Logiciel de gestion de la formation

Un logiciel de gestion de formation, ou TMS (Training Management System), est une solution digitale visant à gérer l’ensemble des étapes administratives, procédures et documents associés au plan de développement des compétences de l’entreprise. Les derniers développements technologiques ont permis d’ajouter des fonctionnalités à haute valeur ajoutée, au bénéfice des responsables formation et des apprenants.

Définition

De quoi parle-t-on ?

Il s’agit d’un outil informatique, généralement en mode SaaS, qui permet au service RH de planifier, d’organiser et de suivre l’ensemble des programmes de formation déployés ou acquis par l’organisation. Il offre aussi la possibilité de gérer les inscriptions, les certifications et les évaluations des collaborateurs.

Le logiciel TMS couvre tous les types de formation – cours et ressources pédagogiques proposés par des organismes externes, à distance ou en présentiel, programmes conçus et dispensés par les formateurs internes de l’organisation. Au-delà de la stricte dimension administrative, il permet aussi aux utilisateurs de générer le plan de développement de compétences et de suivre sa mise en œuvre.

Le TMS tire ainsi pleinement parti des innovations technologiques, au bénéfice des entreprises : connecté aux offres des organismes de formation, il permet une gestion totalement digitalisée, basée sur des processus automatisés.

Pourquoi un logiciel de gestion de la formation en entreprise ?

Répondre aux besoins opérationnels des responsables formation

En se contentant de fichiers Excel, lourds, complexes à exploiter et rarement à jour, les services formation sont limités dans l’exercice de leurs missions. Démultiplication des interlocuteurs et des documents, risque de perte d’informations, manque de sécurisation des données… Les freins, nombreux, peuvent être levés avec le recours à un logiciel de gestion de formation, qui va notamment :

• Améliorer la planification et l’organisation des sessions de formation, sur l’ensemble du processus ;
• Simplifier la gestion administrative, de l’inscription des apprenants au traitement des factures ;
• Identifier les compétences manquantes chez les collaborateurs et les recyclages de formation ;
• Suivre les avancées des apprenants – heures de formation, résultats d’examen, certifications et diplômes obtenus, etc. ;
• Donner la main aux salariés, en leur permettant d’accéder au catalogue et de s’inscrire aux formations souhaitées et de suivre leur progression.

Contribuer aux priorités stratégiques de l’entreprise

En tant que business partner, les DRH sont attendues pour s’assurer que les organisations disposent de toutes les compétences dont elles ont besoin. Pour répondre à ce défi, en constant renouvellement, la stratégie de formation doit gagner en agilité, en fluidité, en réactivité, en efficience. Il est donc essentiel de disposer d’un outil de management de l’activité formation, dans toutes ses dimensions, capable de s’adapter à toutes les évolutions internes et externes – fusion-acquisition, transformation organisationnelle, changements règlementaires, nouveaux besoins en hard skills des employés,  etc.

L’utilisation d’une solution TMS permet à ses utilisateurs de disposer d’indicateurs précis, par business unit, par fonction ou par population, par dispositif d’apprentissage et format pédagogique, pour mieux orienter les priorités d’investissement court et moyen terme. Il offre aussi une vision précise du niveau de conformité avec les formations obligatoires, pour les secteurs et métiers concernés. C’est donc un véritable outil de pilotage à 360°, au service de la direction.

Les usages du logiciel de gestion de la formation

Principales fonctionnalités 

• Le recueil et la validation des besoins de formation ;
• La gestion des entretiens professionnels ou des entretiens annuels, de manière digitalisée ;
• La construction et le pilotage du plan de développement des compétences ;
• Le regroupement de l’offre de formation de tous les organismes partenaires ;
• La mise à jour automatique des programmes et des dates de sessions ;
• L’inscription des stagiaires aux sessions, et leur gestion administrative ;
• Les factures des organismes de formation, reçues et transformées en une seule facture mensuelle ;
• La génération de fiches d’évaluation harmonisées ;
• La possibilité d’accès des managers et des collaborateurs à la solution ;
• La production automatisée et en temps réel d’indicateurs et tableaux de bord ;
• La centralisation de tous les documents stratégiques – évaluations des formations à chaud (dite évaluation de satisfaction) et à froid (dite évaluation d’efficience), bilans d’activité formation, reportings CSE, etc.

Un outil de pilotage, créateur de valeur pour le service formation

Le plan de développement des compétences est le principal outil de pilotage de l’activité formation à la disposition des entreprises. Les logiciels TMS vont pouvoir accompagner l’usager sur l’ensemble du spectre : sa définition d’ensemble, les arbitrages dans l’ordre des priorités, la planification et le calendrier des sessions de formation, les évaluations post-formation des employés. 

L’appui sur un logiciel de gestion de la formation est également utile pour établir des critères de KPIs et objectiver l’impact du plan de développement des compétences. Soit l’assurance de disposer d’éléments de ROI/ROI, et ainsi de mieux cibler les prochains budgets – en visant le meilleur rapport qualité/prix/impact.

Les bénéfices du logiciel de gestion de la formation

Les atouts opérationnels des logiciels TMS sont de trois natures : des processus automatisés, optimisés et sécurisés ; des économies de gestion, grâce à la centralisation des données et la réduction du nombre de factures entre l’entreprise et l’organisme de formation ; enfin, la rationalisation, synonyme de gains de temps. En tant qu’outil unique et évolutif, capable de s’adapter à chaque typologie de client, la solution digitale fournit ainsi de nombreux bénéfices :

• Renforcer l’efficacité et la productivité du service formation ;
• Être en conformité avec le cadre légal régissant la formation professionnelle ;
• Optimiser l’expérience utilisateur.
Le TMS offre en effet une interface conviviale et ergonomique, qui facilite son appropriation et son utilisation, et de nombreuses options de paramétrage pour disposer d’un outil sur-mesure.

Le logiciel de gestion de la formation et les autres outils RH

Les différences avec le LMS

La principale fonction du LMS (Learning Management System) est la création et l’hébergement de contenus digitaux. Ces modules d’apprentissage ou parcours de formation peuvent être proposés aux salariés, dans une logique de self-service, et/ou rejoindre le catalogue de formation hébergé dans le TMS. Dans ce dernier cas, le responsable formation et le salarié disposent de l’ensemble de l’offre – e-learning, blended learning, présentiel –, dans un espace unique.

Si leurs fonctionnalités diffèrent, elles sont en revanche complémentaires. Les deux outils, interfacés, vont par ailleurs pouvoir collaborer : dans le TMS, le responsable formation est en mesure de tracer les formations de digital learning suivies par les employés ; le logiciel de gestion de la formation va ainsi pouvoir établir des reportings exhaustifs.

Interfaçage avec les outils de gestion des talents

Grâce aux API (Application Programming Interface), le logiciel de gestion de la formation va facilement s’interfacer avec le SIRH de l’entreprise et les systèmes de gestion de la performance et des entretiens. Les solutions TMS, selon les besoins de l’équipe RH, peuvent également être connectées à d’autres outils digitaux – notamment GTA et congés. 

Ces interactions avec d’autres briques logicielles sont possibles dès le recueil des besoins : renseignées dans la solution de gestion des entretiens annuels, les données vont être transmises au TMS pour leur traitement (arbitrage et décisions, inscription en ligne des collaborateurs à la formation, suivi administratif et logistique, etc.) ; puis le TMS va indiquer automatiquement à la solution d’entretiens le statut des formations (à venir, en cours, terminée, évaluée), ce qui pourra alimenter les prochains échanges entre le manager et son collaborateur. Le TMS participe ainsi à l’amélioration continue de la stratégie de gestion des talents et de GPEC, au bénéfice de l’entreprise et des salariés – ainsi que de l’équipe RH et du service formation.