Gestion de la formation - 03/04/2025

L'arrivée de l'intelligence artificielle bouleverse les pratiques professionnelles, y compris celles de la formation. Une de ses variantes les plus impressionnantes, l’IA générative, se fait remarquer par sa capacité à produire différents types de contenus de plus en plus sophistiqués. Une capacité qui accélère le travail de nombreux professionnels, notamment des professionnels de la formation. Les solutions d’apprentissage s’en trouvent révolutionnées, tout comme le quotidien des responsables formation. Ceux-ci gagnent, en effet, en efficience tant dans la gestion des compétences et des carrières quedans les tâches administratives ou dans la conception de formations. Mais concrètement, qu’est-ce que l’IA générative ? Quels sont les avantages et les défis de l'utilisation de ce type d’intelligence artificielle dans la formation professionnelle et sa gestion ? Et vers quels outils se tourner dans le secteur de la formation professionnelle ?

Qu’est-ce que l’IA générative et comment fonctionne-t-elle ?

L’intelligence artificielle générative est une branche spécifique de l’IA dont l’objectif est de créer du contenu de manière autonome, qu’il s’agisse de textes, d’images ou de sons. En effet, capable de comprendre le langage humain, ce système se révèle en capacité de produire une grande variété de contenus, à partir d’une simple requête, appelée prompt.

Elle repose sur des modèles d’apprentissage automatique capables d’analyser d’importants volumes de données pour affiner leurs résultats en continu. Grâce à cette technologie, il est possible de générer du contenu pertinent en fonction des besoins formulés par les utilisateurs.

Cette innovation repose sur des algorithmes complexes, notamment le machine learning et le deep learning, qui permettent d’entraîner ces « neurones artificiels » à comprendre et synthétiser d’importants volumes de données et à produire des informations avec une précision toujours plus fine.

L’ambition de l’IA dans le monde professionnel : optimiser la productivité, en assistant les collaborateurs au quotidien dans un large éventail de tâches.

Comment l’IA générative impacte-t-elle le secteur de la formation ?

Dans le secteur de la formation, l’IA s’illustre en apportant des solutions innovantes pour :

• offrir des parcours de formation personnalisés
• optimiser l’engagement des employés
• et améliorer leur apprentissage.

En effet, capable d’analyser les acquis de chaque individu, l’IA a le pouvoir d’adapter les modules pédagogiques aux besoins spécifiques des apprenants, rendant ainsi la formation plus efficace et engageante.

Comment une telle révolution est-elle possible ? Grâce à des plateformes basées sur l’IA qui suivent en temps réel l’évolution des performances des apprenants et ajustent les savoirs en conséquence. Mais cette capacité à personnaliser la formation s’avère loin d’être la seule plus-value de l’IA. Celle-ci permet également la mise en place d’un soutien instantané, renforçant l’interactivité et la motivation, grâce au recours à des chatbots pédagogiques.

Par ailleurs, l’IA facilite l’accès aux formations pour les travailleurs en déplacement, notamment grâce à des solutions de micro-learning accessibles sur mobile.

Enfin, le développement et l’intégration de la réalité augmentée et virtuelle à de nombreuses formations constituent une autre avancée majeure. Ces technologies offrent une immersion totale, rendant l’apprentissage plus concret et favorisant l’acquisition rapide de nouvelles compétences. Il en va de même de la gamification des formations, qui instaure une dimension ludique aux apprentissages, pour faciliter toujours davantage le goût de l’apprentissage.

Vous l’avez compris, l’intelligence artificielle fait nécessairement partie des grandes tendances du secteur de la formation pour l’année 2025.

Sur quelles missions l'intelligence artificielle générative permet-elle aux responsables formation de gagner du temps ?

Confrontés à un nombre de missions exigeant temps et rigueur, les responsables formation peuvent trouver un allié de poids dans l’IA. En voici une illustration sur six aspects de leur métier.

Une aide à l’élaboration de plan de formation

L'élaboration d'une cartographie des compétences représente une mission complexe et chronophage, qui constitue un préalable essentiel à l’élaboration d’un plan de formation performant.

Ce processus nécessite d'identifier avec précision les hard skills et soft skills associées à chaque poste et à chaque employé à un instant donné. Cette démarche peut s'étendre sur plusieurs mois, voire des années.

Or, l'intelligence artificielle, lorsqu'elle est intégrée à des outils spécialisés comme les systèmes de gestion des talents (TMS), peut simplifier la construction de cet outil. Mieux, en exploitant les données de l'entreprise, elle peut :

• automatiser la création d'une cartographie des compétences

• identifier les écarts entre les attendus et les compétences réellement maîtrisées par les collaborateurs

• proposer des parcours de formation adaptés aux besoins des employés.

Cette technologie aide ainsi les responsables formation à bâtir des plans de développement des compétences plus pertinents, avec une plus grande réactivité.

L'automatisation de la conception de formations

La création de programmes de formation constitue une autre tâche où l'intelligence artificielle apporte une aide précieuse. En phase de recherche, elle accompagne les responsables formation dans l'exploration des thématiques, en mettant en avant les enjeux et les avantages de chaque sujet. Elle facilite ainsi l'élaboration d'une stratégie pédagogique performante coïncidant pleinement avec les objectifs visés.

Mais l'IA intervient aussi dans la production de contenus pédagogiques. Qu'il s'agisse de rédiger des supports de formation, de créer des fiches techniques ou de générer des créations visuelles ou audiovisuelles, elle participe à accroître la performance du responsable dans son processus de conception de formation.

De plus, elle peut être intégrée directement aux formations pour favoriser les interactions avec les apprenants (en langues notamment) ou faciliter l’acquisition d’un geste procédural (dans la médecine, l’industrie…).

La conception automatisée des grilles d'évaluation

Qui dit formation, dit élaboration de grilles d'évaluation. Toutefois, cette tâche peut s'avérer longue et fastidieuse. Or, là encore, l'IA peut simplifier cette mission en générant des grilles d’évaluation adaptées à chaque formation.

Pour ce faire, il suffit de préciser les objectifs de la formation, les critères d'évaluation ainsi que les différents niveaux de notation.

L'intégration d'exemples concrets et la possibilité d'ajouter des commentaires personnalisés permettent d'affiner ces grilles. L’objectif : mesurer avec plus de pertinence les compétences acquises, tout en gagnant un temps de gestion conséquent.

Le suivi des indicateurs de performance

L'évaluation de l'efficacité des formations repose sur le suivi rigoureux de divers indicateurs de performance (KPIs). Or, il est possible de programmer l’IA pour collecter et analyser en temps réel des données telles que le nombre d'heures de formation suivies, le taux de complétion des cours ou encore la satisfaction des apprenants.

Outre cette collecte, l’IA peut encore générer des rapports détaillés qui permettent aux responsables formation d'ajuster rapidement leurs programmes. Cette capacité à réagir en fonction des besoins des apprenants a pour principal effet d’améliorer significativement la qualité des parcours d'apprentissage.

Le traitement des tâches administratives

Comprenant de nombreuses tâches chronophages et répétitives, la gestion administrative est un aspect incontournable des missions d’un responsable formation qui se révèle particulièrement fastidieuse.

Particulièrement appréciée dans cette facette de ce métier, l'intelligence artificielle permet d'automatiser plusieurs de ces processus à faible valeur ajoutée. Elle peut rédiger des courriels, structurer des rapports, organiser des plannings de formation et gérer de nombreuses informations administratives avec efficacité, que ce soit sous forme de tableaux, de traitements de texte ou de données statistiques).

Pour quelle plus-value ? Cette assistance technologique permet ainsi à ces professionnels des ressources humaines de récupérer du temps d’échange avec les collaborateurs (responsables, employés et managers) pour affiner leur analyse et procéder à des arbitrages plus éclairés.

Une veille juridique simplifiée

Le cadre législatif en matière de formation évolue régulièrement, obligeant les responsables formation à réaliser une veille constante pour s'assurer de la conformité de leurs plans de formation et anticiper les changements. En effet, la législation en matière de bien-être et de sécurité au travail se révèle de plus en plus exigeante, nécessitant le suivi par les employés concernés de formations fréquentes.

C’est dans cette perspective que l'intelligence artificielle peut encore une fois représenter une aide précieuse. Elle peut ainsi :

• prendre en charge l'analyse des nouveaux textes de loi, en synthétisant les points essentiels et en identifiant les mesures prioritaires à mettre en place.

• signaler les manquements éventuels actuels ou à venir, facilitant ainsi la prise de décision et l'adaptation des formations aux nouvelles réglementations.

Intelligence artificielle générative : quels défis pour les responsables formation ?

Nous venons de le souligner, l’IA offre des perspectives prometteuses. Toutefois, cette technologie soulève également de nombreuses interrogations.

Parmi celles-ci, la question de la protection des données est centrale. Partager des informations sensibles, qu’elles concernent l’entreprise ou les salariés, avec une intelligence artificielle pose un défi en matière de sécurité et de confidentialité. Il s’avère donc essentiel de mettre en place des protocoles stricts pour encadrer l’usage de ces outils.

Par ailleurs, la pertinence et la fiabilité des informations générées constituent un autre enjeu majeur. L’IA ne citant pas toujours ses sources, il est impératif que les utilisateurs adoptent une approche critique et croisent les informations fournies avec d’autres références.

Enfin, l’efficacité de ces outils repose en grande partie sur la qualité des instructions formulées, ce qui suppose une bonne maîtrise de la formulation des requêtes (prompts) pour en tirer le meilleur parti. Cette exigence requiert donc que les responsables formation soient eux-mêmes formés à l’utilisation de cette technologie.

Les principaux outils d’IA au service de la gestion de la formation professionnelle

Prendre conscience des multiples soutiens que peut apporter l’intelligence artificielle aux responsables formation incite inévitablement à s’interroger sur les meilleurs outils à adopter. Parmi les nombreuses créations existantes, voici une sélection particulièrement adaptée aux responsables formation :

• ChatGPT : ce programme conversationnel peut générer du contenu et répondre aux questions en fonction d’un contexte donné en quelques secondes. Un assistant à explorer notamment pour la rédaction d’e-mails, de rapports, pour réaliser une veille sur les évolutions du droit du travail…
  
  
• Notion AI : une extension intelligente de l'outil Notion, qui aide à organiser les connaissances, générer du contenu et structurer ses notes.
  
  
• Grammarly : cet assistant de rédaction intelligent aide à produire des textes clairs et bien structurés, en évitant les fautes de grammaire et de style.
  
  
• Tableau : cette solution d'analyse de données aide à visualiser et à examiner plus facilement les performances des formations à travers des tableaux de bord interactifs.
  
  
• Speechify : une solution de synthèse vocale qui transforme des documents écrits en audio, facilitant l'accessibilité et la mémorisation des supports de formation.
  
  
• Edtake, une plateforme dédiée à la création et à la production de formations interactives.
  
  
• Synthesia ou Lumen5 : ces plateformes peuvent s’avérer utiles au responsable formation pour créer des vidéos pédagogiques, idéales pour accroître l’engagement des personnels à suivre une formation.
  
  
• DALL-E : cet outil permet de créer des images à partir de descriptions textuelles. Idéal pour créer des visuels de type affiche ou illustrer des supports pédagogiques.
  
  
• Vyond : un logiciel permettant de créer des animations professionnelles pour illustrer des concepts de formation de manière engageante.
  
  

Plus spécifiquement dédié aux responsables formation, le Training Management Solution de Place de la Formation intègre également l’IA générative. Ce logiciel de gestion de la formation permet d’automatiser et de centraliser plusieurs aspects du métier, depuis le recueil des besoins de formation jusqu’au suivi des compétences et des certifications acquises par les collaborateurs. Il se révèle, par ailleurs, d’une aide précieuse pour :

• identifier les besoins de formation urgents et pertinents
• créer et planifier des sessions de formation
• gérer les salariés, les formateurs et les centres de formation
• collecter les évaluations
• créer des rapports de suivi d’acquisition des compétences...

Pour conclure, l’essor de l’intelligence artificielle marque une transformation profonde du secteur de la formation professionnelle. En offrant des solutions d’apprentissage personnalisées, en optimisant la gestion administrative et en facilitant l’accès aux compétences, elle permet aux entreprises de former leurs collaborateurs de manière plus efficace et engageante.

Pour les responsables formation, ces outils représentent une opportunité précieuse de gagner en productivité et de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Toutefois, leur adoption nécessite une approche réfléchie afin de garantir la pertinence des contenus, la sécurité des données et l’optimisation des résultats. Mais il va sans dire que, bien maîtrisée, l’IA s’impose comme un véritable levier de transformation et d’innovation dans le domaine de la formation professionnelle.

C’est une innovation qu’il convient notamment d’intégrer rapidement par les responsables formation dont dépend en grande partie le développement de la stratégie de leur organisation, au risque sinon de rapidement se laisser distancer par la concurrence.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

1. Quels sont les principaux avantages de l'IA dans la conception de formations ?

L’IA simplifie la recherche d’idées et la création de contenus pédagogiques en structurant les informations et en générant des supports variés (textes, vidéos, fiches techniques). Elle aide aussi à rendre les formations plus engageantes et adaptées aux besoins des apprenants.

2. Comment l'IA peut-elle améliorer le suivi des performances des formations ?

L'IA générative est capable d’analyser en temps réel des indicateurs clés tels que le taux de complétion, la satisfaction des apprenants ou encore l’impact des formations sur la performance des employés. En générant des rapports détaillés, elle offre aux responsables formation une vision claire pour ajuster rapidement les parcours et optimiser l'efficacité de leur plan de formation.

3. L'IA générative peut-elle remplacer totalement le travail d'un responsable formation ?

L'IA ne peut en aucun cas remplacer un professionnel de la formation, mais elle a pour vocation de l’accompagner en automatisant des tâches répétitives et chronophages. Elle permet aux professionnels de la formation de se concentrer sur la stratégie de développement des compétences, l'accompagnement des salariés et l'adaptation des formations aux besoins réels de l'entreprise.

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