Impliquées dans tous les secteurs d’une entreprise, les ressources humaines tiennent un rôle dans son bon fonctionnement. Or, leurs missions et objectifs ne cessent de se diversifier. Ainsi, bien que traditionnellement responsables de la gestion administrative, du recrutement et du bien-être des employés, les RH s’avèrent de plus en plus sollicités dans la gestion de la formation, champ d’activité devenu particulièrement essentiel ces dernières années, qui participe donc à accorder à leur fonction un rôle de plus en plus stratégique.
Avec les défis liés à l’intelligence artificielle (IA), à la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et à la gestion de la rétention des talents, il est désormais essentiel pour une entreprise de cultiver une culture de la formation continue. En effet, pour se développer et accroître sa productivité, une organisation doit aligner les compétences de ses employés avec ses objectifs stratégiques, tout en prenant en compte le contexte économique et sectoriel. La formation devient ainsi un levier majeur de performance, permettant d’améliorer les résultats de l’entreprise et d’assurer son succès à long terme.
La gestion de la formation consiste donc à élaborer un plan de développement des compétences, tout en suivant les formations réalisées et en optimisant le budget alloué à cette activité. Avec la loi du 5 septembre 2018, qui favorise la liberté de choix de l’avenir professionnel, l’organisation de la formation s’inscrit désormais comme un aspect central des missions des ressources humaines, en particulier pour la gestion des compétences, qui est devenue un pilier de la stratégie de l’entreprise.
La gestion de la formation ne se résume pas à la simple organisation de sessions de formation, mais répond à plusieurs enjeux majeurs.
L’un des premiers défis pour les ressources humaines est de garantir que l’entreprise respecte les obligations légales en matière de formation. En effet, la législation évolue constamment, et il s’avère essentiel pour chaque entreprise d’adapter rapidement ses dispositifs de formation pour rester en conformité avec les nouvelles réglementations. Cette veille réglementaire se révèle indispensable pour éviter tout risque juridique et assurer un environnement de travail en adéquation avec les normes en vigueur.
La gestion de la formation implique également une organisation rigoureuse pour établir un plan d’acquisition de compétences pertinent tant pour le développement de l’entreprise que pour l’épanouissement des collaborateurs.
Cette procédure requiert plusieurs étapes : l’inscription des salariés aux sessions adaptées, l’élaboration et le suivi du budget alloué à la formation, ainsi que la mise en place d’un programme global visant à améliorer les compétences au sein de l’entreprise.
Les RH ont non seulement pour mission de gérer ces processus de formation plutôt complexes, mais aussi d’optimiser les coûts de la formation.
Une politique de formation bien pensée est aussi un atout majeur pour rendre attractive l’entreprise auprès de nouveaux talents et favoriser la fidélisation des collaborateurs en poste. Lorsqu’une entreprise investit dans la montée en compétences de ses employés, elle envoie un message fort : elle valorise leur potentiel et leur offre des perspectives d’évolution. Cet engagement renforce leur motivation, leur engagement et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Un salarié formé au bon moment et sur les bonnes compétences devient naturellement plus performant. En disposant des connaissances et des outils adaptés, il travaille avec plus d’assurance et d’efficacité, ce qui impacte positivement la qualité des services et des produits fournis par l’entreprise. Par conséquent, les RH, en assurant une bonne planification de la formation, contribuent directement à l’optimisation de la productivité globale.
Avant toute chose, le service RH doit définir une politique de formation et de développement des compétences adaptée aux enjeux de l’entreprise. Il s’agit d’analyser et d’évaluer les besoins en compétences. Pour ce faire, il a la charge de recueillir les besoins exprimés par les employés ou par leurs responsables d’équipes. Les entretiens de carrière annuels font partie des moments clés pour collecter ces informations. Ces échanges permettent d’identifier les compétences à renforcer ou à acquérir pour accompagner les progressions stratégiques de l’entreprise.
Une fois les besoins identifiés, le gestionnaire de formation ou responsable formation se charge de concevoir un programme prévisionnel de formation. Cette élaboration requiert de prendre en compte toutes les contraintes légales, administratives et budgétaires. En effet, la loi impose régulièrement de nouvelles normes en matière de sécurité, de santé ou de bien-être au travail qui impliquent le suivi de formations de la part de différents publics (salariés, managers, responsables). De même, certaines compétences doivent être remises à jour, ce qui nécessite de reprogrammer régulièrement certaines formations.
Par ailleurs, l’équipe RH doit tenir compte du budget alloué par l’entreprise au plan de formation. Cette contrainte l’oblige donc à chiffrer le plan de formation et à arbitrer les choix. Néanmoins, pour maximiser les opportunités d’apprentissage, l’entreprise peut diversifier les modalités de formation : présentiel, e-learning, ateliers interactifs, mentorat… L’objectif ? Établir un plan de formation de qualité qui entre dans le budget alloué.
Une fois ce programme mis en place, les RH doivent veiller au bon déroulement de l’ensemble des projets de formation. Cela inclut plusieurs missions :
Réaliser un reporting détaillé permet ensuite de mesurer l’efficacité des formations dispensées et d’ajuster, si besoin, les dispositifs pour les sessions suivantes. L’enjeu : s’assurer que chaque action de formation contribue réellement à l’évolution des compétences et à l’amélioration des performances de l’entreprise.
Une bonne gestion de la formation implique de savoir piloter son budget. La fonction RH doit donc trouver des leviers permettant d’optimiser les coûts tout en maintenant une formation qualitative. Il existe quelques astuces permettant de réduire les coûts :
Aujourd’hui, l’optimisation des compétences des employés est devenue un enjeu stratégique incontournable.
Elles doivent être en capacité d’identifier ces compétences, de les suivre et de les développer afin qu’elles contribuent efficacement à leur croissance. L’objectif est clair : proposer la bonne formation à la bonne personne au moment opportun. Pour répondre à ce défi, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation s’avère être une solution pertinente. Ces outils permettent d’optimiser l’ensemble du processus de formation, tout en assurant une meilleure maîtrise des coûts.
Si les tableaux Excel ont longtemps fait la « joie » des gestionnaires de formation, l’essor de solutions digitales offre désormais à ces professionnels un maximum d’efficience pour gérer toutes les étapes clés de la stratégie de formation. Ces outils numériques permettent, en effet, d’optimiser le temps consacré à chaque étape de cette mission, tout en gagnant en pertinence quant au choix des formations et en maîtrisant mieux le budget formation.
Un outil numérique dédié offre plusieurs bénéfices :
Les logiciels de gestion de formation ne se limitent pas à un simple outil de pilotage pour les RH. Ils offrent également la possibilité aux managers et collaborateurs de s’impliquer activement dans le processus de développement des compétences :
Nous venons de le souligner, la formation en entreprise joue un rôle clé pour le développement des compétences des équipes et dans leur performance. Or, pour assurer une gestion efficace de la formation, il s’avère essentiel d’adopter un outil qui puisse s’adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation. Passons en revue les principaux critères à prendre en compte lors de votre choix :
Une plateforme collaborative pour une meilleure coordination entre responsables RH, managers et salariés
Un portail centralisé pour accéder à toutes les offres de formation (catalogues, centrale d’achats)
Un outil facilitant l’élaboration et le suivi du plan de développement des compétences
Un support efficace pour la gestion des formations internes
Une solution optimisée pour le suivi post-formation avec nombreuses automatisations
Une gestion simplifiée des aspects juridiques et financiers avec, notamment, mise à jour automatique des dispositifs légaux et des options de financement (CPF, OPCO, multi-financement, FSO).
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Avec le renouvellement rapide des compétences requises sur le marché du travail, les entreprises doivent sans cesse adapter les savoir-faire de leurs personnels. La gestion de la formation par les RH permet d’aligner ces compétences avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, d’améliorer la performance globale et de garantir la conformité aux obligations légales. C’est aussi un levier essentiel pour attirer et fidéliser les talents en leur offrant des perspectives d’évolution.
Les RH commencent par identifier les besoins en formation via des entretiens et des analyses internes. Ensuite, ils conçoivent un plan de formation prenant en compte les contraintes budgétaires et réglementaires. Ils veillent à la bonne exécution des sessions, supervisent les inscriptions et évaluent l’efficacité des formations pour ajuster les dispositifs en fonction des résultats obtenus.
Les TMS pour Training Management System sont devenus indispensables pour optimiser le suivi des compétences, automatiser les tâches administratives et améliorer la coordination entre RH, managers et salariés. Ces outils permettent de planifier les formations, de mesurer leur impact via des indicateurs clés et de maîtriser les coûts tout en favorisant une approche collaborative de l’apprentissage.
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