Gestion de la formation – Gestion administrative — 28/06/2022
Les solutions de training management system sont aujourd’hui incontournables pour accompagner la nouvelle posture du responsable formation : moins de gestion administrative, davantage de management de la formation, avec le concours de différentes parties prenantes internes et externes.
Les missions clés du responsable formation sont aussi variées que complémentaires : ajuster l’offre aux besoins de l’entreprise et à la transformation des métiers, déployer un catalogue sur-mesure et évolutif, améliorer le recueil et le suivi des demandes, etc. Sans le recours à une solution digitale qui limite drastiquement la charge administrative, concrétiser ces tâches à valeur ajoutée serait une gageure !
L’appui sur une plateforme TMS va permettre de définir le catalogue le mieux approprié aux enjeux organisationnels et aux besoins des collaborateurs. Chaque responsable formation peut intégrer ses partenaires mais aussi accéder aux organismes déjà présents et référencés par la communauté d’utilisateurs. Tous sont ainsi rassemblés dans un catalogue unique, propre à l’entreprise, et actualisé en fonction de l’évolution de l’offre de chaque organisme. Les managers et les collaborateurs peuvent y avoir accès et consulter les programmes qui les intéressent, voire même s’y inscrire de manière autonome.
Autre atout de la solution TMS : elle va aussi se révéler précieuse pour répondre à une frustration largement répandue. D’après une étude de 2021, près d’un salarié sur deux n’est pas satisfait du suivi de ses demandes de formation. La plateforme va permettre d’encadrer et de sécuriser le circuit, en faisant du salarié le premier acteur de son évolution professionnelle. Celui-ci va exprimer un besoin de développement de compétences et solliciter une formation, que le manager va valider. Le responsable formation va effectuer la commande et suivre les différentes étapes de gestion automatisée. L’organisme va lui aussi utiliser la plateforme pour confirmer l’inscription, envoyer la convocation, transmettre les documents attestant de la participation.
A l’issue de la formation, le service comptable va régler la facture générée par le TMS. Un circuit vertueux, avec un impact positif sur l’expérience collaborateur et sur le positionnement du responsable formation.
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