À la fin de l’année, le service DRH ou le responsable de formation a achevé de recueillir les besoins en formation des salariés exprimés lors des derniers entretiens de carrière. En ce début de nouvelle année, ces professionnels des ressources humaines doivent donc désormais traiter et trier les besoins d’acquisition de nouvelles compétences formulés par les différents acteurs. L’objectif : savoir lesquels contenter en priorité. C’est la phase d’arbitrage, particulièrement délicate, qui permet d’aboutir à la création d’un plan de formation efficient. Heureusement, il existe des éléments particulièrement pertinents sur lesquels s’appuyer pour réaliser ces « choix ». Prenons quelques instants pour passer en revue les quatre critères à privilégier pour réussir l’arbitrage de son plan de formation.
En tant que responsable formation, vous ne le savez que trop bien, le plan de formation ou plan de développement des compétences recense les actions de formation retenues pour les collaborateurs d’une entreprise au cours d’un exercice annuel. Défini et mis en œuvre par vos soins ou plus largement par la direction des ressources humaines dans le cadre de la politique de gestion du personnel, il participe activement au bon alignement des compétences du personnel avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Concrètement, ce plan de formation permet :
Mais, au-delà de ces fonctions, un plan de formation favorise la compréhension de la stratégie d’entreprise et facilite l’acceptation des arbitrages par les salariés. Il s’agit donc d’un précieux allié pour un arbitrage plus transparent, même s’il gagnera à être assorti d’un entretien explicatif auprès des managers ou des responsables de département.
Cela va sans dire, un type de formation ne souffre pas de délai et doit impérativement être intégré au plan de formation annuel : les formations obligatoires suivant le Code du travail. Ainsi, les formations des personnels pour adaptation au poste de travail, pour maintien dans l’emploi, ainsi que la formation générale à la sécurité ne peuvent être reportées.
Mais les autres types de formation restent à l’initiative de l’employeur, même si elles ont pu être sollicitées par le salarié ou les managers d’équipe. Ces formations peuvent concerner :
Par ailleurs, le plan de formation peut également englober d’autres types d’action comme les bilans de compétences et la validation des acquis de l'expérience (VAE) ou encore des formations à caractère social (alphabétisation, lutte contre l’illettrisme…).
Afin d’arbitrer entre les formations non obligatoires, le critère budgétaire figure en bonne place. En effet, avec des ressources allouées généralement restreintes par rapport au volume de demandes de formations, les deux axes à privilégier consistent à trouver des solutions de financement annexes pour les types de formation éligibles et à maximiser les retours sur investissement pour celles financées par l’entreprise.
Ainsi, l’arbitrage du plan de formation peut se révéler moins délicat grâce :
Une fois ces formations financées, il reste néanmoins à arbitrer sur tous les besoins en formation exprimés qui requièrent le financement par l’entreprise.
Un des critères de choix le plus pertinent concerne alors l’impact concret que chaque formation des personnels doit avoir sur la compétitivité de l’entreprise et sur son chiffre d’affaires. Le responsable formation a ainsi tout intérêt à examiner le ROI attendu de chaque action de formation, c’est-à-dire son retour sur investissement.
Il pourra toutefois compléter ses estimations du ROI avec le ROE, c’est-à-dire le Retour sur les Attentes. Ce ROE permet, en effet, de mieux évaluer les gains indirects des formations, comme le gain en performance obtenu par la montée en compétences des salariés.
Participe à optimiser le ROI et le ROE d’une formation, le nombre de collaborateurs à bénéficier de la formation. En effet, une formation collective présente l’avantage de mutualiser les coûts pour tous les salariés concernés. De même, privilégier les formations à distance par e-learning rentabilise les actions. Cependant, il importe de faire en sorte que chaque service ou personnel de l’entreprise puisse réaliser son activité professionnelle avec le maximum d’efficience possible. De ce fait, des parcours de formation individuels ou en groupe restreint peuvent se révéler nécessaires.
Afin de déterminer au mieux le ROE potentiel de chaque formation, le service RH peut s’adresser aux responsables opérationnels, mais aussi aux représentants du personnel, pour réaliser son analyse du besoin organisationnel et faire le point sur les effets attendus de chaque formation après évaluation.
Complétant l’indicateur monétaire du ROI, le ROE permet d’obtenir des résultats plus concrets des bénéfices métiers d’une formation. Pour l’aider dans ce processus de tri et de choix, le responsable formation aura tout intérêt à utiliser une grille d’analyse ou un logiciel innovant de gestion de formation de type TMS qui l’aidera à faire le point sur les objectifs d’impact, les objectifs opérationnels et pédagogiques de chaque formation.
Un TMS (Training Management System) accompagne aussi les responsables formation dans leur arbitrage en leur permettant de comparer les offres de différents organismes de formation. De telles solutions lui permettent ainsi d’éviter l’arbitraire dans son arbitrage.
Remarque : les responsables RH des entreprises employant 50 salariés ou plus ont l’obligation de consulter le CSE (Comité social et économique) sur les orientations stratégiques de l'entreprise, notamment concernant la formation professionnelle. Le CSE joue ainsi un rôle non-négligeable dans l’arbitrage des formations annuelles.
Là encore, les managers d’équipe ont un rôle décisif pour aider le responsable formation à établir des priorités. Leur analyse pointue sur les mutations que connaissent les différentes professions en fait des référents de choix pour mesurer les écarts entre les compétences acquises et celles à acquérir par leurs collègues et eux-mêmes, par exemple pour faire face à la concurrence. Ils sont alors de bon conseil pour mesurer l’urgence de la mise en œuvre d’une formation.
Toutefois, le responsable formation devra faire preuve de pragmatisme en accordant la priorité aux formations urgentes ayant un fort impact sur la concrétisation d’objectifs stratégiques.
Si le type de formation, l’équilibre budgétaire et le caractère urgent et stratégique des formations se révèlent des critères essentiels d’arbitrage des plans de formation, un élément ne doit cependant pas être oublié : la motivation des talents.
Bien plus qu’une simple sélection de programmes d’apprentissage, l’arbitrage de la formation contribue activement à la politique de gestion du personnel. De fait, un plan de formation habilement construit participe à l’évolution individuelle tout en œuvrant au succès de l’entreprise. Or, en offrant des opportunités de formation en adéquation avec les projets professionnels de collaborateurs, une organisation stimule leur engagement tout en s’assurant de leur fidélité. Elle incite au développement des talents et encourage la promotion interne.
Si un TMS permet de recenser et piloter les besoins en formation, de planifier et gérer les sessions, et d’évaluer les programmes de formation, le Training Management Solution facilite aussi fortement une prise de décision éclairée du responsable formation. Cette ingénierie alerte sur les types de formation, aide à trouver les financements possibles en fonction du type de formation et du profil du salarié, mais permet aussi une gestion optimale du budget formation en optimisant les ROI et ROE des investissements réalisés.
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Quatre étapes semblent essentielles pour retenir les actions de formation les plus pertinentes :
On peut recenser deux types d’aide pour faciliter la construction du plan de formation par un responsable RH ou un responsable développement des compétences : une aide humaine et une aide logicielle.
En effet, la personne ou l’équipe chargée de réaliser des choix entre les différents besoins en formation exprimés peut obtenir de précieux éclairages de la part des managers et responsables d’équipe. De même, le CSE et les représentants du personnel peuvent aussi l’aider à orienter ses décisions.
Quant à l’aide technologique, celle d’un logiciel TMS se révèle également des plus appréciables et rentables en centralisant et interconnectant les données (recueil des besoins, catalogue de formations externes et internes, organismes de financement de formation…) permettant d’arbitrer entre les différentes sollicitations de formation de manière bien plus rapide et objective.
La pertinence de l’arbitrage opéré concernant le plan de formation pourra être évaluée à l’issue de chaque formation par différents outils : retours des participants, enquêtes de satisfaction, tests de compétences avant-après, évaluations de performance. L’analyse du ROE et du ROI se révèle aussi une solution efficace pour mesurer la rentabilité des investissements en formation.
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