Gestion de la formation - 13/03/2025

D’après le 2e baromètre de la formation professionnelle publié par Lefebvre Dalloz en 2023, plus de 90 % des salariés estiment que leurs métiers évoluent rapidement, voire très rapidement. Aussi, dans un contexte où la transformation des métiers est de plus en plus évidente pour tous les acteurs de l'entreprise, y compris pour les employés, le rôle du responsable de formation devient crucial. En effet, le responsable formation, chef d’orchestre du déploiement des actions de formation, sert d’intermédiaire entre l'employeur pour le compte duquel il agit afin de déployer la stratégie de l’entreprise et les personnels qui lui font part de leurs besoins en formation. Vous êtes responsable formation ? Explorez pourquoi et comment parvenir à collaborer avec les différents acteurs internes d’une entreprise. Cet article passe en revue une série de pistes pour répondre à ces questions cruciales pour tout responsable formation.

Quelles sont les missions d’un responsable formation ?

Avant de comprendre comment un responsable formation peut améliorer sa collaboration avec les acteurs internes de l'entreprise, il est important de rappeler ses missions clés et pourquoi ses interactions avec les autres collaborateurs sont essentielles.

Le responsable de formation joue un rôle fondamental dans la gestion des compétences des employés. Il sélectionne les formations adaptées, élabore le Plan de Développement des Compétences (PDC), et met en œuvre concrètement les actions nécessaires à l’apprentissage des collaborateurs.

L’objectif est de concilier les intérêts de l’entreprise, qui cherche à améliorer ses performances et sa compétitivité, avec ceux des salariés, qui souhaitent s’épanouir professionnellement et progresser dans leur carrière. Il doit aussi respecter les obligations légales imposées par le Code du travail, tout en optimisant le budget disponible.

Le responsable formation est donc l'interface entre l'entreprise et ses collaborateurs, et doit réussir à fédérer les différentes parties prenantes autour de cette mission de formation.

Avec qui le responsable formation doit-il collaborer ?

La direction des Ressources humaines

Le responsable formation coopère étroitement avec la direction des Ressources humaines, qui représente l'employeur. Il pilote la politique de formation en alignement avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, coordonne les actions de formation et analyse les résultats obtenus.

Les employés : salariés et managers

Le responsable formation se doit aussi de collaborer avec les salariés et les managers dont il doit recueillir et analyser les besoins exprimés, notamment lors des entretiens annuels. Il doit ainsi les écouter, mais aussi, le cas échéant, les convaincre de suivre les formations du Plan de Développement des Compétences (même s’ils ne peuvent, sauf cas particuliers, refuser). Néanmoins, il doit savoir créer une dynamique qui incite chaque salarié à s’engager pleinement pour « réussir » chaque formation.

Les employés : salariés et managers

Le responsable formation doit également collaborer avec les représentants du personnel, qui jouent un rôle consultatif dans les décisions liées à la formation. Il leur soumet les bilans de formation, le Plan de Développement des Compétences, et les stratégies de formation de l’entreprise, et participe avec eux aux négociations sur la gestion des compétences, en particulier dans les entreprises de plus de 300 salariés.

Le responsable formation doit donc à la fois être le relais de l’entreprise et des managers, mais aussi le conseiller des salariés sur la formation, tout en étant un des interlocuteurs privilégiés du représentant du personnel.

Pourquoi doit-il collaborer avec les acteurs internes ?

Pour répondre aux attentes des salariés, des managers et de l’entreprise, le responsable formation a une série d’objectifs à réaliser qu’il ne peut accomplir qu’avec la coopération des intéressés :

• Recueillir et analyser les besoins en compétences : il ne peut concrétiser cette mission qu’en sondant les salariés et leurs managers, et en identifiant les enjeux stratégiques de l'entreprise. Il doit également prendre en compte les obligations légales.

• Arbitrer le Plan de Développement des Compétences : si, en dernier ressort, c’est bien le responsable formation qui décide, le choix d’accorder ou non une formation à tel ou tel personnel se fait bien entendu aussi en concertation avec les différentes parties prenantes.

• Encourager la participation des employés aux formations : il importe que les salariés se sentent concernés par les formations, s’y préparent et s’y engagent. Le responsable formation a donc la tâche d’informer, voire de motiver les employés à participer aux formations si nécessaire. Cette approche peut se révéler notamment nécessaire lorsque le salarié doit suivre une formation « obligatoire ». En effet, pour conserver le même niveau de performance, une montée en compétences continue s’avère nécessaire, et c’est bien au responsable de formation de l’impulser.

• Évaluer les formations : à l’aide d’indicateurs et de feedbacks, le responsable formation doit aussi évaluer l'efficacité des formations pour mesurer leur impact sur les compétences des employés. Là encore, ce professionnel est donc amené à échanger avec ses collègues, quel que soit leur poste : les employés pour mesurer leur taux de satisfaction, mais aussi les managers pour mesurer le retour sur investissement du suivi des formations par leurs équipes.

Par ailleurs, les difficultés pour recruter et retenir les talents font du responsable formation l’un des meilleurs VRP de l’entreprise. Or, le développement des compétences est un facteur clé pour fidéliser les collaborateurs et les encourager à poursuivre leur carrière au sein de l’entreprise.

Comment parvenir à collaborer avec les différents membres de l’entreprise ?

Si spontanément nous vient en tête la maîtrise de nombreuses soft skills pour parvenir à réussir ce délicat rôle d’équilibriste entre les différentes entités, il n’en ressort pas moins que la maîtrise de nombreuses compétences techniques par le responsable formation s’avèrent nécessaires pour convaincre ses interlocuteurs.

Le responsable formation doit maîtriser une combinaison de soft skills et de hard skills pour réussir à collaborer efficacement avec tous les membres de l’entreprise.

Les soft skills indispensables au responsable formation

Certaines compétences interpersonnelles et comportementales sont essentielles pour réussir cette collaboration :

• un bon relationnel, avec sens de l’écoute et de la pédagogie

• une forte capacité à travailler en équipe

• l’art de la négociation.

Par ailleurs, le responsable de formation doit aussi avoir des compétences en management, car il peut être amené à encadrer des intervenants externes ou des collaborateurs internes au sein des équipes RH.

Les hard skills indispensables au responsable formation pour favoriser la coopération

Afin de convaincre, le responsable formation doit également posséder un socle de compétences techniques solides :

• une excellente maîtrise de son domaine, notamment des textes légaux encadrant la formation professionnelle

• une connaissance pointue des métiers de l’entreprise

• une bonne maîtrise des logiciels RH et des outils de formation (y compris de dernière génération)

• une capacité à construire et arbitrer un Plan de Formation, notamment grâce à un TMS (Training Management System).

Adopter une méthode de management efficace

La collaboration entre les membres de l’entreprise est essentielle, et il est important que le responsable formation développe sa capacité à fédérer dans le but de :

• faciliter les échanges et la communication entre les membres de l’équipe et lui-même

• favoriser l'engagement individuel des différents membres de l'équipe dans l’élaboration du Plan de Développement des Compétences

• permettre une meilleure compréhension de la stratégie d’entreprise et des arbitrages réalisés concernant le Plan de Formation

• impliquer les managers et les salariés dans la formation.

Communiquer efficacement

La communication est un facteur clé pour la réussite de toute collaboration, ainsi que de toute formation. Le responsable formation doit ainsi partager les informations essentielles sur les formations, qu’il s’agisse des formations obligatoires, de celles demandées par les managers ou de celles demandées par les salariés. Utiliser un système de gestion de la formation, comme le Training Management Solution de Place de la Formation, peut faciliter cette communication, en permettant à chaque membre du personnel d’avoir un accès personnalisé au catalogue des formations disponibles.

Conseiller et fédérer

Le responsable formation a le dernier mot en matière de décisions de formation. Il doit néanmoins fournir de bons conseils à chaque interlocuteur pour soutenir leur développement professionnel et leur réussite.

En outre, il doit créer une synergie entre les salariés, leur faire comprendre la stratégie de l’entreprise et les rassembler autour d’objectifs communs. L’organisation d’événements de type journées de teambuilding ou séminaires peut l’aider à fédérer les personnels.

Faire des retours

Les retours, qu’ils soient positifs ou négatifs, sont essentiels pour améliorer la stratégie de formation. Il convient donc d’informer les employés, les managers et le pôle RH des succès des formations mises en place, mais aussi d’indiquer les retours plus mitigés, voire négatifs, pour en tirer des conclusions sur les axes d’amélioration nécessaires à chaque équipe, chaque personnel, voire pour le responsable de formation lui-même.

Simplifiez-vous la gestion de la formation pour dégager du temps pour l’essentiel

On le constate, le métier de responsable de formation est exigeant et requiert non seulement de multiples compétences, mais aussi du temps pour que ce professionnel puisse mener à bien ses actions de concertation, de communication, d’analyse, de prise de décision et de gestion administrative, lesquelles s’avèrent chaque jour de plus en plus chronophages…

Or, certains outils, comme le Training Management Solution de Place de la Formation, ont été conçus par des experts de la formation, œuvrant depuis près de 20 ans pour simplifier les tâches administratives de ces professionnels. Il leur permet de gagner un temps précieux pour se consacrer à leur mission à vraie valeur ajoutée : la collaboration avec les acteurs internes de l’entreprise pour parvenir à aider ceux-ci à s’épanouir tout en participant à la réussite de l’entreprise dans son secteur d’activité.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

1. Quels sont les objectifs principaux d’un responsable formation ?

Le responsable formation doit répondre aux besoins des salariés, des managers et de l'entreprise en termes de compétences. Il doit analyser les besoins, arbitrer le Plan de Développement des Compétences, encourager la participation des salariés aux formations, et évaluer l'efficacité des formations.

2. Avec qui un responsable formation doit-il collaborer ?

Il doit collaborer avec la direction des Ressources humaines, les salariés et les managers, ainsi que les représentants du personnel pour assurer la mise en œuvre du Plan de Formation et le respect des obligations légales.

3. Quel outil peut aider un responsable formation à accomplir sa mission et collaborer avec les acteurs internes ?

Le Training Management Solution (TMS) de Place de la Formation est un outil clé pour aider le responsable formation à gérer efficacement le processus de formation. Il permet de simplifier la gestion administrative, d’offrir un accès personnalisé au catalogue de formations pour chaque membre du personnel et de faciliter la communication de promotion des formations et leur suivi. Ce système contribue à gagner du temps, permettant ainsi au responsable formation de se concentrer sur l’essentiel : collaborer avec les acteurs internes pour développer les compétences et soutenir la réussite de l’entreprise.

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