Comment optimiser le coût de la formation

Gestion de la formation – gestion administrative – 27/09/2022

Pour les entreprises, le dernier trimestre est généralement la période de définition des budgets alloués pour l’année suivante – dont celui qui sera dédié au plan de développement des compétences. Si les coûts directs sont les plus évidents à objectiver, et donc à maîtriser, d’autres coûts sont à intégrer, pour lesquels des économies notables peuvent être réalisées avec le concours de solutions digitales de gestion de la formation.

En 2022, le top 3 des priorités des politiques de gestion des talents se compose de l’engagement et de la fidélisation des collaborateurs, de l’attractivité et de la marque employeur, ainsi que du développement des compétences. Ces résultats, issus du dernier Baromètre des DRH établi par le cabinet Willis Towers Watson, confirment la place toujours essentielle de la formation dans les stratégies organisationnelles.

Pour concrétiser les ambitions du plan de développement des compétences, le défi consiste à définir un budget réaliste, ce qui nécessite d’appréhender précisément les différents coûts. Il en existe de deux sortes : directs et indirects. Dans la première catégorie, qui reste le poste budgétaire principal, se trouvent les achats effectués auprès des organismes de formation. Si le prix moyen d’une formation s’inscrit dans une fourchette de 1 600 à 2 000 € HT, il peut être beaucoup plus bas comme beaucoup plus élevé. Le service formation a donc tout intérêt à mettre en place des accords-cadres pour être en mesure de négocier plus facilement avec ses prestataires et d’obtenir une remise.

Trois sources de coûts indirects à prendre en compte

L’estimation budgétaire se complique quand il s’agit de prendre en considération les coûts indirects. Il s’agit des frais, fixes ou variables, associés à la gestion de la formation. D’abord, le temps/homme consacré à cette gestion : il est d’autant plus élevé que le niveau d’automatisation des tâches est faible. Or le responsable ou gestionnaire de formation doit gérer de multiples activités administratives très chronophages : inscriptions auprès des organismes de formation, gestion des annulations et des reports, recueil des documents, relances, création et mise à jour des tableaux de bords, facturation, etc. Dans chaque organisation, le temps/homme peut être calculé sur la base de trois variables : le coût annuel du gestionnaire du formation ; le volume de formations à gérer (en nombre d’heures par an) ; et le nombre d’heures de formation que chaque membre du service formation peut gérer.

Deuxième poste de dépenses indirectes, le coût de gestion d’une facture fournisseur (réception, vérification, lettrage, paiement, comptabilisation) se monte en moyenne à 25 €. Sachant que les formations sont généralement facturées à réalisation de la session, la multiplication des actions de formation entraîne mécaniquement celle des coûts de gestion. Enfin, le coût du référencement de chaque fournisseur se chiffre à environ 250 € – sourcing, négociation et contractualisation, enregistrement ou actualisation des informations dans l’ERP, suivi...

Le digital pour limiter les dépenses et optimiser l’investissement

Ces trois postes de coûts indirects, mais bien réels, pèsent sur le budget alloué à l’investissement formation de l’entreprise. Chez Place de la Formation, nous estimons qu’ils représentent de 10 à 20 % du budget – des montants conséquents qui pourraient être dédiés à une offre de formation plus riche ou aux missions à valeur ajoutée du service formation. Cette proportion, conséquente, pourrait encore augmenter sous l’effet des tendances actuellement à l’œuvre : des formats pédagogiques de plus en plus diversifiés, d’une durée ramassée ; de plus en plus d’acteurs, avec un éparpillement de l’offre et un volume d’affaires par organisme de formation de plus en plus faible.

Responsables de formation, il est temps d’oser ! D’oser calculer ce que coûte réellement la gestion de la formation, et d’estimer précisément sa part dans le budget total consacré à ce sujet. D’oser renoncer aux tableaux Excel et à leurs limites pour tirer pleinement parti des solutions de TMS (training management solution). L’ère de la dématérialisation ouvre de nouvelles voies pour gagner en efficacité en s’appuyant sur des outils dédiés, transactionnels et collaboratifs, sources d’économies et plus faciles à budgétiser – à titre d’exemple la solution de Place de la Formation propose un tarif trimestriel par salarié. Le digital contribue ainsi à limiter les coûts indirects, en particulier le temps/homme pour le réinvestir dans des missions plus stratégiques et qualitatives. Cette dynamique est en marche : d’après le Baromètre des DRH, la formation fait partie des processus RH à digitaliser en priorité.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

Quels sont les postes à prendre en compte dans la définition du budget formation ?

Le principal poste reste celui des achats de formation, auquel il faut ajouter des coûts indirects représentant de 10 à 20 % du budget global : le temps/homme du responsable ou gestionnaire de formation, le coût de gestion des factures et le coût de référencement des fournisseurs.


Quel est l’ampleur de ces coûts indirects ?

Le temps/homme se calcule en intégrant le coût annuel du gestionnaire du formation, ainsi que le volume de formations et le nombre d’heures de formation à gérer ; à ce coût s’ajoutent ceux de traitement d’une facture (25 € en moyenne) et du référencement annuel des fournisseurs (250 € en moyenne).


Comment réussir à les limiter ?

L’appui sur une solution TMS (training management solution) permet de réduire drastiquement les coûts indirects, ainsi que les tâches administratives, très chronophages, du service de formation.