plus loin dans le développement du TMS. Nous avons fait évoluer les modalités d’affichage, facilité l’accès à l’information, renforcé les rappels sur la durée de validité de la compétence. Parfois des cas spécifiques sortent du scope des fonctionnalités. Dans ce cas, nous enrichissons l’outil, avec l’objectif d’une amélioration continue qui profite à tous les clients. Le but reste le même : simplifier au maximum la gestion et le suivi, au service de la visibilité et de la performance du service RH.

Le plus challengeant, pour le client, consiste à rassembler les données existantes et à vérifier leur exactitude avant de les intégrer dans l’outil. Le déploiement de la solution vise à accompagner le client dans cette démarche, pour bénéficier ensuite d’une gestion efficace et fluide.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Pourquoi la gestion des formations réglementaires est-elle un défi pour le service RH ?


Des formations à la sécurité, qui concernent toutes les entreprises, aux habilitations indispensables à certaine secteurs d’activité, le sujet des compétences obligatoires à maîtriser et à actualiser traverse toutes les organisations. C’est un enjeu de performance sociale et RH.


Quelles sont les limites d’un suivi avec un tableau Excel ?

Les multiples saisies manuelles, dès l’intégration du collaborateur, représentent autant de risques d’erreur. Il faut également mettre en place un système de rappel, inscrire le salarié à la session de formation, récupérer l’attestation de formation, la reporter dans le tableau, soit des tâches particulièrement chronophages. 


Comment le TMS permet-il de dépasser ces limites ?

L’appui sur un outil de gestion de la formation offre un suivi automatisé et sécurisé des formations règlementaires – tableau dédié, emails d’alerte, etc. Ces fonctionnalités sont aujourd’hui considérées comme un « must have » par les employeurs. 

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