« Le TMS s’impose comme l’allié incontournable du service formation »

Gestion de la formation – gestion administrative – 27/06/2023

Comment mieux exploiter la boîte à outils du responsable formation ? C’est à cet enjeu que Jérôme Lesage, PDG de Place de la Formation, va apporter des éléments de réponse lors d’un webinaire organisé le 6 juillet prochain. Cheville ouvrière de cet écosystème, le logiciel TMS (training management solution) répond ainsi à plusieurs besoins des opérationnels, en les aidant à gagner en temps et en efficacité.

Jérôme, qu’allez-vous aborder lors du webinaire dédié à la boîte à outils du responsable formation ?

Les départements RH attendent aujourd’hui un système central de gestion de la formation, capable de se connecter avec les différents écosystèmes technologiques. C’est ce que proposent les logiciels TMS, comme celui développé par Place de la Formation, qui permet d’interagir avec d’autres solutions. Par exemple, la solution d’entretiens annuels peut récolter les besoins de formation exprimés par le manager et le collaborateur, avant de les transmettre au TMS – lequel, en retour, va pouvoir pousser des offres de contenus correspondant à ces besoins, puis gérer automatiquement l’inscription du salarié à la formation choisie. Le TMS va ensuite envoyer dans l’outil d’entretiens des données relatives aux formations effectivement suivies, soit une information utile aux futurs échanges du manager et du collaborateur.

Un autre outil clé est le LMS – learning management system –, qui va lui aussi s’interfacer avec le TMS pour simplifier le quotidien des responsables formation. Le LMS permet de créer des contenus digitaux, qu’il va ensuite diffuser directement dans une logique de self-service aux salariés, ou transmettre au TMS pour rejoindre le catalogue de formation ; le département RH dispose ainsi, dans un seul espace, de l’ensemble de l’offre disponible, présentiel comme e-learning. Le TMS conserve aussi la trace du suivi des formations réalisées via le LMS, ce qui facilite la production des reportings. 

En quoi les logiciels de gestion de la formation deviennent aujourd’hui indispensables ?

Comme les précédents exemples l’illustrent, ces solutions représentent une brique technologique majeure, à la fois pour leurs propres fonctionnalités et pour leur capacité à s’interfacer avec d’autres briques. Le TMS est d’abord un point d’accès centralisé à tout le catalogue de contenus pour le responsable formation, voire pour le collaborateur et le manager ; il permet une gestion simplifiée, automatisée et sécurisée, et offre des indicateurs de suivi – par exemple, des formations obligatoires ; par ailleurs, l’un de ses atouts consiste à systématiser et à harmoniser les évaluations post-formation, apportant de la data RH quantitative et qualitative essentielle pour améliorer la stratégie formation.

Le TMS répond donc aux trois principales attentes des entreprises, qui s’expriment à différents degrés : la volonté de sortir d’un fonctionnement administratif sous Excel, au profit d’un outil plus robuste, réellement dédié à la gestion dans toutes ses dimensions ; le besoin de sécuriser l’activité, notamment le suivi du plan de développement des compétences ; et la nécessité de limiter le temps dédié à l’administratif pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée – l’accompagnement des collaborateurs, les échanges avec les organismes de formation sur les innovations pédagogiques, la transformation du métier et des missions du responsable formation pour aller vers davantage de pilotage.

Chez Place de la Formation, vous développez des partenariats avec différents éditeurs de solutions. Dans quel but ?

Justement, pour favoriser cette dimension de « boite à outils », un thème au cœur de notre dernier livre blanc. Nous sommes convaincus de l’intérêt de recourir à des outils développés pour répondre à un besoin spécifique, basés sur les dernières évolutions technologiques, et en capacité de communiquer les uns avec les autres. La solution digitale RH intégrée, aux multiples fonctionnalités, peut présenter des trous dans la raquette, comme la gestion de la formation ; ce problème n’existe pas avec la logique « best of breed », reposant sur des briques logicielles puissantes et interfacées, aptes à répondre à tous les besoins des professionnels RH.